1. Begriffserklärung
1.a) Frage: Was ist das XML-Format der elektronischen Rechnung?
Antwort: Das XML-Format ist das gesetzlich vorgeschriebene Datenformat für die korrekte Ausstellung der elektronischen Rechnung in Italien.
1.b) Frage: Was bedeutet Austauschsystem oder „SdI – Sistema di Interscambio“?
Antwort: Das Austauschsystem SdI (ital. Sistema di Interscambio) ist eine elektronische Plattform der Einnahmenagentur. Die elektronischen Rechnungen müssen zwingend an das Austauschsystem übermittelt werden, welches sie nach durchgeführten Kontrollen an den Rechnungsempfänger weiterleitet.
1.c) Frage: Was ist der Empfängerkodex oder „codice destinatario“?
Antwort: Es handelt sich um einen Zustellungskodex, mit welchem die elektronischen Rechnungen dem Kunden direkt zugestellt werden können.
2. Subjekte, die zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet sind
2.a) Frage: Wer ist zur Ausstellung der elektronischen Rechnung verpflichtet?
Antwort: Alle Unternehmen und Freiberufler, die in Italien ansässig sind (dazu zählen auch die Zweigniederlassungen), sind zur Ausstellung der elektronischen Rechnung verpflichtet. Steuerpflichtige, die das Pauschalsystem anwenden, sind von der elektronischen Rechnungsstellung bis inkl. 2023 befreit, sofern sie im Jahr 2021 Erlöse bis 25.000 Euro erzielt haben. Befreite Landwirte, direkte MwSt.-Registrierungen sowie Fiskalvertreter sind von der Pflicht ebenfalls ausgenommen.
2.b) Frage: Müssen elektronische Rechnungen auch an private Kunden ausgestellt werden?
Antwort: Ja, allerdings muss den Kunden zusätzlich eine Rechnungskopie in Form einer PDF-Datei oder auf Papier zugesandt werden. Auf der Rechnungskopie muss folgender Hinweis angegeben werden: "Rechnung wurde elektronisch an das Austauschsystem SdI der Einnahmenagentur versendet - Fattura inviata elettronicamente al Sistema di Interscambio SdI dell'Agenzia delle Entrate."
3. Versendung der Rechnung an das SdI
3.a) Frage: Wie weiß der Rechnungsaussteller, dass die Rechnung vom Austauschsystem SdI angenommen worden ist?
Antwort: Vom Austauschsystem SdI wird eine Empfangsbestätigung ausgestellt.
3.b) Frage: Wie lange benötigt das Austauschsystem SdI für die Prüfung und die Zustellung der Rechnung an den Kunden?
Antwort: In der Regel erfolgt die Prüfung und Zustellung der elektronischen Rechnung an den Kunden in nur wenigen Stunden. Gemäß gesetzlichen Bestimmungen hat das Austauschsystem SdI jedoch 5 Kalendertage Zeit dafür. Innerhalb dieses Zeitraumes erhält der Rechnungssteller eine Bestätigung über die erfolgte Übermittlung oder die Ablehnung der Rechnung. Wird eine Rechnung vom Austauschsystem SdI angenommen, gilt sie als ordnungsgemäß ausgestellt. Sollte das Austauschsystem SdI die Rechnung nicht an den Kunden zustellen können, wird der Rechnungssteller darüber benachrichtigt. In diesem Fall wird empfohlen, dem Kunden eine Rechnungskopie in Papierform oder als PDF-Datei zukommen zu lassen.
4. Fehler bei der Versendung der Rechnung an das SdI
4.a) Frage: Was passiert, wenn eine elektronische Rechnung vom Austauschsystem SdI nicht angenommen wird?
Antwort: Die Fehler müssen behoben und die Rechnung innerhalb von 5 Kalendertagen (nicht Arbeitstage) erneut versendet werden.
4.b) Frage: Was passiert, wenn die MwSt.- oder Steuernummer des Rechnungsempfängers nicht stimmt?
