Anmeldung Arbeitnehmer & Arbeitgeber in Italien

Beratung vom Arbeitsvertrag nach italienischem Recht über die Lohnnebenkosten bis hin zur Lohnabrechnung!

In Italien wird für jede Tätigkeit ein passender Kollektivvertrag (Tarifvertrag) angewandt. Wir beraten Sie bei der Anstellung und Anmeldung von italienischen Mitarbeitern und registrieren Sie als Arbeitgeber. Wir erarbeiten für Sie einen zweisprachigen Arbeitsvertrag und erstellen die monatliche Lohnabrechnung. Damit Sie beim italienischen Arbeitsrecht nicht den Durchblick verlieren.

Damit die Anstellung eines Mitarbeiters in Italien von Anfang an korrekt und nach italienischem Recht abgewickelt wird, stellen wir Ihnen unser Know-How und unser Wissen über das italienische und das europäische Arbeitsrecht zur Verfügung. Das italienische Arbeitsrecht ist eines der komplexesten weltweit und aufgrund des starken Gewerkschaftswesens ist es wichtig, sich an die vorgesehenen Spielregeln zu halten. Wir unterstützen Sie dabei. Hinweis: Die Anmeldung eines italienischen Mitarbeiters/Arbeitnehmers und die damit verbundene Registrierung als Arbeitgeber in Italien ist von der Entsendung zu unterscheiden. Details hierzu finden Sie unter Entsendung Mitarbeiter/Arbeitnehmer nach Italien.



Die Anmeldung von Arbeitnehmern bzw. Arbeitgebern in Italien:
Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches, kostenloses Erstgespräch per Mail an info@graber-partner.com. Bitte Telefonnummer und die wichtigsten Eckdaten/Informationen bereits angeben, unsere Experten werden Sie zeitnah anrufen.

Kontaktieren Sie uns!
*= Pflichtfelder
Anfrage wird versendet...
+ Alles einblenden
- Alles ausblenden

Allgemeines zur Anmeldung eines Arbeitnehmers in Italien

Unter bestimmten Voraussetzungen ist es möglich, einen Arbeitnehmer in Italien zu beschäftigen, ohne dabei eine Betriebsstätte mit allen damit verbundenen Vorschriften (Buchhaltung, Jahresabschluss, Einkommens- und Mehrwertsteuerpflichten) zu kreieren.

Unabhängig davon, ob eine Betriebsstätte vorliegt oder nicht, sind bei der Einstellung von Mitarbeitern in Italien, immer alle tarifvertraglichen und sozialversicherungsrechtlichen Aspekte zu beachten, sowie die Sozialbeiträge und Lohnsteuern über ein italienisches Bankkontokorrent zu bezahlen.

Die Anmeldung eines Arbeitnehmers in Italien ist von der sogenannten Entsendung bzw. vom Außendienst zu unterscheiden. Siehe hierfür unser Gutachten zur Entsendung nach Italien.

Bei Beschäftigung eines lohnabhängigen Mitarbeiters, welcher seinen Lebensmittelpunkt in Italien hat (üblicher Aufenthaltsort, Familie/Wohnort und/oder Aufenthaltsdauer über 183 Tage im Jahr in Italien), muss der Arbeitsvertrag und die Lohnabrechnung nach italienischem Arbeitsrecht erstellt werden. Zudem gilt zu beachten, dass Italien arbeitnehmerfreundlich ist und die Arbeitnehmervertretung (Gewerkschaften, Gesetzgebung) sehr stark ist.

Der italienische Arbeitnehmer darf nur für die Erbringung von Dienstleistungen (Service, Instandhaltung, Wartung, Programmierung, Übersetzung, Datenpflege usw.) zuständig sein. Eine dauerhafte Schlüsselrolle beim Verkauf, auch wenn der Vertragsabschluss standardisiert und über das Mutterhaus erfolgt, begründet laut OECD-Musterabkommen bereits eine sogenannte „Vertreter-Betriebsstätte“ mit allen damit einhergehenden Konsequenzen (siehe hierfür unser Gutachten zur Betriebsstätte in Italien).

Arbeitsvertrag in Italien nach italienischem Arbeitsrecht

Ein Arbeitsvertrag nach italienischem Arbeitsrecht muss den gesetzlichen und kollektivvertraglichen (tarifvertraglichen) Bestimmungen entsprechen. In Italien wird für jede Tätigkeit ein passender Kollektivvertrag (Tarifvertrag) angewandt, welcher sich an der effektiven und vorwiegenden Tätigkeit des Mutterhauses (laut Handelsregister-/Firmenbuchauszug) orientiert.

Der anzuwendende Kollektivvertrag sowie die Qualifizierung des Arbeitnehmers geben den Rahmen der Tätigkeit vor; die Details werden dann im zweisprachigen Arbeitsvertrag (deutsch/italienisch) vereinbart. Nachfolgend die wichtigsten Elemente des Vertrags: 

Art des Arbeitsvertrages (befristet oder unbefristet)
Ein befristeter Arbeitsvertrag kann in Italien bis zu einer Höchstdauer von einem Jahr, ohne Angabe von Gründen, abgeschlossen werden. Ein unbefristeter Arbeitsvertrag kann vom Arbeitgeber nach Ablauf der Probezeit nur unter Angabe von objektiven Gründen aufgelassen werden, welche in der Praxis nur in den seltensten Fällen bestehen. Der Mitarbeiter hingegen kann den Vertrag jederzeit unter Einhaltung der gesetzlichen Frist und ohne Angabe von Gründen kündigen.
 
Qualifizierung
Der Arbeitnehmer wird je nach ausgeübter Tätigkeit (z.B. Fachberater, Techniker, Servicemitarbeiter), Kompetenz und Verantwortung in die vom Kollektivvertrag dafür vorgesehene Kategorie eingestuft. Die Kategorie regelt unter anderem den Basislohn, die Dauer der Probezeit und die Dauer der Kündigungsfrist.

Arbeitsort
Der Arbeitsort kann eine vom Unternehmen zur Verfügung gestellte Räumlichkeit (normalerweise ein Büro) oder das Home-Office sein. Auch wenn sich der Arbeitnehmer vorwiegend im Außen-dienst befindet, muss im Arbeitsvertrag ein Arbeitsort (entweder im Büro oder im Home-Office) angegeben werden.

Vom Home-Office spricht man, wenn ein Unternehmen es seinem Arbeitnehmer erlaubt, seine Tätigkeit ganz oder teilweise von zu Hause aus zu verrichten. Der Arbeitnehmer bleibt dabei in seinem lohnabhängigen Arbeitsverhältnis gemeldet und ist dementsprechend auch versichert. Für Unternehmen ohne feste Geschäftseinrichtung in Italien bietet das Home-Office häufig eine gute und kostengünstige Alternative zur Anmietung von Büroräumen oder Coworking Spaces. Die notwendigen Mittel, um der Arbeitstätigkeit nachkommen zu können (z. B. PC, Drucker, Handy, Büromaterial, evtl. auch Bezahlung eines Teils der Miete oder der Heizungskosten) stellt norma-lerweise der Arbeitgeber, dies kann aber auch anderweitig vereinbart werden.

Unabhängig davon, ob sich der Arbeitsplatz des Arbeitnehmers im Firmengebäude oder zu Hause befindet, gelten dieselben Regeln, d. h. es gelten feste Arbeitszeiten (und auch nur in diesen muss der Arbeitnehmer erreichbar sein) und es müssen auch die in Italien vorgeschriebenen Bestimmungen zur Arbeitssicherheit eingehalten werden. Natürlich muss beim Home Office zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer ein Vertrauensverhältnis bestehen, da nicht bzw. nur schwer kontrolliert werden kann, wie viel Zeit der Arbeitnehmer effektiv am Arbeitsplatz verbringt. Mit entsprechenden Lohnvereinbarungen (z. B. Überstundenpauschale) kann dem etwas entgegen gewirkt werden.

Ein reines Home-Office löst noch keine Betriebsstätte in Italien aus, jedoch muss vor der Anmel-dung des Arbeitnehmers in Italien immer auch die Tätigkeit und das Aufgabengebiet geprüft werden. Unter bestimmten Voraussetzungen kann die Anstellung de facto eine Betriebsstätte auslösen, z. B. bei Vertriebsmitarbeitern. Details hierzu finden Sie auf unserer Seite Betriebsstätte in Italien).

Arbeitszeit (Vollzeit oder Teilzeit)
Ein Vollzeitvertrag sieht 40 Wochenarbeitsstunden vor. Sämtliche darüber hinaus geleisteten Stunden werden als Überstunden vergütet bzw. mit einer Überstundenpauschale (siehe Punkt Jahresbruttoentlohnung) abgegolten. Wenn der Arbeitsvertrag weniger als 40 Wochenstunden vorsieht, spricht man von einem Teilzeit-Arbeitsverhältnis.

Probezeit
Die Dauer der Probezeit wird vom Kollektivvertrag vorgegeben. Sie dient als Testphase für den Arbeitgeber und den Arbeitnehmer.
Während der Probezeit kann das Arbeitsverhältnis jederzeit ohne Einhaltung einer Kündigungsfrist und ohne Angabe von Gründen von beiden Seiten aufgelöst werden. Auf die Anwendung der Probezeit kann auch verzichtet werden.

