Seit 01.01.2019 gilt die Pflicht zur elektronischen Rechnungslegung. Bis auf wenige Ausnahmen müssen seither alle Rechnungen im XML-Format erstellt und an das Austauschsystem der Einnahmenagentur SDI versendet werden.

Wichtige Links:

Für Sportello Cloud (Versendung Ausgangsrechnungen und Einsichtnahme Eingangsrechnungen): www.sportello.cloud
Für FattureWeb (Online-Tool zur Erstellung der elektronischen Rechnung): fattureweb.sistemi.com


Fragen & Antworten
1. Begriffserklärung
1.a) Frage: Was ist das XML-Format der elektronischen Rechnung?
Antwort:
Das XML-Format ist das gesetzlich vorgeschriebene Datenformat für die korrekte Ausstellung der elektronischen Rechnung.

1.b) Frage: Was bedeutet Austauschsystem oder „SDI – sistema di interscambio“?
Antwort:
Das Austauschsystem ist eine elektronische Plattform der Einnahmenagentur.
Die elektronischen Rechnungen müssen zwingend an das Austauschsystem übermittelt werden, welches sie nach durchgeführten Kontrollen an den Rechnungsempfänger weiterleitet.

1.c) Frage: Was ist der Empfängerkodex oder „codice destinatario“?
Antwort:
Es handelt sich hierbei um einen Zustellungskodex, mit welchem die elektronischen Rechnungen dem Kunden direkt zugestellt werden können.


2. Subjekte, die zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet sind
2.a) Frage: Wer ist zur Ausstellung der elektronischen Rechnung verpflichtet?
Antwort:
Dazu verpflichtet sind alle Unternehmen und Freiberufler, die in Italien ansässig sind (dazu zählen auch die Betriebstätten). Steuerpflichtige, die eines der Pauschalsysteme anwenden (regime dei minimi, regime forfettario), befreite Landwirte und direkte MwSt.-Registrierungen sind von der Pflicht ausgenommen.

2.b) Frage: Müssen elektronische Rechnungen auch an private Kunden ausgestellt werden?
Antwort:
Ja, allerdings muss den Kunden eine Rechnungskopie auf Papier oder als Pdf zugesandt werden. Auf der Rechnungskopie muss folgender Hinweise angegeben werden: „Rechnung wurde elektronisch an das Austauschsystem SDI der Einnahmenagentur versendet - Fattura inviata elettronicamente al Sistema di Interscambio SDI dell'Agenzia delle Entrate.“


3. Rechnungsstellung Jahr 2018
3.a) Frage: Wie müssen Ausgangsrechnungen zum Jahresende 2018 ausgestellt werden?
Antwort:
Ausgangsrechnungen welche bis zum 31.12.2018 datiert sind, können noch auf Papier oder im Pdf-Format ausgestellt werden. Dies auch dann, wenn deren Versand erst im Jänner 2019 erfolgt.


4. Versendung der Rechnung an das SDI
4.a) Frage: Wie weiß der Rechnungsaussteller, dass die Rechnung vom Austauschsystem SDI angenommen worden ist?
Antwort:
Vom Austauschsystem SDI wird eine Empfangsbestätigung ausgestellt.

4.b) Frage: Wie lange benötigt das Austauschsystem SDI für die Prüfung und die Weiterleitung der Rechnung an den Kunden?
Antwort:
In der Regel dürfte die Prüfung und die Weiterleitung nur wenige Stunden beanspruchen, gesetzlich hat das SDI allerdings 5 Kalendertage Zeit. Innerhalb dieser Frist wird dem Rechnungssteller eine Bestätigung über die durchgeführte Versendung oder über die Ablehnung zugestellt.
Wird eine Rechnung vom Austauschsystem SDI angenommen, gilt sie als korrekt ausgestellt. Kann sie das Austauschsystem dem Kunden jedoch nicht zustellen, erhält der Rechnungssteller eine Mitteilung. In diesem Fall empfiehlt es sich, dem Kunden eine Rechnungskopie in Papierform oder als Pdf zukommen zu lassen.  