Antwort: Ist die MwSt.- oder Steuernummer ungültig, wird die Rechnung vom Austauschsystem SdI abgelehnt. Ist die MwSt.-Nummer hingegen abgemeldet (cessata) oder der Rechnungsempfänger ist verstorben, wird die Rechnung trotzdem angenommen.
4.c) Frage: Was passiert wenn man eine Rechnung für eine nicht gelieferte Ware oder nicht bezogene Leistung erhält?
Antwort: Eine elektronisch zugestellte Rechnung kann nicht abgelehnt werden, daher muss eine Gutschrift ausgestellt werden.
5. Empfängerkodex
5.a) Frage: Warum kann ein Lieferant den allgemeinen Empfängerkodex ""0000000"" auf einer elektronischen Rechnung angeben und trotzdem wird diese wird dem Rechnungsempfänger zugestellt?
Antwort: Im zentralen Archiv der Einnahmenagentur kann die gewünschte Zustellungsart für Eingangsrechnungen hinterlegt werden. Dabei kann entweder ein Empfängerkodex oder eine PEC-Adresse angegeben werden. Erfolgt die Zustellung der elektronischen Rechnung aufgrund des Empfängerkodexes und dieser wird in diesem Archiv hinterlegt, so reicht es aus, wenn die Lieferanten den allgemeinen Empfängerkodex ""0000000"" (siebenmal die Null) angeben.
6. Rechnungsstellung
6.a) Frage: Wann müssen Ausgangsrechnungen (auch Sofortrechnungen) ausgestellt werden?
Antwort: Das Datum der Umsatzerbringung ist ausschlaggebend dafür, bis zu welchem Zeitpunkt eine Rechnung spätestens auszustellen ist. Für
Lieferungen ist die
Übergabe oder die Versendung der Ware ausschlaggebend, bei
Dienstleistungen bzw. Anzahlungen hingegen der Zeitpunkt der
Zahlung. Die Rechnungen müssen innerhalb von 12 Tagen nach erfolgter Umsatzerbringung an das Austauschsystem SdI versendet werden.
Beispiel 1: Die Rechnung für eine am 18.10. durchgeführte Warenlieferung ist bis spätestens 30.10. auszustellen. Als Rechnungsdatum ist das Datum der Umsatzerbringung anzugeben (18.10.). Das Datum der Annahme der Rechnung (30.10.) wird automatisch vom SdI zugewiesen.
Beispiel 2: Ein Architekt, der am 08.07. die Zahlung eines Kunden erhält, hat bis zum 20.07. Zeit, die elektronische Rechnung auszustellen und über die SdI-Plattform zu versenden. Als Rechnungsdatum ist der 08.07. anzugeben.
6.b) Frage: Was bedeutet aufgeschobene Fakturierung (fatturazione differita) und ist diese auch weiterhin möglich?
Antwort: Aufgeschobene Fakturierung bedeutet, dass man die Lieferungen eines Monats in einer Sammelrechnung unter Angabe der jeweiligen Lieferscheine zusammenfasst. Diese Möglichkeit besteht auch nach Einführung der elektronischen Rechnung. Dabei muss die Rechnung innerhalb des 15. des Folgemonats nach Lieferung ausgestellt und die entsprechende MwSt. in der MwSt.-Abrechnung des Bezugszeitraumes der Umsatzerbringung berücksichtigt werden. Auch wenn diese Möglichkeit besteht, wird die Sammelrechnung in der Praxis wie bisher mit dem letzten Tag des Bezugsmonats datiert und innerhalb des 12. des Folgemonats versendet.
Beispiel 1: Für eine Lieferung vom 20.01., die durch einen Lieferschein belegt ist, wird die Rechnung mit Rechnungsdatum 10.02. ausgestellt. Die MwSt. muss in der MwSt.-Abrechnung für den Bezugsmonat Jänner berücksichtigt werden.