Jahresbruttoentlohnung
Der Jahresbruttolohn wird auf 13 bzw. 14 Monatsgehälter (je nach Kollektivvertrag) aufgeteilt.
Eine Besonderheit im italienischen Recht ist die Auszahlung der sogenannten Abfertigung, welche ca. einem Monatsgehalt pro Jahr entspricht und bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses in jedem Fall geschuldet ist und somit nicht mit der Abfindung zu vergleichen ist.

Überstundenpauschale
Ein Teil des Jahresbruttolohnes kann als Überstundenpauschale definiert werden. Dadurch sind eventuell geleistete Überstunden bereits abgegolten und müssen dem Arbeitnehmer somit nicht zusätzlich entlohnt werden.


Zusätzliche Vereinbarungen
Prämien- und Bonuszahlungen, Zielvereinbarungen
Zusätzlich zur Jahresbruttoentlohnung können weitere Prämien- oder Bonuszahlungen im Rahmen von Zielvereinbarungen festgelegt werden.
 
Dienstwagen
Wenn das Unternehmen dem Arbeitnehmer ein Dienstfahrzeug zur Verfügung stellt, muss geregelt werden, ob dieses ausschließlich für berufliche Zwecke oder auch privat benutzt werden darf. Im Falle einer Privatnutzung ist der geldwerte Vorteil (fringe benefit) zu versteuern. Details zum Dienstwagen finden Sie auch in unserem Lexikon unter Häufige gestellte Fragen zum Thema: Dienstfahrzeug
 
Spesenvergütung
Für Spesen, welche z. B. im Rahmen von Außendiensten anfallen, gibt es verschiedene Möglichkeiten der Rückvergütung:

  • Spesenpauschale: der Arbeitnehmer erhält eine tägliche Spesenpauschale, mit welcher die Spesen für Bewirtung und Unterkunft pauschal abgedeckt sind.
  • Firmenkreditkarte: die Spesen werden vom Mitarbeiter mit einer Firmenkreditkarte bezahlt.
  • Rückvergütung laut Belegen, welche mittels Aufstellung dokumentiert werden müssen.
  • Gemischte Form: dies stellt eine Kombination aus einer Spesenpauschale und der Rückver-gütung laut Belegen dar.

Sonstiges

Im Arbeitsvertrag können zusätzliche Regelungen vereinbart werden, z. B. in Bezug auf Nebenbeschäftigungen und Beteiligungen, Rangverhältnisse, Konkurrenzverbot, Geheimhaltungspflicht, Disziplinarmaßnahmen, Erfindungen und Schutzrechte, zur Verfügung gestellte Hilfsmittel bzw. Arbeitsgeräte (Handy, Laptop) und deren Rückgabe.

Entlohnung, Lohnkosten und Lohnnebenkosten in Italien

Die Lohnkosten und die damit verbundene Entlohnung des Arbeitnehmers spielen bei der Vertragsvorbereitung und Verhandlung mit dem Mitarbeiter eine übergeordnete Rolle. Die Lohnkosten setzen sich aus dem Bruttolohn und den Lohnnebenkosten (Sozial- und Krankenversicherung, Unfallversicherung und sonstige spezifische Abgaben) zusammen.

Bei der Vertragsverhandlung dient die Bruttoentlohnung als Basis, da kollektivvertragliche und persönliche Gegebenheiten des Mitarbeiters (Anzahl der Monatsgehälter, Freibeträge für zu Lasten lebende Familienmitglieder, Steuerprogression usw.) die Nettoentlohnung wesentlich beeinflussen können. Die Abfertigung von ca. einem Monatsgehalt pro Dienstjahr steht zusätzlich zur Jahresbruttoentlohnung zu. In der Berechnung der gesamten Lohnkosten ist die Abfertigung jedoch bereits enthalten, da es sich um Lohnnebenkosten handelt.

Sobald Klarheit über die Entlohnung besteht, können wir für Sie die genauen jährlichen Personalkosten berechnen. Als Richtwert kann auf das Bruttojahresgehalt ein Aufschlag von 40% hinzugerechnet werden, um die Jahreskosten bzw. die Lohnnebenkosten in Italien zu ermitteln.

Arbeitssicherheit

Bei Einstellung eines Arbeitnehmers in Italien sind, unabhängig von der Art der ausgeübten Tätigkeit, Bestimmungen in Bezug auf die Arbeitssicherheit einzuhalten. Bitte wenden Sie sich hierfür an ein Beratungsunternehmen Ihres Vertrauens. Bei Bedarf können Sie sich auch an unseren Kooperationspartner De Monte & Partner GmbH (https://www.demonte-partner.com) wenden. Dieser arbeitet unabhängig von uns und auf eigene Rechnung.

Leistungen nach Abschluss der Registrierung als Arbeitgeber

Sobald die Registrierung abgeschlossen ist, übernehmen wir natürlich alle notwendigen Arbeiten und Meldungen zur Lohnabrechnungen

Details finden Sie unter Arbeitsrechtsberatung & Lohnabrechnung.

Fazit zur Anmeldung eines Arbeitnehmers in Italien

Die Registrierung als Arbeitgeber zur Beschäftigung eines Arbeitnehmers in Italien ist eine kostengünstige und einfache Möglichkeit, auf dem italienischen Markt Fuß zu fassen. Zudem stellt diese oft eine Probephase für die Wirtschaftlichkeit einer eventuellen Niederlassung (Tochtergesellschaft) in Italien dar (siehe auch unser Gutachten zur Tochtergesellschaft in Italien)

Durch unsere Kenntnis der deutschen und italienischen Sprache und Mentalität, sowie der gesetzlich verankerten deutschen Amtssprache in Südtirol, können wir für Sie die Dokumente zweisprachig abfassen und öffnen Ihrem Unternehmen somit das Tor zum italienischen Markt.
+ Alles einblenden
- Alles ausblenden
Gut zu wissen...
+ Alles einblenden
- Alles ausblenden

Für ein deutsches Unternehmen in Italien arbeiten - was ist zu beachten?

Wer in Italien für eine deutsche Firma arbeiten möchte, muss darauf achten, dass das Unternehmen als Arbeitgeber in Italien registriert ist.

Häufig werden in Italien lebende Personen direkt von deutschen Firmen/Unternehmen angeworben, damit sich diese um die Bearbeitung und Expansion des italienischen Marktes kümmern. Immer beliebter ist auch die Arbeit im Home Office für eine deutsche Firma bzw. einen deutschen Arbeitgeber. Wer in Italien für ein deutsches (oder auch österreichisches Unternehmen), sprich für einen "ausländischen" Arbeitgeber arbeiten möchte, muss abklären, ob das "ausländische" Unternehmen ordnungsgemäß in Italien gemeldet ist. Ist dies erfolgt (z.B. durch eine Registrierung als Arbeitgeber oder durch Gründung einer italienischen GmbH), muss auf jeden Fall ein italienischer Arbeitsvertrag erstellt werden und die Lohnabrechnung muss nach italienischen Gesetzen erfolgen.

 

Für eine deutsche Firma im Ausland arbeiten - was muss man beachten?

Wer in Italien für seinen ausländischen Arbeitgeber, sprich eine deutsche oder österreichische Firma, lediglich Büroarbeiten im Home-Office erbringt, hat neben der oben beschriebenen Registrierung wenig zu beachten. Das Home-Office wird als Arbeitssitz gemeldet (d. h. dort ist dieser auch versichert) und der Mitarbeiter hat sich genauso wie jeder andere Beschäftigte an die Vorgaben des Arbeitgebers zu halten. Der Unterschied liegt lediglich darin, dass der Arbeitnehmer seine Tätigkeit ganz oder teilweise von zu Hause aus erledigt. Die notwendigen Mittel, um der Tätigkeit nachkommen zu können (z. B. Computer, Drucker, Handy, Büromaterial) stellt im Normalfall der Arbeitgeber zur Verfügung, was aber auch anderweitig vereinbart werden kann. Im Normalfall gelten auch klar geregelte Arbeitszeiten und es ist klar, dass ein gewisses Vertrauensverhältnis zwischen beiden Parteien bestehen muss, da nicht bzw. nur schwer kontrolliert werden kann, wie viel Zeit der Arbeitnehmer effektiv am Arbeitsplatz verbringt. Es ist jedoch nicht so, dass der Home-Office-Mitarbeiter immer und jederzeit erreichbar sein muss.

Bei Service-/Außendienstmitarbeitern (z. B. Help-Desk-Mitarbeiter, Programmierer, Wartungsmitarbeiter) wird im Normalfall auch der Wohnsitz des Arbeitnehmers als Arbeitssitz gemeldet, da der deutsche Arbeitgeber meist keine feste Niederlassung in Italien hat und diese auch nicht nötig ist. Nachdem diese hin und wieder zu Kunden/Lieferanten fahren müssen, wird häufig ein Firmenfahrzeug zur Verfügung gestellt oder der Arbeitnehmer benützt seinen Privat-PKW und stellt die Kosten anteilsmäßig dem Arbeitgeber in Rechnung. Die Regelungen und Gesetze bzgl. PKWs sind in Italien sehr komplex und ständigen Änderungen unterworfen, daher ist dies gegebenenfalls mit dem Berater/Lohnabrechner genau zu prüfen.