5. Fehler bei der Versendung der Rechnung an das SDI
5.a) Frage: Was passiert, wenn eine elektronische Rechnung vom Austauschsystem SDI nicht angenommen wird?
Antwort:
Die Fehler müssen behoben und die Rechnung innerhalb von 5 Kalendertagen (nicht Arbeitstage) erneut versendet werden.

5.b) Frage: Was passiert, wenn die MwSt.-Nr. oder Steuernummer des Rechnungsempfängers nicht stimmt?
Antwort:
Ist die MwSt.-Nr. oder die Steuernummer ungültig, wird die Rechnung vom Austauschsystem SDI nicht angenommen. Ist die MwSt.-Nr. hingegen abgemeldet (cessata) oder der Rechnungsempfänger verstorben, wird die Rechnung vom SDI trotzdem angenommen.

5.c) Frage: Was passiert wenn man eine Rechnung für eine nicht gelieferte Ware oder nicht bezogene Leistung erhält?
Antwort:
Eine elektronisch zugestellte Rechnung kann nicht abgelehnt werden, daher muss eine Gutschrift ausgestellt werden.
 

6. Empfängerkodex
6.a) Frage: Warum können Lieferanten den allgemeinen Empfängerkodex "0000000" angeben, um die elektronischen Rechnungen zu versenden?
Antwort: Da wir für den Großteil unseren Mandanten im zentralen Archiv der Einnahmenagentur die gewünschte Zustellungsart der Eingangsrechnungen hinterlegt haben, reicht es aus, wenn Ihre Lieferanten den allgemeinen Empfängerkodex "0000000" (7-Mal die Null) angeben. Sollte einer Ihrer Lieferanten auf die Angabe des Empfängerkodex bestehen, so können Sie ihm den Kodex USAL8PV mitteilen.


7. Rechnungsstellung
7.a) Frage: Wann müssen Ausgangsrechnungen (auch Sofortrechnungen) ausgestellt werden?
Antwort:
Die Rechnungen müssen innerhalb von 10 Tagen nach erfolgter Lieferung bzw. Leistungserbringung ausgestellt und an das Austauschsystem SDI versendet werden.
Beispiel: Die Rechnung für eine am 18. Oktober durchgeführte Warenlieferung ist bis spätestens 28. Oktober auszustellen. Als Rechnungsdatum ist das Datum der Umsatzerbringung anzugeben (18.10.). Das Datum der Annahme der Rechnung (28.10) wird automatisch vom SDI zugewiesen.

7.b) Frage: Ist die aufgeschobene Fakturierung (fatturazione differita) auch weiterhin möglich?
Antwort:
Ja, die Möglichkeit der aufgeschobenen Fakturierung besteht weiterhin. Die Rechnung muss innerhalb des 15. des Folgemonats nach Lieferung bzw. Leistungserbringung ausgestellt werden. Die entsprechende MwSt. muss dabei in der MwSt.-Abrechnung des Bezugszeitraumes der Umsatzerbringung berücksichtigt werden.
Beispiel: Für eine Lieferung vom Januar, die durch einen Lieferschein belegt ist, wird die Rechnung am 10. Februar ausgestellt. Die MwSt. muss in der Abrechnung für Januar 2019 berücksichtigt werden.
Aus praktischen Gründen empfehlen wir Ihnen, die Rechnung wie bisher am Monatsende zu erstellen. In diesem Fall muss die elektronische Rechnung jedoch innerhalb des 10. des Folgemonats an das Austauschsystem SDI versendet werden, damit die 10-Tages-Frist für die Ausstellung der elektronischen Rechnung eingehalten wird.

7.c) Frage: Sind für die verspätete Ausstellung elektronischer Rechnungen Strafen vorgesehen?
Antwort:
Für das erste Halbjahr 2019 sind bei verspäteter Ausstellung der Rechnung keine Strafen vorgesehen. Die Rechnungslegung muss aber innerhalb des Termins der jeweiligen MwSt.-Abrechnung erfolgen. Die MwSt. ist bereits in dieser Abrechnung zu berücksichtigen. Erfolgt die Rechnungslegung hingegen erst innerhalb des Termins der folgenden MwSt.-Abrechnung, ist eine Strafe von 20% der ausgewiesenen MwSt. vorgesehen.