Beispiel 2: Die Baustoff AG liefert am 01.07., 18.07. und 28.07. Baumaterial an die Ökobau KG und stellt hierfür mit dem jeweiligen Lieferdatum einen Lieferschein aus. Die Baustoff AG hat bis zum 15.08. Zeit, die Rechnung über das Austauschsystem SdI zu versenden. Die MwSt. muss in der MwSt.-Abrechnung für den Bezugsmonat Juli berücksichtigt werden.
6.c) Frage: Sind für die verspätete Ausstellung elektronischer Rechnungen Strafen vorgesehen?
Antwort: Für die verspätete Ausstellung von elektronischen Rechnungen fallen je nach Art des Fehlers folgende Strafen an:
Rechnungen mit MwSt.:
- Verspätete Rechnungsstellung ohne Auswirkung auf die MwSt.-Abrechnung: die Strafen belaufen sich auf 250 - 2.000 Euro pro Rechnung
- Verspätete Rechnungsstellung mit Auswirkung auf die MwSt.-Abrechnung: die Strafen belaufen sich auf 90 % - 180 % der ausgewiesenen MwSt. (Mindestbetrag von 500 Euro pro Rechnung)
Rechnungen ohne MwSt.:
- Verspätete Rechnungsstellung ohne Auswirkung auf die Bemessungsgrundlage der Einkommenssteuer: die Strafen belaufen sich auf 250 - 2.000 Euro pro Rechnung
- Verspätete Rechnungsstellung mit Auswirkung auf die Bemessungsgrundlage der Einkommenssteuer: die Strafen belaufen sich auf 5 % - 10 % der Einnahmen (Mindestbetrag von 500 Euro pro Rechnung)
Die genannten Strafen können mittels freiwilliger Berichtigung reduziert werden. Dabei werden die Strafen je nach Zeitpunkt der Berichtigung auf 1/6 bis 1/10 reduziert.
7. Dokumentenarten
7.a) Frage: Welche Dokumentarten gibt es bei der elektronischen Rechnung?
Antwort: Die Dokumentenart wird anhand eines TD-Kodex bestimmt, wobei folgende Kodexe vorgesehen sind:
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Zur Erstellung der Ausgangsrechnungen
- TD01 – Rechnung
- TD02 - Anzahlung für Rechnung
- TD03 - Anzahlung für Honorarnote für freiberufliche Tätigkeit
- TD04 – Gutschrift auf bereits ausgestellte Rechnung
- TD05 – Belastungsnote auf bereits ausgestellte Rechnung
- TD06 – Honorarnote für freiberufliche Tätigkeit
- TD24 - Aufgeschobene Rechnung lt. Art. 21 Abs. 4 a anhand eines Lieferscheines oder Beleges
- TD25 - Aufgeschobene Rechnung lt. Art. 21 Abs. 4 b für interne Dreiecksgeschäfte
- TD26 - Verkauf von Anlagegütern und interne Umsätze bei getrennten MwSt.-Tätigkeiten
- TD27 - Rechnung für Eigenverbrauch und unentgeltliche Lieferungen ohne Abwälzung der MwSt.
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Zur Erstellung der Eigenrechnungen
- TD16 - Ergänzung für internes Reverse-Charge
- TD17 - Ergänzung/Eigenrechnung für Leistungen aus dem Ausland
- TD18 - Ergänzung für innergemeinschaftliche Erwerbe
- TD19 - Ergänzung/Eigenrechnung für Erwerbe lt. Art. 17 Abs. 2
- TD20 - Eigenrechnung für die Berichtigung oder Ergänzung von Rechnungen
- TD21 - Eigenrechnung für Plafonds-Überschreitung
- TD22 - Entnahme aus MwSt.-Lager
- TD23 - Entnahme aus MwSt.-Lager mit Abführung der MwSt.