Eine Besonderheit stellen Verkaufsberater und -mitarbeiter dar. Diese kümmern sich meist um die Verkäufe und Expansion in Italien und werden meist auch vertraglich wesentlich bessergestellt. Wer eine dauerhafte Schlüsselrolle beim Verkauf spielt, auch wenn der effektive Vertragsabschluss über das Mutterhaus erfolgt, begründet laut OECD-Musterabkommen eine sogenannte “Vertreter-Betriebsstätte”. In diesem Fall muss sich das Unternehmen als eigenständiges Unternehmen in Italien registrieren lassen (dieses wird dann meist „XY Italia GmbH/Srl“ benannt). Als Mitarbeiter wird man dann bei dieser italienischen Gesellschaft gemeldet. 

Weiterführende Links:
Anmeldung Arbeitnehmer in Italien
Entsendung/Außendienst Italien
Betriebsstätte in Italien
Gründung GmbH in Italien

 


hermann-andrae-graber
Hermann Andrä Graber
Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Kanzleileitung, Gründungsberatung
 
Wir sind Experten bei der Registrierung als Arbeitgeber in Italien.
 

Häufige Fragen zum Thema: Mitarbeiter zieht nach Italien ​- ToDo

Vor allem durch Corona hat sich das Home-Office etabliert und bewährt. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, seine Tätigkeit an einem gewissen Arbeitsort zu erbringen. Dies ist der Grund, warum es immer mehr Mitarbeiter von Unternehmens aus Deutschland bevorzugen, ihren Wohnsitz ins Ausland (z.B. nach Italien) zu verlegen und weiterhin vom Home-Office aus für ihr Unternehmen tätig zu sein. Für eine ausländische (deutsche, österreichische) Firma in Italien arbeiten? Hier einige Antworten auf häufige Fragen und was sonst beachtet werden muss...

Frage: Kann bei einem Umzug des Mitarbeiters nach Italien eine Entsendung gemeldet werden?

Antwort: Nein, verlegt der Mitarbeiter seinen Wohnsitz nach Italien, arbeitet aber weiterhin für das Unternehmen in Deutschland, kann keine Entsendung vorgenommen werden. Es fehlt nämlich einerseits ein Auftraggeber in Italien (italienisches Unternehmen), andererseits gilt ein Arbeitnehmer nicht als entsendet, wenn er seinen Wohnsitz im Land der Tätigkeitserbringung hat (Ortskraft).

Korrekt hingegen ist eine Registrierung des Unternehmens sowie des Mitarbeiters in Italien, damit die Lohnabrechnung nach italienischem Recht abgefasst und somit unter anderem die Sozialabgaben sowie die Steuern ordnungsgemäß abgeführt werden können. Infos hierzu: Registrierung als Arbeitgeber in Italien

 

Frage: Was ist notwendig, um sich als Firma/Unternehmen in Italien zu registrieren, um Mitarbeiter in Italien zu beschäftigen?

Antwort: Wie in Deutschland fungiert auch in Italien das Unternehmen als Steuer- und Beitragssubstitut. Dies bedeutet, dass die Beiträge und Steuern (auch jene zu Lasten des Arbeitnehmers) durch die deutsche Firma bzw. das deutsche Unternehmen an die entsprechenden Ämter abgeführt werden. Dies erfolgt in Italien über den einheitlichen Zahlungsvordruck F24.

Folglich ist es notwendig, sich als Unternehmen bei den diversen Ämtern zu registrieren, wofür unter anderem auch einer italienischen Steuernummer bedarf.

Gerne kümmern wir uns um sämtliche Meldungen und Eintragungen. Eine detaillierte Beschreibung der Vorgehensweise für die Registrierung als Arbeitgeber in Italien finden sie wiederum in unter https://www.graber-partner.com/de/internationale-unternehmen/anmeldung-arbeitnehmer-in-italien.html 

 

Frage: Muss beim Umzug nach Italien ein neuer, italienischer Arbeitsvertrag abgefasst werden?

Antwort: Ja. Da auch die Lohnabrechnung nach italienischem Recht abgefasst werden muss, muss sich sowohl das Unternehmen als auch der Arbeitnehmer an den zugewiesenen Tarifvertrag halten. Dieser regelt unter anderem den Tariflohn, die Anzahl der Monatsgehälter, den Urlaubsanspruch, die Vergütung bei Krankheit und Unfall, die Probezeit oder auch die Kündigungsfrist.

Aus diesem Grund muss in jedem Fall ein Arbeitsvertrag nach italienischem Recht und mit Verweis auf den Kollektivvertrag abgefasst werden.

Sowohl die Erstellung des Arbeitsvertrages als auch die monatliche Lohnabrechnung wird in Italien vom Steuerberater/Lohnbüro gemacht. Es ist also nicht notwendig, z.B. einen Rechtsanwalt für die Erstellung des Arbeitsvertrages zu beauftragen, da von uns alles aus einer Hand angeboten wird. Genauere Infos finden Sie auch hierfür in unserem Gutachten https://www.graber-partner.com/de/internationale-unternehmen/anmeldung-arbeitnehmer-in-italien.html.

 

Frage: Besteht auch durch die Beschäftigung von Mitarbeiter im Home-Office die Gefahr einer Betriebsstätte?

Antwort: Ja, die Abwicklung der Tätigkeit im Home-Office schließt nicht automatisch das Vorhandensein einer Betriebsstätte aus. Es gilt somit zu prüfen, ob eventuell sonstige Voraussetzungen zutreffen. Sehen Sie hierzu unser Gutachten „Betriebsstätte in Italien“ oder unsere Seite zur Gründung einer Gesellschaft als GmbH in Italien

 

Frage: Was gilt es für den Arbeitnehmer bei einem Umzug nach Italien zu tun?

Antwort: Vor Tätigkeitsbeginn muss auch der Mitarbeiter eine italienische Steuernummer beantragen und seinen neuen Wohnsitz in Italien melden. Ist dies erfolgt, können die Meldungen an den verschiedenen Ämtern durch uns vorgenommen werden.

Für Beratungen und Unterstützung des Mitarbeiters in Bezug auf das Ansuchen der Steuernummer, Erwerb/Miete von Immobilien, Meldung Wohnsitzverlegung, Steuerbegünstigungen für Personen, die ihren Wohnsitz nach Italien verlegen usw. muss sich der Mitarbeiter selbst an die entsprechenden italienischen Behörden bzw. an eine Gewerkschaft wenden.

 

Für ein unverbindliches, kostenloses Erstgespräch stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Erfahrungsgemäß ist es am sinnvollsten, dass sich eine verantwortliche Person des Unternehmens, da dieses auch unser Auftraggeber ist.


 


hermann-andrae-graber
Hermann Andrä Graber
Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Kanzleileitung, Gründungsberatung
 
Wir sind Experten bei der Registrierung als Arbeitgeber in Italien.
 

Häufig gestellte Fragen zum Thema: Kosten der Arbeitnehmer (ital.: costi del personale)

Frage: Wie werden die Lohnkosten eines Arbeitnehmers berechnet?
Antwort:
Die Berechnung startet ausgehend vom monatlichen Bruttolohn, welcher dem aktuellen Lohnstreifen des Mitarbeiters entnommen werden kann. Diesem Bruttolohn müssen die indirekten Lohnkosten hinzugerechnet werden.

Anbei eine vereinfachte Berechnung (mit 14 Monatslöhnen, ohne Berücksichtigung von Urlaub, Pensionsfonds, Sanitätsfonds, IRAP usw.):

deu

Faustregel: zur Errechnung der monatlichen Kosten kann der Bruttolohn lt. Lohnstreifen um 60 % erhöht werden (Bruttolohn * 1,6).

Frage: Bekommen Arbeitnehmer mit gleichem Bruttolohn auch denselben Nettolohn?
Antwort:
Nein, da bei der Berechnung des Nettolohns viele persönliche Faktoren des Arbeitnehmers eine Rolle spielen. Dies sind z.B. Gemeindezusatzsteuer, Pensionsfonds, persönliche Steuersituation, usw.
Es kann daher vorkommen, dass Mitarbeiter mit identischem Bruttolohn einen völlig unterschiedlichen Nettolohn erhalten. Die Kosten für den Betrieb hingegen bleiben unverändert.

Es kann daher vorkommen, dass Mitarbeiter mit identischem Bruttolohn einen völlig unterschiedlichen Nettolohn erhalten. Die Kosten für den Betrieb hingegen bleiben unverändert.

Frage: Kann mit den Arbeitnehmern ein Nettolohn vereinbart werden?
Antwort:
Wie sich aus obigen Punkten erkennen lässt, ist vor allem die Nettolohnberechnung sehr komplex und von vielen persönlichen Faktoren des Arbeitnehmers abhängig. Aus diesem Grund ist von Nettolohnvereinbarungen dringendst abzuraten. Eine Bruttolohnvereinbarung bringt zusätzlich noch einige Vorteile mit sich:

  • man behält den Gesamtüberblick der Lohnkosten;
  • die Arbeitnehmer werden gerecht behandelt und entlohnt;
  • weniger Gehaltsdiskussionen, da die Bruttolöhne vergleichbar sind;
  • keine Anpassung der Entlohnung notwendig, wenn einer der oben genannten Faktoren dazukommt bzw. entfällt (z.B. zu Lasten lebende Familienmitglieder);
  • keine Anpassung der Entlohnung notwendig, wenn sich die gesetzlichen Rahmenbedingungen ändern (z.B. Erhöhung %-Satz der Einkommensteuer (IRPEF), Abschaffung des „Steuerbonus Renzi“, usw.).