8. Innergemeinschaftliche Rechnungen und Zollbolletten
8.a) Frage: Sind von der Pflicht zur elektronischen Rechnungslegung auch innergemeinschaftliche Rechnungen und Zollbolletten betroffen?
Antwort
: Zollbolletten und Rechnungen für innergemeinschaftliche Lieferungen und Leistungen sind von der Pflicht ausgenommen. Freiwillig können jedoch auch für innergemeinschaftliche Lieferungen und Leistungen elektronische Rechnungen ausgestellt werden.

8.b) Frage: Worin besteht der Vorteil, auch für innergemeinschaftliche Lieferungen und Leistungen elektronische Rechnungen auszustellen?
Antwort
: Für diese Rechnungen entfällt die Pflicht des sogenannten "Esterometro" (Meldung der Ein- und Ausgangsrechnungen). Die Intrastat-Meldung muss wie bisher abgefasst werden.
Für die Rechnungsstellung an ein nicht in Italien ansässiges Unternehmen ist der konventionelle Empfängerkodex „XXXXXXX“ (sieben Mal X in Großbuchstaben) anzugeben; weiteres muss dem Kunden die Rechnung in traditioneller Form (Papier oder Pdf) zugestellt werden.


9. Treibstoff 
9.a) Frage: Wie muss der Einkauf von Treibstoff dokumentiert werden, damit die Aufwendungen steuerlich absetzbar sind?
Antwort:
Der Ankauf von Treibstoff im Inland muss durch eine elektronische Rechnung belegt werden, auch wenn die Zahlung mittels verfolgbare Zahlungsmittel erfolgt. Die Angabe des Kennzeichens des Fahrzeuges ist nicht verpflichtend, jedoch wird dies empfohlen, damit eine Zuordnung der Spesen zum Fahrzeug möglich ist. Für den Ankauf von Treibstoff im Ausland ist weiterhin ein Beleg ausreichend.


10. Pauschalsysteme
10.a) Frage: Wie müssen Steuerpflichtige, die eines der Pauschalsysteme (regime dei minimi, regime forfettario) anwenden, ihre Rechnungen ausstellen?
Antwort:
Sie sind von der Pflicht der elektronischen Rechnungslegung befreit, können jedoch freiwillig die Rechnungen elektronisch ausstellen und versenden. In diesem Fall gilt die Pflicht zur elektronischen Archivierung.


11. Eigenrechnung
11.a) Frage: Müssen Eigenrechnungen auch elektronisch ausgestellt werden?
Antwort:
Ja, auch wenn es sich um Rechnungen für Werbegeschenke und Gratiswaren handelt.


12. Ausgangsrechnung mit Absichtserklärung
12.a)
 Frage: Rechnungen an gewohnheitsmäßige Exporteure könne bei Vorliegen einer Absichtserklärung ohne MwSt. ausgestellt werden. Wo hat die Angabe der Daten der Absichtserklärungen in der elektronischen Rechnung zu erfolgen?
Antwort: Hierfür ist kein eigenes Feld vorgesehen. Die Daten der Absichtserklärungen können in den frei verfügbaren Feldern angegeben werden.


13. Ausgangsrechnungen ohne Angabe der MwSt. 
13.a) Frage: Welche Pflichtangaben gibt es für Rechnungen, wo die Umsätze ohne MwSt. abgerechnet werden?
Antwort:
Je nach Geschäftsvorfall müssen folgende Kodexe auf der elektronischen Rechnung angegeben werden:
N1 - Umsätze außerhalb des MwSt.-Bereiches (Art. 15)
N2 - Nicht steuerbare Umsätze: Rechnungen von Steuerpflichtigen im Pauschalsystem (regime forfettario), erbrachte Dienstleistungen für Kunden außerhalb der EU (Art. 7-ter)
N3 - Nicht steuerpflichtige Umsätze: Exporte (Art. 8), internationale Dienstleistungen im Zusammenhang mit dem Personen-
und Güterverkehr (Art. 9), innergemeinschaftliche Lieferungen (Art. 41)
N4 - Befreite Umsätze (Art. 10)
N5 - Umsätze mit Margenbesteuerung für Gebrauchtgegenstände (Art. 36), Umsätze im Verlagswesen und Umsätze von Reiseagenturen (Art. 74-ter)
N6 - Umsätze, für welche die Umkehr der Steuerschuldnerschaft gilt (Reverse Charge Art. 17 Abs. 6),
innergemeinschaftliche Dienstleistungen (Art. 7-ter)
N7 - Umsätze mit Steuerschuld in einem anderen EU-Mitgliedstaat (MOSS)