- TD28 - Ergänzung für Papierrechnungen mit MwSt. aus San Marino
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Die am häufigsten verwendeten Kodexe sind TD01 für die Rechnung und TD04 für die Gutschrift. Die Dokumentarten TD16 - TD23 und TD28 sind ausschließlich für buchhalterische Zwecke im Rahmen der Steuerschuldumkehrung vorgesehen.
8. Ausgangsrechnungen ohne Angabe der MwSt.
8.a) Frage: Welche Pflichtangaben gibt es ab 01.01.2021 in Bezug auf steuerfreien Umsätze?
Antwort: Steuerfreie Umsätze werden durch die Angabe eines Transaktionskodex klassifiziert. Dabei sind folgende Kodexe (N-Kodexe) vorgesehen:
N1 - Umsätze außerhalb des MwSt.-Bereiches (Art. 15)
N2.1 - Nicht steuerbare Umsätze: erbrachte Dienstleistungen lt. Art. 7 - 7-septies
N2.2 - Nicht steuerbare Umsätze: andere Fälle (z.B. Steuerpflichtige im Pauschalsystem)
N3.1 - Nicht steuerpflichtige Umsätze: Exporte lt. Art. 8 Abs. 1 a-b
N3.2 - Innergemeinschaftliche Lieferungen lt. Art. 41, Dreiecksgeschäfte lt. Art. 58
N3.3 - Lieferungen nach San Marino lt. Art. 71 Abs. 1
N3.4 - Nicht steuerpflichtige Umsätze: den Exporten gleichgestellte Operationen lt. Art. 8-bis Abs. 1
N3.5 - Nicht steuerpflichtige Umsätze: Verkäufe an gewohnheitsmäßige Exporteure (Art. 8 Abs. 1 c)
N3.6 - Nicht steuerpflichtige Umsätze, welche nicht zur Bildung des Plafonds beitragen
N4 - Befreite Umsätze (Art. 10)
N5 - Umsätze mit Margenbesteuerung für Gebrauchtgegenstände (Art. 36), Umsätze von Reiseagenturen (Art. 74-ter)
N6.1- Umsätze lt. dem Reverse-Charge-Verfahren: Verkäufe von Alteisen und Recyclingmaterial lt. Art. 74 Abs. 7 - 8 inkl. gebrauchte Paletten
N6.2 - Umsätze lt. dem Reverse-Charge-Verfahren: Verkäufe von Gold und Silber
N6.3 - Umsätze lt. dem Reverse-Charge-Verfahren: Verkäufe von Subunternehmern im Baugewerbe lt. Art. 17 Abs. 6 a
N6.4 - Umsätze lt. dem Reverse-Charge-Verfahren: Verkäufe von Immobilien
N6.5 - Umsätze lt. dem Reverse-Charge-Verfahren: Verkäufe von Mobiltelefonen
N6.6 - Umsätze lt. dem Reverse-Charge-Verfahren: Verkäufe von elektronischen Produkten
N6.7 - Umsätze lt. dem Reverse-Charge-Verfahren: Leistungen an Gebäuden lt. Art. 17 Abs. 6 a-ter
N6.8 - Umsätze lt. dem Reverse-Charge-Verfahren: Leistungen im Energiesektor
N6.9 - Umsätze lt. dem Reverse-Charge-Verfahren: andere Fälle
N7 - Umsätze mit Steuerschuld in einem anderen EU-Mitgliedstaat (u.a. Versandhandel)
9. Ausgangsrechnungen ins Ausland
9.a) Frage: Besteht die Pflicht zur elektronischen Rechnung auch für Geschäftsvorfälle mit ausländische Kunden?
Antwort: Ja, seit 01.07.2022 muss auch für Geschäftsvorfälle mit ausländischen Kunden (EU oder Nicht-EU) eine elektronische Rechnung erstellt werden. Dabei ist der konventionelle Empfängerkodex „XXXXXXX“ (siebenmal X in Großbuchstaben) anzugeben. Dem Kunden muss aber weiterhin die Rechnung in traditioneller Form (Papier oder PDF-Datei) zugestellt werden.