Da sich Arbeitnehmer bei Gehaltsverhandlungen meist am Nettolohn orientieren, können wir natürlich gerne im Vorfeld entsprechende Berechnung von Brutto, Netto und Kosten für Sie durchführen.

Häufig gestellte Fragen zum Thema: Einstufung als Arbeitnehmer, Quadro bzw. Dirigente - Erklärung und Unterschiede

Anbei eine Gegenüberstellung der wichtigsten Unterschiede zwischen den verschiedenen Einstufungen:

 

Arbeitnehmer

Quadro

Dirigente

Beschreibung

  • Die Einstufungen/Kategorien sind gestaffelt, je nach Tätigkeit und Aufgabenbereich.

     

  • Die einzuhaltenden Bestimmungen regelt der angewandte Kollektivvertrag
  • Als Quadro werden Personen mit operativer Führungstätigkeit eingestuft.
  • Die Kategorie Quadro ist den Kategorien der Arbeitnehmer übergeordnet, aber unter dem Dirigente (Betriebsleiter).
  • Die Bestimmungen des Quadro sind im Kollektivvertrag der Arbeitnehmer geregelt.
  • Die Einstufung als Dirigente ist die höchstmögliche Einstufung.
  • Eine Person dieser Einstufung ist für die eigenständige Führung des Unternehmens bzw. eines Unternehmensbereiches zuständig, und ist somit Stellvertreter des Unternehmers (Betriebsleiter).
  • Die Regelungen des Dirigente sind in einem eigenen Kollektivvertrag geregelt, welcher nur für gewisse Branchen vorgesehen. In den häufigsten Bereichen (Handel, Metallindustrie und Tourismus) gibt es einen besagten Vertrag.

Arbeitszeit

40 Wochenstunden, Mehrarbeit

wird mit den lt. Kollektivvertrag

vorgesehenen Aufschlägen

zusätzlich vergütet

Keine festen Arbeitszeiten,

daher auch kein Anspruch

auf Überstundenvergütung.

Keine festen Arbeitszeiten, daher auch

kein Anspruch auf

Überstundenvergütung.

Krankheit, Unfall


Vergütung Sektor Handel

Unfall: 6 Monate, wobei das Unfallamt INAIL ca. 60 %

übernimmt

Krankheit: 6 Monate, wobei das NISF ca. 50 % übernimmt

 

Vergütung Sektor Industrie

Unfall: 6 Monate, wobei das Unfallamt INAIL ca. 60 %

übernimmt


Krankheit: 6 Monate, voll zu Lasten des Unternehmens


Vergütung Sektor Handel:


Unfall: 30 Monate, wobei das Unfallamt

einen Teil übernimmt


Krankheit: 8 Monate, voll zu Lasten des

Unternehmens

 

Vergütung Sektor Industrie:


Unfall: 30 Monaten, wobei das

Unfallamt einen Teil übernimmt


Krankheit: 12 Monate, voll zu Lasten

des Unternehmens

Zusätzliche Versicherungen (zu Lasten des Unternehmens)


Eventuell vorgeschriebene

Solidaritätsfonds (z.B. Fondo

Est).

 

 

 

Summe: ca. 150 € pro Jahr


(+ eventuell Pensionsfonds ca.

500 €)


Verpflichtende

Versicherung in den

Fonds QUAS und

Quadrifor.

 

 

Summe: ca. 400 € pro

Jahr


(+ eventuell

Pensionsfonds ca. 1.000 €)


Verpflichtende Einzahlung in die

verschiedenen Fonds (z.B.

PREVINDAI, FASI, Fondo Mario Negri,

Fondo Antonio Pastore, FASDAC).


Dazu kommt eine verpflichtend

abzuschließende Unfallversicherung

mit einem externen

Versicherungsinstitut.

 

Summe: ca. 15.000 – 20.000 € pro

Jahr (+ Unfallversicherung)

ACHTUNG: BETRIEBSSTÄTTE

 


Häufig gestellte Fragen zum Thema: Dienstfahrzeug

Frage: Welche Möglichkeiten gibt es, dem Arbeitnehmer ein Dienstfahrzeug zur Verfügung zu stellen und wie müssen diese im Lohnstreifen berücksichtigt werden?
Antwort: Man unterscheidet zwischen folgenden Varianten:

Variante

Behandlung im Lohnstreifen

Dienstfahrzeug, welches auch privat genutzt werden kann

Mittels Fringe Benefit

Dienstfahrzeug, welches nur für berufliche Zwecke genutzt werden kann

Kein Einfluss auf Lohnstreifen

Der Mitarbeiter benutzt sein eigenes Fahrzeug für berufliche Zwecke

Mittels Rückvergütung Kilometergeld

     

Frage: Was versteht man unter Fringe Benefit?

Antwort: Wenn ein Mitarbeiter einen Dienstwagen zur Verfügung gestellt bekommt und diesen auch für private Zwecke nutzen darf, muss dieser sogenannte „geldwerte Vorteil“ (=Fringe Benefit), den der Mitarbeiter durch die Nutzung genießt, auf dem Lohnstreifen versteuert und den Beiträgen unterworfen werden. Der Betrag (auf welchen die Steuern und Beiträge zu bezahlen sind) hängt vom Fahrzeugtyp ab und geht aus einer dafür vorgesehenen Tabelle des ACI (Automobile Club Italiano) hervor.

ACHTUNG, folgende Regelung gilt weiterhin: Wird Arbeitnehmern nach dem 01.07.2020 ein Dienstwagen zur Privatnutzung zur Verfügung gestellt, der vor dem 01.07.2020 zugelassen (immatrikuliert) wurde, kann für die Berechnung des geldwerten Vorteils nicht der Betrag des ACI verwendet werden. In diesem Fall ist es notwendig, die Beträge jeden Monat individuell zu berechnen, wofür eine detaillierte Dokumentation notwendig ist. Da diese Methode aufgrund des hohen Aufwands und der Komplexität in der Praxis schwer umsetzbar ist, wenden wir weiterhin standardmäßig die ursprüngliche Berechnungsmethode an.

Frage: Wie wirkt sich das Fringe Benefit auf den Nettolohn des Mitarbeiters aus?
Antwort: Nachdem der Mitarbeiter das Fahrzeug samt Kosten für Treibstoff, Versicherung, Wartung usw. auch für private Zwecke nutzen darf, muss, wie oben beschrieben, ein gewisser Betrag den Steuern und Beiträgen unterworfen werden. Dies reduziert daher seinen Nettolohn.

Vereinfachtes Rechenbeispiel

Beschreibung

Ohne Berücksichtigung Fringe Benefit

Mit Berücksichtigung Fringe Benefit

Bruttolohn

2.000 €

2.000 €

Fringe Benefit

0 €

200 €

Beiträge (10% auf Brutto + Fringe Benefit)

200 €

220 €

Lohnsteuer (15% auf Brutto + Fringe Benefit – Beiträge)

270 €

297 €

Netto (Brutto – Beiträge – Lohnsteuer)

1.530 €

1.483 €


Frage: Wie funktioniert die Rückvergütung des Kilometergeldes über den Lohnstreifen?
Antwort:
Der Mitarbeiter erhält eine Rückvergütung der für berufliche Zwecke gefahrenen Kilometer.
Der Betrag errechnet sich lt. ACI-Tabellen des jeweiligen Fahrzeugtyp und der jährlich gefahrenen Kilometer.

Achtung: Da die Rückvergütung weder den Beiträgen noch der Steuer unterworfen wird, müssen die beruflich gefahrenen Kilometer genauestens dokumentiert werden.


Häufig gestellte Fragen zum Thema: Kündigungsfrist/Entlassungsfrist (ital.: periodo di preavviso)

Frage: Was ist der Unterschied zwischen Kündigungs- und Entlassungsfrist und wozu dienen sie?
Antwort:
Die Kündigungsfrist muss durch den Arbeitnehmer eingehalten werden, wenn er durch seinen eigenen Willen das Arbeitsverhältnis beendet (Kündigung). Durch die Einhaltung der Kündigungsfrist soll das Unternehmen die Möglichkeit erhalten, sich auf die Vertragsbeendigung vorzubereiten, die Arbeiten und Tätigkeiten des Arbeitnehmers neu zu organisieren bzw. einen neuen Mitarbeiter zu suchen und einzustellen.
Aus diesen Gründen ist es dem Arbeitnehmer auch untersagt, während der Kündigungsfrist Urlaub zu genießen, es sei denn, es wird vom Arbeitgeber genehmigt.

Die Entlassungsfrist hingegen ist jener Zeitraum, den der Arbeitnehmer im Falle einer Beendigung durch den Willen des Unternehmens (Entlassung) noch im Unternehmen arbeiten kann. Die Entlassungsfrist dient dazu, dass sich der Arbeitnehmer auf die Vertragsbeendigung vorbereiten und sich ein anderes Arbeitsverhältnis suchen kann.