14. Rechnungen außerhalb des MwSt.- Bereiches (fuori campo Iva)
14.a) Frage: Gilt die elektronische Rechnungspflicht auch für Geschäfte außerhalb des MwSt.-Bereiches?

Antwort: Für Geschäfte außerhalb des MwSt.-Bereiches gibt es keine Pflicht zur Rechnungslegung. Wird jedoch eine Rechnung ausgestellt, besteht auch hier die Pflicht zur elektronischen Rechnungslegung (Bei der Rechnungslegung muss Kodex N2 angegeben werden).


15. Digitale Unterschrift
15.a) Frage: Müssen alle elektronischen Rechnungen digital unterschrieben werden?
Antwort:
Nein, die elektronische Unterschrift ist nur für Rechnungen an die öffentliche Verwaltung verpflichtend.


16. Stempelsteuer
16.a) Frage: Wie ist die Stempelsteuer zu entrichten, sollte eine elektronische Rechnung der Stempelsteuer unterliegen?

Antwort: Hierfür gibt es ein vereinfachtes Verfahren. Die Einnahmenagentur berechnet die geschuldete Stempelsteuer aufgrund der übermittelten Angaben in den elektronischen Rechnungen. Diese ist innerhalb von 20 Tagen nach Quartalsende einzuzahlen. Die Einzahlung kann über den Vordruck F24 erfolgen. Auf der elektronischen Rechnung muss folgender Hinweis angebracht werden: „Entrichtung der Stempelsteuer gemäß der Ministerialverordnung vom 17. Juni 2014".


17. Preisnachlass
17.a) Frage: Wie wird ein Skonto in der elektronischen Rechnung angegeben?
Antwort:
Unter einem Skonto ist ein Nachlass zu verstehen, der auf den Rechnungsbetrag bei Zahlung innerhalb eines bestimmten Zeitraums gewährt wird. Als solcher verringert dieser nicht den Rechnungsbetrag. Wir empfehlen Ihnen deshalb die Angabe desselben in den frei verfügbaren Feldern der elektronischen Rechnung.


18. Rechnungsstellung an mehrere Kunden
18.a) Frage: Ist es möglich, eine elektronische Rechnung an mehrere Rechnungsempfänger auszustellen?
Antwort:
Ja, diese Möglichkeit ist aber nur bei privaten Endkunden vorgesehen. Da die XML-Datei nur die Angabe eines Rechnungsempfängers ermöglicht, werden die Daten der zusätzlichen Empfänger in den frei verfügbaren Feldern angegeben.


19. Rechnungen für den privaten Bereich
19.a) Frage: Wie ist eine Rechnung an einen Einzelunternehmer oder Freiberufler auszustellen, wenn diese den privaten Bereich betrifft?
Antwort:
Betrifft eine Rechnung den Unternehmer oder Freiberufler privat, so ist in der Rechnung lediglich die Steuernummer des Kunden anzugeben und die MwSt.-Nr. wegzulassen.


20. Sonderzeichen
21.a) Frage: Worauf muss bei der Ausstellung der elektronischen Rechnungen geachtet werden?
Antwort:
Umlaute, das scharfe S (ß) und Sonderzeichen wie €, /, - und @ führen häufig dazu, dass XML-Dateien nicht versenden werden können. Deshalb empfehlen wir Ihnen, auf diese Zeichen zu verzichten. Anstelle eines ö sollte z.B. die Schreibweise oe verwendet werden.