10. Ausgangsrechnungen nach San Marino
10.a) Frage: Besteht die Pflicht zur elektronischen Rechnung auch für Geschäftsvorfälle mit San Marino?
Antwort: Seit 01.07.2022 sind auch Geschäfte zwischen Italien und San Marino von der elektronischen Rechnungslegungspflicht betroffen. Die Pflicht gilt jedoch nur für den Verkauf bzw. die Einkauf von Waren und nicht für die Erbringung bzw. den Erwerb von Dienstleistungen. Wahlweise können auch bei Dienstleistungen elektronische Rechnungen erstellt werden. Damit eine Ausgangsrechnung nach San Marino vom Austauschsystem SdI angenommen wird, ist als Empfängerkodex 2R4GTO8 anzugeben.
11. Ausgangsrechnung mit Absichtserklärung
11.a) Frage: Rechnungen an gewohnheitsmäßige Exporteure können bei Vorliegen einer Absichtserklärung ohne MwSt. ausgestellt werden. Wo sind die Daten der Absichtserklärungen in der elektronsichen Rechnung anzugeben?
Antwort: Die Daten der Absichtserklärung sind in der XML-Datei in einer eigenen Übersicht (2.2.1.16) anzugeben. Dabei ist in Feld 1 dieser Übersicht INTENTO anzugeben, in Feld 2 die Protokollnummer der Absichtserklärung und in Feld 4 das Empfangsdatum der Absichtserklärung.
12. Stempelsteuer
12.a) Frage: Wie ist die Stempelsteuer auf einer elektronischen Rechnung anzugeben und wie ist diese zu entrichten, falls vorgesehen?
Antwort: Seit der Einführung der elektronischen Rechnung muss die Stempelsteuer für steuerfreie Umsätze virtuell entrichtet werden. In der elektronischen Rechnung ist ein eigenes Feld für die Angabe der Stempelsteuer vorgesehen. Zudem muss auf der elektronischen Rechnung folgender Hinweis angebracht werden: „Entrichtung der Stempelsteuer gemäß der Ministerialverordnung vom 17. Juni 2014".
Aufgrund der übermittelten Angaben in den elektronischen Rechnungen berechnet die Einnahmenagentur die geschuldete Stempelsteuer. Die Einzahlung der ermittelten Schuld erfolgt quartalsweise über den Vordruck F24. Ab 2023 gilt für das 1. und 2. Quartal eine Grenze von 5.000 Euro. Liegt der geschuldete Betrag, auch kumuliert für beide Quartale, unter der genannten Grenze, kann die Einzahlung der geschuldeten Stempelsteuer erst mit dem 3. Quartal erfolgen."
13. Digitale Unterschrift
13.a) Frage: Müssen alle elektronischen Rechnungen digital unterschrieben werden?
Antwort: Nein, die elektronische Unterschrift ist nur für Rechnungen an die öffentliche Verwaltung verpflichtend.
14. Befreite Landwirte
14.a) Frage: Wie müssen Einkäufe von befreiten Landwirten dokumentiert werden?
Antwort: Für Einkäufe von befreiten Landwirten ist der Erwerber verpflichtet, eine elektronische Eigenrechnung (Kodex TD01) mit den Angaben der Daten des befreiten Landwirts und des jeweiligen Kompensationssatzes auszustellen.
15. Sonderzeichen
15.a) Frage: Worauf muss bei der Ausstellung der elektronischen Rechnungen geachtet werden?
Antwort: Umlaute, das scharfe S (ß) und Sonderzeichen wie €, /, - und @ führen häufig dazu, dass XML-Dateien nicht versendet werden können. Deshalb sollte auf Sonderzeichen verzichtet werden, anstelle eines ö ist somit oe anzugeben, anstelle eines ß hingegen ss.