Frage: Wovon hängt die Dauer der Kündigungsfrist/Entlassungsfrist ab?
Antwort:
Die Dauer der Fristen ist im angewandten Kollektivvertrag geregelt. Grundsätzlich gilt: je besser die Einstufung des Arbeitnehmers (Kategorie) und je höher das Dienstalter, umso länger ist die Dauer der Kündigungsfrist/Entlassungsfrist. Des Weiteren kann die Dauer der Fristen zwischen Angestellten und Arbeitern oder auch zwischen unbefristeten und befristeten Arbeitsverhältnissen variieren.

Achtung, die Dauer der Kündigungsfrist bei Kündigung durch den Arbeitnehmer ist meist geringer als bei Entlassung durch den Arbeitgeber. Zusätzlich gilt in manchen Kollektivverträgen (z. B. Handel und Dienstleistungen), dass die Kündigungsfrist jeweils erst ab dem 01. bzw. 16. des Monats beginnt.

Einige Beispiele zu den Kündigungsfristen

Kollektivvertrag

Kategorie

Dienstalter bis 5 Jahre

über 5 Jahre

über 10 Jahre

Handel und Dienstleistungen

2. und 3. Kategorie

20 Kalendertage

30  Kalendertage

45  Kalendertage

Metallindustrie

4., 5., und 5S Kategorie

1,5 Monate

2 Monate

2,5 Monate

Metallhandwerk

Arbeiter aller Kategorien

6 Kalendertage

8 Kalendertage

10 Kalendertage

Angestellte 1. und 2. Kategorie

1,5 Monate

2 Monate

2,5 Monate

Tourismus Beherbergung

2. und 3. Kategorie (unbefristet)

1 Monat

45 Tage

2 Monate


Frage: Durch welche Ereignisse wird die Kündigungsfrist unterbrochen?
Antwort:
Die Kündigungsfrist wird unter anderem im Falle von Krankheit oder Unfall unterbrochen. Das Schreiben der Kündigung kann zwar während diesem Zeitraum erstellt werden, die Frist beginnt jedoch erst nach Beendigung der Abwesenheit.

Frage: Welche Konsequenzen hat die Nichteinhaltung der Kündigungs- und Entlassungsfrist?
Antwort:
Bei Nichteinhaltung der Frist, man spricht in diesem Fall von fristloser Kündigung bzw. fristloser Entlassung, hat der entsprechende Gegenpart Anrecht auf Entschädigung für den entstandenen Schaden. Das heißt, z. B. bei nicht eingehaltener Kündigungsfrist durch den Arbeitnehmer hat der Arbeitgeber das Anrecht, den entsprechenden Anteil beim Lohnstreifen als Schadensersatzzahlung in Abzug zu bringen.

Unsere Leistungen


Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches, kostenloses Erstgespräch oder schreiben Sie uns eine E-Mail mit Ihrem Anliegen und Ihren Kontaktdaten. Wir werden Sie so bald als möglich zurückrufen. Tel. +39 0474 572900  oder info@graber-partner.com.

Häufig gestellte Fragen zum Thema: Die Abfertigung (ital.: trattamento di fine rapporto TFR)

Frage: Was ist die Abfertigung und wem steht sie zu?
Antwort:
Die Abfertigung (ital.: TFR – trattamento di fine rapporto) ist ein Geldbetrag, welcher - im Gegensatz zu anderen Ländern - in Italien jedem Arbeitnehmer zusteht. Sie ist nicht mit der in Deutschland oder Österreich üblichen Abfindung zu vergleichen. Die Abfertigung wird am Ende des Arbeitsverhältnisses unabhängig vom Auflassungsgrund (Kündigung, Entlassung, Ende Vertrag, usw.) ausbezahlt.

Frage: Wie hoch ist die Abfertigung und wie wird sie berechnet?
Antwort:
Die Abfertigung entspricht ca. einem Monatslohn pro Jahr, wobei gewisse Lohnelemente von der Berechnungsgrundlage ausgeschlossen sind (z.B. Überstunden, Spesenrückvergütungen, usw.).

Die Abfertigung wird monatlich berechnet und zurückgestellt (bzw. in einen Pensionsfonds einbezahlt). Am Ende des Jahres wird die im Unternehmen befindliche Abfertigung lt. Inflationsanpassung aufgewertet.

Frage: Wie funktioniert die Einzahlung der Abfertigung in einen Pensionsfonds?
Antwort:
Jeder Arbeitnehmer hat die Möglichkeit, seine Abfertigung (bzw. einen Teil davon) in einen Pensionsfonds einzuzahlen. Im Normalfall sehen die diversen Fonds hierbei eine Einschreibung des Unternehmens sowie des Arbeitnehmers vor. Die Entscheidung eines Beitritts liegt beim Arbeitnehmer.

Danach erfolgt die Zahlung der monatlichen Abfertigung inkl. der eventuell verpflichtenden Zusatzbeiträge an den Fonds, wobei die Regeln eines jeden Fonds zu berücksichtigen sind (Einzahlung mittels Überweisung oder F24, Einzahlung monatlich oder quartalsweise usw.). Folglich entfällt in diesem Fall die Auszahlung der Abfertigung am Ende des Arbeitsverhältnisses.

Frage: Wann wird die Abfertigung ausbezahlt?
Antwort:
Wurde die Abfertigung nicht in einen Pensionsfonds einbezahlt, wird der zurückgestellte Betrag inkl. Inflationsanpassung bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses an den Arbeitnehmer ausbezahlt. Nachdem die Inflationsanpassung des laufenden Monats abzuwarten ist, erfolgt die Berechnung und Auszahlung im Normalfall einen Monat nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses mittels getrenntem Lohnstreifen. Wurde die Abfertigung hingegen in einen Pensionsfonds einbezahlt, erfolgt die Auszahlung normalerweise erst bei Pensionsantritt durch den Fonds direkt.

Frage: Kann die Abfertigung auch vor Beendigung des Arbeitsverhältnisses ausbezahlt werden?
Antwort:
Ja, Unternehmen mit mehr als 25 Mitarbeitern sind in bestimmten Fällen (Kauf der Erstwohnung, Krankheit, usw.) verpflichtet, dem Arbeitnehmer, welcher mindestens 8 Jahre im Unternehmen tätig sein muss, einen Vorschuss von bis zu maximal 70% zu gewährleisten.

Bei Einverständnis des Arbeitgebers kann die Abfertigung allerdings auch ohne Angabe von Gründen, zur Gänze (100 %) und jederzeit ausbezahlt werden.

Auch Pensionsfonds sind verpflichtet, in bestimmten Fällen (Kauf Erstwohnung, Krankheit, usw.) einen Teil der Abfertigung an den Arbeitnehmer auszubezahlen. Die Regelungen unterscheiden sich jedoch und erfolgen auf direkte Anfrage an den Fonds und nicht über den Lohnstreifen.

Unsere Leistungen


Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches, kostenloses Erstgespräch oder schreiben Sie uns eine E-Mail mit Ihrem Anliegen und Ihren Kontaktdaten. Wir werden Sie so bald als möglich zurückrufen. Tel. +39 0474 572900  oder info@graber-partner.com.

Häufig gestellte Fragen zum Thema: Disziplinarmaßnahmen (ital.: provvedimenti disciplinari)

Frage: Wo findet man die Regelungen in Bezug auf die Disziplinarmaßnahmen und was wird darin beschrieben?
Antwort:
Die Disziplinarmaßnahmen sind im angewandten Kollektivvertrag geregelt. Eine Zusammenfassung der Disziplinarmaßnahmen des jeweils angewandten Kollektivvertrages ist im Infobereich von gupa zu finden. Durch die entsprechenden Artikel wird die Vorgehensweise im Falle einer Verfehlung des Mitarbeiters geregelt, z.B. in welchen Fällen eine schriftliche Verwarnung zugestellt werden muss, welches Vergehen zu einer Suspendierung führt bzw. wann der Arbeitnehmer aufgrund eines Fehlverhaltens entlassen werden kann.

Frage: Müssen die Disziplinarmaßnahmen zwingend an der Anschlagetafel des Unternehmens aufgeschlagen werden?
Antwort:
Der Artikel 7 des Arbeiterstatutes (Gesetz 300/70) sieht vor, dass das Dokument für alle Arbeitnehmer ersichtlich und an einem für alle zugänglichen Ort des Unternehmens angeschlagen werden muss. Eine Aushändigung an die Arbeitnehmer ist nicht vorgesehen und daher auch nicht gültig.

Bei mehreren Betriebsstätten ist das Dokument in jeder dieser aufzuschlagen.

Frage: Was passiert, wenn die Disziplinarmaßnahmen nicht auf der Anschlagetafel aufgeschlagen sind?
Antwort:
In diesem Fall dürfen keine Maßnahmen gegen den Arbeitnehmer eingeleitet werden. Dies gilt auch, wenn die Disziplinarmaßnahmen dem Arbeitnehmer ausgehändigt wurden bzw. er diese sogar unterschrieben hat. Die Einleitung einer Disziplinarmaßnahme ist ausnahmslos dann gestattet, wenn diese an der Anschlagetafel veröffentlicht wurde.

Frage: Muss bei jedem Vergehen eine Disziplinarmaßnahme eingeleitet werden?
Antwort:
Die Ahndung einer Verfehlung des Arbeitnehmers durch eine schriftliche Androhung einer Disziplinarmaßnahme ist situationsbezogen und sicherlich nicht immer sinnvoll.
Zu berücksichtigen ist allerdings, dass nur die im Vorfeld schriftlich zugestellten Vorhaltungen für eine eventuelle Entlassung herangezogen werden können.

Frage: Kann eine Vorhaltung selbst abgefasst und dem Arbeitnehmer zugeschickt werden?
Antwort:
Nein, wenden Sie sich bitte umgehend an Ihren persönlichen Betreuer der Lohnabrechnung. Dieser kann Ihnen das entsprechende Schreiben inklusive Verweis auf den jeweiligen Artikel des Kollektivvertrages aufsetzen!

Des Weiteren wird Sie Ihr persönlicher Betreuer auch über die vorgeschriebene Form der Zustellung des Dokumentes an den Arbeitnehmer und weitere zu beachtende Termine und Vorgehensweisen (z.B. Frist für die Rechtfertigung des Arbeitnehmers, usw.) informieren.

Häufig gestellte Fragen zum Thema: Spesenrückvergütung (ital.: rimborso spese)

Frage: Wie können die Spesen, die dem Arbeitnehmer im Zuge seiner Tätigkeit im Außendienst entstehen, rückvergütet werden?
Antwort:
Für die Rückvergütung von Spesen an die Arbeitnehmer gibt es drei Möglichkeiten:

Art

Beschreibung

Pauschale Regelung

Auszahlung einer  fixen Pauschale pro Tag im Außendienst (wenn außerhalb der Gemeinde), mit welcher die Unterkunft und Verpflegung gedeckt sind. Die Höhe der Pauschale ist unabhängig von den effektiven Kosten. Der Arbeitnehmer zahlt alle Spesen selbst und muss keine Belege vorlegen.

Die Höhe der Pauschale kann vom Kollektivvertrag vorgeschrieben sein.

Gemischte Regelung

Im Unterschied zur pauschalen Regelung werden dem Arbeitnehmer zusätzlich zum Pauschalbetrag noch die Spesen für Verpflegung oder Unterkunft (a piè di lista) rückvergütet

Rückvergütung anhand Belege

Die Rückvergütung erfolgt anhand der durch den Arbeitnehmer dokumentierten und vorgelegten Spesenbelege (Reisekosten, Unterkunft, Verpflegung) („a piè di lista“).


Frage: Sind Spesenrückvergütungen den Steuern und Beiträgen zu unterwerfen?
Antwort:
Es gibt folgende Regelungen:

Art

Steuern und Beiträge

Pauschale Regelung

folgende Beträge sind weder der Lohnsteuer noch den Beiträgen zu unterwerfen:

  •  46,48 € pro Tag im Inland (jeweils 15,49 € pro Essen (Mittag und Abendessen) und Unterkunft)
  • 77,47 € pro Tag für Außendienst im Ausland (jeweils 25,82 € pro Essen (Mittag- und Abendessen) und Unterkunft)

Gemischte Regelung

Werden zusätzlich zur Pauschale noch die Spesen für Verpflegung oder Unterkunft rückerstattet, wird der steuer- und beitragsfreie Betrag  (siehe oben – pauschale Regelung) um 1/3 gekürzt:

  • 30,99 € pro Tag im Inland
  • 51,65€ pro Tag für Außendienst im Ausland

Rückvergütung anhand Belege

Dokumentierte Spesen für Reisekosten, Unterkunft und Verpflegung: diese Vergütungen sind steuer- und beitragsfrei.

Sonstige Spesen und nicht dokumentierte Spesen: 15,49 € (Ausland 25,82 €) pro Tag sind steuer- und beitragsfrei.


Frage: Müssen Spesen immer vom Arbeitnehmer vorgestreckt werden?
Antwort
: Nein, es besteht auch die Möglichkeit, dem Arbeitnehmer z. B. eine Firmenkredit- oder Bancomatkarte zur Verfügung zu stellen, mit welcher er sämtliche Spesen in Bezug auf seine Ausgaben im Außendienst bezahlen kann. Wichtig hierbei ist, dass der Arbeitnehmer trotzdem sämtliche Belege sammelt und am Ende des Monats dem Arbeitgeber aushändigt.

Um Missbrauch zu vermeiden, ist es sinnvoll, eine Höchstgrenze für Ausgaben (z. B. für Mittag- oder Abendessen) im Arbeitsvertrag bzw. in einer eigenen Vereinbarung festzulegen.

Häufig gestellte Fragen zum Thema: Videoüberwachung von Arbeitnehmern

Frage: Aus welchen Gründen kann eine Videoüberwachung erfolgen?
Antwort: Eine Videoüberwachung kann ausschließlich aus organisatorischen und produktionstechnischen Notwendigkeiten, aus Arbeitssicherheitsgründen oder zum Schutz des Betriebsvermögens installiert werden.


Frage: Muss ein installiertes Videoüberwachungssystem gemeldet werden?
Antwort: Ja, es bedarf einer Genehmigung des Arbeitsinspektorates. Zur Ausstellung der Genehmigung durch das Arbeitsinspektorat muss ein Antrag eingereicht werden, in welchem unter anderem folgende Informationen mitgeteilt werden müssen:
  • Angabe des Grundes, warum die Kameras benötigt werden,
  • Pläne mit genauer Kennzeichnung des bewachten Raumes,
  • technischer Bericht
Nachträgliche Änderungen (z.B. Installation zusätzlicher Kameras, Änderung der Position der bestehenden Kameras), müssen dem Arbeitsinspektorat ebenso mitgeteilt werden.


Frage: Müssen die Arbeitnehmer auf die Videoüberwachung aufmerksam gemacht werden?
Antwort:
Ja, vor Inbetriebnahme muss jeder Arbeitnehmer schriftlich informiert werden, wo die Kameras angebracht sind, wie sie funktionieren, welcher Bereich dadurch überwacht wird und wann sie in Betrieb genommen werden.

Des Weiteren müssen sämtliche Personen, welche einen überwachten Bereich betreten, vorab mit Hinweisschildern (zweisprachig) informiert werden.


Frage: Welche Bereiche dürfen nicht videoüberwacht werden?
Antwort:
Verboten sind Aufnahmen öffentlichen Raumes sowie Aufnahmen in Bereichen wie Toiletten, Umkleidekabinen, usw. Auch eine Installierung einer Kamera zur reinen Überwachung der Arbeitstätigkeit der Mitarbeiter ist verboten.

Zudem verboten sind Kamera-Attrappen.

In jedem Fall muss die Privacy respektiert werden.


Frage: Wie lang dürfen die Daten gespeichert werden?
Antwort:
Für die Videoüberwachung und für den Zugang zu den gespeicherten Daten ist der Inhaber des Unternehmens verantwortlich. Die Aufnahmen müssen nach 24 Stunden gelöscht werden, eine Verlängerung ist nur in spezifischen Fällen möglich.


Frage: Wie hoch sind die Strafen bei Verletzungen der Pflichten (Genehmigungen, Aufbewahrungsdauer, usw.)?
Antwort:
Für die Nichteinhaltung der Vorschriften bzw. für illegale Installation der Kameras können Strafen bis zu ca. 1.550 € sowie ein Arrest von bis zu einem Jahr verhängt werden.

Zusätzlich können noch Strafen wegen Nichteinhaltung der Privacy bzw. für zu lange Speicherung der Aufnahmen usw. verhängt werden. Diese Verwaltungssprafen gehen von 30.000 € bis zu 180.000 €.


Frage: Ist eine anderweitige Kontrolle von Mitarbeitern möglich?
Antwort:
Ja, eine andere Möglichkeit der Kontrolle ist die Fernkontrolle durch technische Arbeitsmittel der Mitarbeiter wie Tablets, Smartphones, E-Mail- und Internetverkehr. Für solche Arbeitsmittel ist keine Genehmigung notwendig.
Auch hier gilt es die Privacy zu respektieren.

Häufig gestellte Fragen zum Thema: Essensgutscheine

Um Mitarbeitern, die sich nicht im Außendienst befinden, das Essen zu vergüten, gibt es mehrere Möglichkeiten:
  • Betriebsmensa (oder auch eine von Dritten geführte Mensa),
  • Essensgutscheine oder
  • entsprechende Ersatzzahlung.

Für Mitarbeiter im Außendienst hingegen werden die Regeln für Außendienst


Voraussetzung für die Vergütung von Essen ist allerdings, wie bei allen anderen steuerfreien Zuwendungen und Geschenken auch, dass die Vergütung für ALLE Mitarbeiter oder zumindest für eine homogene Gruppe (z.B. alle Arbeitnehmer in der Produktion oder alle Arbeitnehmer mit Wohnsitz weiter als 20 km vom Arbeitssitz, oder alle Arbeitnehmer mit einem gewissen Dienstalter usw.) gewährleistet wird.


Steuerliche Behandlung

  • Betriebsmensa bzw. Verpflegung durch den Arbeitgeber: Zählt weder zur Beitragsgrundlage noch zur Steuergrundlage
  • Essensgutscheine:
                - In Papierform: Ab 2020 bis zu 4,00 € pro Tag von Steuern und Beiträge befreit
                - In elektronischer Form: Bis zu 8,00 € pro Tag von Steuern und Beiträge befreit
  • Ersatzzahlungen für Mensa: sind nur dann beitrags- und steuerbefreit, wenn sie an Mitarbeiter ausgezahlt werden, welche bei Baustellen oder Montagen oder ähnlichem beschäftigt sind, bzw. bei Arbeitsstätten, welche in Zonen liegen, wo es keine Gaststättenbetriebe gibt. In allen anderen Fällen gilt die Beitragsbefreiung bis zu 5,29 Euro nicht. Um in solchen Fällen von der Befreiung zu profitieren muss man auf Essensgutscheine zurückgreifen.

Arbeitsvertrag (ital.: contratto di lavoro)

Der Arbeitsvertrag ist eine Vereinbarung, mit welcher sich der Arbeitnehmer verpflichtet, unter Weisung des Arbeitgebers und gegen Entlohnung seine Leistung zu erbringen. Die schriftliche Form ist gesetzlich zwar nicht vorgeschrieben, damit allerdings die im Arbeitsvertrag festgelegten Regelungen (z.B. Befristung, Probezeit, usw.) Gültigkeit erlangen, muss der Arbeitsvertrag schriftlich abgefasst und VOR ARBEITSBEGINN unterzeichnet werden.

Im Arbeitsvertrag können Regelungen der Kollektivverträge und Gesetze angepasst werden, allerdings nur, wenn dies eine Besserstellung darstellt. Auf keinen Fall dürfen Vereinbarungen des Arbeitsvertrages gegen übergeordnete Rechtsquellen (Kollektivverträge, Gesetze usw.) verstoßen.

Laut Gesetz müssen im Arbeitsvertrag unter anderem folgende Punkte angegeben und geregelt werden:

  • Stammdaten des Arbeitgebers (Unternehmensbezeichnung, Sitz, usw.)
  • Stammdaten des Arbeitnehmers
  • Arbeitsort bzw. der Hinweis, dass der Arbeitnehmer an verschiedenen Orten tätig ist
  • Beschreibung der auszuübenden Tätigkeit
  • Kollektivvertrag
  • Einstufung im Kollektivvertrag (Kategorie)
  • Beginn des Arbeitsverhältnisses
  • Ende des Arbeitsverhältnisses bei befristeten Verträgen
  • Probezeit
  • Entlohnung
Weitere Details zum Thema finden Sie unter Anmeldung Arbeitnehmer in Italien (für internationale Unternehmen)  sowie unter Arbeitsrechtsberatung & Lohnabrechnung (für Südtiroler Unternehmen). 

Arbeitszeiten/Ruhetag (ital.: orario di lavoro, giorno di riposo)

Eine ordentliche Arbeitswoche umfasst laut nationalem Recht 40 Wochenstunden, aufgeteilt auf eine 5 oder 6-Tage Woche. Stunden, die über der 40. Wochenstunde geleistet werden, gelten als Überstunden und müssen mit den entsprechenden Aufschlägen bezahlt werden (ausgenommen Überstundenpauschale). Dabei ist zu beachten, dass die maximale Tagesarbeitszeit maximal 13 Stunden betragen darf und dass die maximale Anzahl von 250 Überstunden pro Jahr nicht überschritten wird.

Werden weniger als 40 Wochenstunden geleistet, werden diese Stunden vom Urlaub bzw. von den Freistellungen abgezogen.

Für leitendes Personal (z.B. Betriebsleiter), welche in den entsprechenden Kategorien eingestuft sind, gelten diese Regelungen nicht.

Minderjährige Arbeitnehmer, welche die Schulpflicht noch nicht erfüllt haben, dürfen bis zu ihrem 16. Geburtstag maximal 35 Wochenstunden (aufgeteilt auf maximal 7 Arbeitsstunden pro Tag) leisten. Nachtarbeit und Überstunden sind für minderjährige Arbeitnehmer nicht erlaubt.

Außendienst (ital.: trasferta)

Definition, Begriffserklärung
Beim Außendienst wird der Arbeitnehmer beauftragt, im Interesse des eigenen Unternehmens für einen begrenzten Zeitraum seine Tätigkeit an einem anderen Ort als seinem üblichen (also abweichend vom dem im Arbeitsvertrag angegebenen Arbeitsort), auszuführen. Der Außendienst kann sowohl im Inland als auch im Ausland erfolgen.

Klassische Außendienste sind daher z.B. Dienstreisen (business trip), Kundenbesuche und Serviceeinsätzen (z. B. Montagearbeiten usw.).
Der Arbeitnehmer bleibt während der Zeit des Außendienstes bei seinem Arbeitgeber versichert und gemeldet, die italienische Gesetzgebung wird beibehalten. Für die Dauer des Außendienstes gibt es verschiedene Formen der Entlohnung bzw. Spesenrückvergütung, siehe eigenen Punkt.


Unterschied zwischen Außendienst, Entsendung und Ortskraft
Der Unterschied zur Entsendung besteht darin, dass der Arbeitnehmer im Falle des Außendienstes die Tätigkeit unter Anweisung und im Auftrag seines Unternehmens durchführt. Bei einer Entsendung hingegen wird der Mitarbeiter in das Unternehmen bzw. die Organisationsstruktur des annehmenden Unternehmens integriert und muss sich an dessen Anweisungen halten.

Bei Außendiensten ins Ausland wird (eigentlich fälschlicherweise) immer der Begriff der „Entsendung“ verwendet, auch wenn es sich laut Definition eigentlich um einen Außendienst handelt! Dementsprechend gelten bei Außendiensten ins Ausland die Entsenderichtlinien sowohl in Bezug auf die Notwendigkeit der A1-Bestätigung, in Bezug auf eventuell notwendige Meldungen im annehmenden Staat als auch in Bezug auf die 183 Tage-Regelung. Hier finden Sie mehr Details zur Entsendung nach Italien.

Lebt ein Mitarbeiter hingeben bereits in dem Staat, in welchen er entsandt werden möchte (Entsendestaat), handelt es sich nicht um eine Entsendung, sondern um eine Ortskraft. In diesem Fall muss diese Person über eine italienische Arbeitgeber-Registrierung bzw. eine italienische GmbH angemeldet und versichert werden, mehr Details dazu unter Registrierung als Arbeitgeber in Italien bzw. Gründung GmbH in Italien.


Spesenrückvergütung, Entlohnung Außendienst
Für die Zeit im Außendienst wird dem Arbeitnehmer eine sogenannte Außendienstzulage (Trasferta) bezahlt. Die Außendienstzulage ist im festgesetzten Ausmaß steuer- und abgabenfrei, wenn es sich um Vergütungen für Kosten handelt, welche außerhalb des Gemeindegebietes anfallen.
In Bezug auf die Spesenrückvergütung bzw. steuerfreie Spesenpauschalen siehe Punkt "Spesenrückvergütung".
"Spesenrückvergütung".

Jahresbruttolohn (ital.: retribuzione lorda annua, RAL)

Der Jahresbruttolohn wird auf 13 bzw. 14 Monatsgehälter (je nach Kollektivvertrag) aufgeteilt. Werden dem Jahresbruttolohn ca. 40 - 45 % hinzugezählt, ergibt dies die Kosten für das Unternehmen.

Konkurrenzverbot (ital.: patto di non concorrenza)

Das Konkurrenzverbot hat die Absicht, den Arbeitnehmer für einen gewissen Zeitraum nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses in seinen Aktivitäten einzuschränken, die im Wettbewerb zum Ex-Arbeitgeber stehen. Es handelt sich um eine freiwillige Abmachung, die auf beidseitiger Leistungserbringung beruht: der Arbeitnehmer muss das Verbot einhalten, im Gegenzug erhält er eine Entschädigung vom Arbeitgeber.

Das vorgesehene Entgelt kann entweder monatlich (wenn Abmachung vor oder während des Arbeitsverhältnisses getroffen wird) oder am Ende des Arbeitsverhältnisses in einer einzigen Rate bezahlt werden.

Details zum Arbeitsvertrag in Italien.

Lebensmittelpunkt in Italien (ital.: centro della vita)

Verschiebt ein Arbeitnehmer seinen Lebensmittelpunkt - wenn z. B. ein Arbeitnehmer von Deutschland nach Italien zieht - er aber weiterhin für seinen deutschen Arbeitgeber tätig bleibt, so ist eine Lohnabrechnung in Italien nach italienischem Arbeitsrecht notwendig. Details dazu finden Sie unter Anmeldung Arbeitnehmer in Italien. Eine weitere Variante ist die Gründung einer eigenständigen GmbH in Italien, über welche der Arbeitnehmer beschäftigt wird.


Allgemeines zum Lebensmittelpunkt:
Arbeitnehmer sind aufgrund beruflicher Gegebenheiten oft dazu gezwungen, sich in einem ausländischen Staat einen zweiten Wohnsitz anzumelden. Problematisch wird dies oft bei der Klärung der Steuerzuständigkeiten der einzelnen Länder, da das Welteinkommen in jenem Staat zu versteuern ist, in dem sich der Lebensmittelpunkt befindet.

Zur Klärung des Lebensmittelpunktes zählt ausschließlich der Umstand, ob eine Wohnung bzw. ein Haus (Miete, Eigentum, unentgeltliche Mitbenutzung etc) jederzeit benutzt werden kann. Beispiel: Solange die Familie in Italien wohnt, besteht bei einer intakten Beziehung auf jeden Fall der Lebensmittelpunkt weiterhin in Italien, auch wenn ein zweiter Wohnsitz in einem Auslandsstaat registriert wurde.

In diesen Fällen kann es somit vorkommen, dass der Arbeitnehmer die im Ausland erwirtschaftete Entlohnung aufgrund der 183-Tage-Regelung auch dort versteuern muss. Dieses Einkommen muss er dann allerdings im Heimatstaat (Lebensmittelpunkt) erneut erklären (Besteuerung Welteinkommen).

Existiert ein Doppelbesteuerungsabkommen zwischen beiden Saaten, kann die im Ausland bezahlte Steuer in jedem Fall (gänzlich oder zum Teil) im Heimatstaat angerechnet werden.

Lohnstreifen (ital.: busta paga)

Der Lohnstreifen (ital.: busta paga oder cedolino; auch Lohnzettel, Lohnabrechnung, payroll genannt) ist ein Dokument, in welchem die Zusammensetzung und Berechnung Nettolohnes den jeweiligen Monatszeitraum angeführt wird. Der Lohnstreifen wird anhand der vom Unternehmen an den Berater zugeschickten Anwesenheitsliste (Stundenregister bzw. Präsenzliste) erstellt. Der Lohnstreifen ist folglich eine Aufstellung, in welcher sämtliche Lohnelemente (Grundlohn, Überstunden, Außendienstzulagen, usw.) sowie die entsprechenden Abzüge zu Lasten des Arbeitnehmers (Beiträge, Steuern, usw.) angeführt werden. Unternehmen sind seit 1953 gesetzlich dazu verpflichtet, einen monatlichen Lohnstreifen zu erstellen und an ihre Arbeitnehmer auszuhändigen.

Für den Lohnstreifen ist keine offizielle Form vorgeschrieben. In den von unserer Kanzlei erstellen Lohnstreifen sind neben den Stammdaten des Arbeitgebers und Arbeitnehmers unter anderem folgende Elemente ersichtlich:

  • Daten zum Arbeitsverhältnis (Beginndatum, Dauer Betriebszugehörigkeit, usw.)
  • Zusammensetzung der Bruttoentlohnung (Grundgehalt, Kontingenz, Dienstalterszulage, usw.)
  • angereifter und genossener Urlaub bzw. Freistellungen
  • aktueller Stand des Urlaubes/Freistellungen
  • gearbeitete Tage und Stunden
  • aktueller Stand des Zeitkontos,
  • der angewandte Kollektivvertrag,
  • Einstufung lt. Kollektivvertrag inkl. Beschreibung der Tätigkeit
  • Beiträge und Steuern zu Lasten des Arbeitnehmers
  • Nettolohn

Probezeit (ital.: periodo di prova)

Die Dauer der Probezeit wird vom Kollektivvertrag vorgeschrieben. Sie dient als Testphase für den Arbeitgeber und den Mitarbeiter. Während der Probezeit kann das Arbeitsverhältnis jederzeit ohne Einhaltung einer Kündigungsfrist und ohne Angabe von Gründen aufgelöst werden. Auf die Anwendung der Probezeit kann auch verzichtet werden.

Tariflohn/Mindestlohn in Italien (ital.: paga base)

Der Tariflohn wird im Kollektivvertrag (Tarifvertrag) festgelegt und bezeichnet das Mindestgehalt, das ein Arbeitnehmer, angepasst an die berufliche Qualifikation, mindestens verdienen muss.

Die Tariflöhne der einzelnen Kollektivverträge werden durch die Arbeitgeberverbände und durch die Gewerkschaften ausgehandelt und periodisch angepasst. Arbeitgeber sind verpflichtet, ihren Arbeitnehmern mindestens den vorgeschriebenen Tariflohn (Mindestlohn) zu bezahlen.

Es ist möglich den Arbeitnehmern durch Zuwendungen mehr zu entlohnen. Nicht erlaubt ist es allerdings, unter Tarif zu entlohnen.

Weiterführende Informationen:
- Anmeldung Arbeitnehmer in Italien
- Verrechenbares Lohnelement

Zeitkonto/Stundenbank (ital.: banca ore)

Leistet ein Arbeitnehmer Mehr-stunden, müssen diese im Normalfall als Überstunden angegeben und mit den entsprechenden Aufschlägen ausbezahlt werden, Weniger-stunden müssen hingegen als Urlaub berücksichtigt werden. Um die Arbeitszeiten flexibler zu gestalten, gibt es das Modell Zeitkonto.

Das Zeitkonto erfasst die Differenz zwischen Soll- und Ist-Arbeitsstunden. Dadurch hat der Arbeitnehmer die Chance, Zeitguthaben anzusammeln, wenn seine tatsächliche Arbeitszeit die vereinbarte Arbeitszeit überschreitet. Es ist kein bzw. nur ein geringer Überstundenaufschlag zu entrichten. Unterschreitet der Arbeitnehmer die vereinbarte Arbeitszeit, so kommt es zu Zeitschulden, welche mit den angesammelten Stunden verrechnet werden und somit nicht vom Urlaub abgezogen werden.

Die genauen Spielregeln des Zeitkontos, z.B. ob die Stunden 1:1 ausgeglichen werden können, bzw. ob das Zeitguthaben gedeckelt ist, usw. gibt auch hier der angewandte Kollektivvertrag vor. Es gibt auch Kollektivverträge in welchen das Zeitkonto überhaupt nicht vorgesehen ist. In diesem Fall, bzw. im Fall, dass die Regelungen des Kollektivvertrages abgeändert werden möchte, muss eine Vereinbarung in Zusammenarbeit mit einer Gewerkschaft getroffen werden.

Wird kein Zeitkonto angewandt, müssen Mehr-stunden als Überstunden angegeben und mit den entsprechenden Aufschlägen ausbezahlt werden.

+ Alles einblenden
- Alles ausblenden
hermann-andrae-graber
Hermann Andrä Graber
Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Kanzleileitung, Gründungsberatung
Anstellung von italienischen Mitarbeitern und Registrierung als Arbeitgeber ohne Gründung einer GmbH bzw. Betriebsstätte in Italien.
EINIGE REFERENZEN FÜR DIE REGISTRIERUNG ALS ARBEITGEBER IN ITALIEN
adsquare agria-werke-gmbh aluteam amscan apoplex arnezeder-gmbh auto-partner-sa be-terna bio-science-valution bock-gmbh britas-recycling-anlagen-gmbh ccty certoplast clark cocus combyne cube-bikes daetwyler diction-ag dlr dormakaba eigensonne-gmbh einza diy-element-system-gmbh-neu etimex evo-trade-gmbh fgk-clinical-research-gmbh fissco fleets-international-enterprises flyer foodspring fraba-gmbh friese-gmbh frontwell gastfreund gebauer-griller-kabelwerke-gesmbh hella-gutmann-solutions-gmbh hess highsnobiety hoenle labor-dr-lippert-gmbh hydroflex-group-gmbh ibg-swiss-ag[2] instafreight-gmbh international-payroll-services iomedico ism-heinrich-kraemer-gmbh-co isola-neu ittm janser-neu jmarquardt-technologies-gmbh k-u-l-t-kress-umweltschonende-landtechnik-gmbh kern knaus-tabbert-gmbh komoot kornit-digital kruelland-gmbh[2] louis-internet-gmbh maxon-computer-gmbh me-mobil-elektronik medi-globe m-tec nolte-k-chen paki-logistics patlite-europe-gmbh peter-b-del phenox-neu phytobiotics-futterzusatzstoffe-gmbh platit portwell-gmbh qa-systems reckmann rego-gmbh-neu renfert-gmbh schaeferrolls sigmatek-gmbh-co-kg stabila syslab system-industrie-electronic-gmbh vizio wibu windmoeller-neu winkhaus wr-certification-gmbh x4u-express-for-you-gmbh zebco-europe-gmbh zeiser zeller-gmelin
News & Rundschreiben
29.09.2022
Ausdehnung der Steuergutschrift für Strom und Gas
Die Steuergutschrift für Strom und Gas, welche bereits in unserem Rundschreiben vom 11.08.2022 behandelt ...
weiterlesen
29.09.2022
In eigener Sache – Kernkompetenz
Wir sind stets bemüht, unsere Dienstleistungen klar und transparent zu kommunizieren und erkennbar zu machen, ...
weiterlesen
29.09.2022
Bilanzbesprechung und Steuerplanung
Wir nähern uns dem letzten Quartal des laufenden Jahres, deshalb ist es an der Zeit, Zwischenbilanz zu ziehen ...
weiterlesen
22.09.2022
Strafregisterauszug Minderjährige
Da bei fehlendem Strafregisterauszug Strafen von 10.000 € bis 15.000 € vorgesehen sind, möchten wir nochmals ...
weiterlesen
Rienzfeldstraße 30
39031 Bruneck - Südtirol
Jetzt unverbindlich anfragen