1. Definizioni
1.a) Domanda: Cos'è il formato XML della fattura elettronica?
Risposta: Il formato XML è il formato richiesto dalla normativa per la corretta emissione della fattura elettronica.
1.b) Domanda: Che cosa significa “SdI-Sistema di Interscambio”?
Risposta: Il Sistema di Interscambio è una piattaforma elettronica dell'Agenzia delle Entrate. Le fatture elettroniche devono essere obbligatoriamente trasmesse al Sistema di Interscambio, che le inoltra al destinatario della fattura dopo aver effettuato dei controlli.
1.c) Domanda: Che cos’é il codice destinatario?
Risposta: Si tratta di un codice di consegna che consente di consegnare le fatture elettroniche direttamente ai clienti indicati nella stessa.
2. Soggetti obbligati all'emissione di fatture elettroniche
2.a) Domanda: Chi è obbligato ad emettere la fattura elettronica?
Risposta: Tutte le imprese e i professionisti stabiliti in Italia (comprese le stabili organizzazioni) sono obbligati ad emettere la fattura elettronica. I soggetti passivi che applicano il regime forfettario sono esonerati dall'obbligo di fatturazione elettronica fino a tutto il 2023, a condizione che abbiano conseguito ricavi fino a 25.000 € nel 2021. Sono esonerati dall'obbligo anche gli agricoltori esonerati, le identificazioni IVA dirette e i rappresentanti fiscali.
2.b) Domanda: La fattura elettronica deve essere emessa anche verso i clienti privati?
Risposta: Sì, ma una copia della fattura, cartacea o in formato PDF, deve essere inviata ai clienti. Sulla copia della fattura deve essere riportata la seguente dicitura: "Fattura inviata elettronicamente al Sistema di Interscambio SdI dell'Agenzia delle Entrate".
3. Invio della fattura al SdI
3.a) Domanda: Come fa l'emittente della fattura a sapere che la stessa è stata accetta dal Sistema di Interscambio SdI?
Risposta: Il Sistema di Interscambio rilascia una conferma di accettazione.
3.b) Domanda: Quanto tempo impiega il Sistema di Interscambio SdI per la verifica della fattura e il suo invio al cliente?
Risposta: Di norma, la verifica e l’invio dovrebbero richiedere solo poche ore, ma la legge concede al SdI 5 giorni di tempo per le verifiche. Entro questa scadenza è inviata all’emittente della fattura la notifica dell’avvenuta o della mancata consegna. Se la fattura è accettata dal Sistema di Interscambio SdI vuol dire che è formalmente corretta. Qualora il Sistema di Interscambio non riesca a inoltrarla al cliente, l’emittente della fattura riceverà una notifica di mancato recapito. In questo caso è consigliabile far pervenire al cliente una copia della fattura in formato cartaceo o PDF.
4. Errori nell'invio della fattura al SdI
4.a) Domanda: Cosa succede se la fattura non viene accettata dal Sistema di Interscambio?
Risposta: Gli errori devono essere corretti e la fattura va rinviata entro 5 giorni di calendario (non si considerano i 5 giorni lavorativi).
4.b) Domanda: Cosa succede se il numero di Partita Iva o Codice Fiscale del destinatario della fattura non sono corretti?
Risposta: Se il numero di Partita Iva o il Codice Fiscale non sono corretti, il Sistema di Interscambio SdI scarta la fattura. Se la Partita Iva è cessata o il destinatario della fattura è deceduto, la fattura è regolarmente accettata.
4.c) Domanda: Cosa succede quando si riceve una fattura per una merce non fornita o un servizio non ricevuto?
Risposta: La fattura elettronica non può essere rifiutata, quindi, il ricevente dovrà attivarsi verso l’emittente richiedendo una nota credito.
5. Codice destinatario
5.a) Domanda: Perché un fornitore può indicare il codice destinatario convenzionale di 7 zeri “0000000” su una fattura elettronica e questa viene comunque consegnata al destinatario della fattura?
Risposta: Negli archivi dell'Agenzia delle Entrate è possibile registrare l'indirizzo telematico preferito per la ricezione delle fatture elettroniche, che può essere sia un codice destinatario sia un indirizzo PEC. Se l'indirizzo preferito è il codice destinatario e questo risulta registrato negli archivi dell´Agenzia delle Entrate, allora è sufficiente che i fornitori indicano il codice destinatario convenzionale a sette zeri “0000000”.
6. Emissione fattura
6.a) Domanda: Entro quale termine la fattura elettronica deve essere trasmessa al Sistema di Interscambio?
Risposta: La data dell´operazione è determinante per la data di emissione della fattura. Per beni e merci è determinante la consegna o la spedizione della merce, mentre per i servizi o gli acconti è determinante la data di pagamento. Le fatture devono essere trasmesse al Sistema di Interscambio SdI entro 12 giorni dall'effettuazione dell´operazione.
Esempio 1: La fattura per una fornitura di merce effettuata il 18/10 deve essere emessa entro il 30/10. Come data della fattura sarà indicata la data di effettuazione dell'operazione (18/10), la data di accettazione della fattura (30/10) verrà assegnata automaticamente dal Sistema di Interscambio SdI.
Esempio 2: Un architetto che riceve un pagamento il 08/07 ha tempo fino al 20/07 per inviare la fattura elettronica al SdI. La data di fattura è il 08/07.
6.b) Domanda: Cosa è la fatturazione differita e quando è possibile usarla?
Risposta: Fatturazione differita significa unire le consegne di un mese in una fattura collettiva con le tutte bolle di consegna. Questa possibilità non è venuta meno con l'introduzione della fatturazione elettronica. La fattura differita deve essere emessa entro il giorno 15 del mese successivo alla consegna e l'IVA deve essere considerata nella liquidazione IVA del periodo di riferimento della fornitura di beni e servizi. Anche se esiste questa possibilità, in pratica la fattura differita viene datata, come avveniva anche prima, nell'ultimo giorno del mese di riferimento e inviata entro il 12 del mese successivo.
Esempio 1: La fattura per una fornitura di merce effettuata il 20/01 e comprovata da una bolla di consegna è emessa in data 10/02. L'Iva dovrà però essere inclusa nella liquidazione del periodo di gennaio.
Esempio 2: La Baustoff Spa consegna all’impresa Ökobau Sas merci, il 01/07, il 18/07 e il 28/07, emettendo tre DDT nelle suddette date. La Baustoff Spa ha tempo fino al 15/08 per inviare la fattura al SdI. L'Iva dovrà essere inclusa nella liquidazione del periodo di luglio.
6.c) Domanda: Esistono sanzioni per la tardiva trasmissione delle fatture elettroniche?
Risposta: A seconda della natura dell´errore sono previste le seguenti sanzioni per la tardiva trasmissione della fattura elettronica:
Fatture con IVA:
- Tardiva fatturazione senza effetti sulla liquidazione dell´IVA: le sanzioni vanno da 250 a 2.000 € per fattura
- Tardiva fatturazione con effetti sulla liquidazione dell´IVA: le sanzioni vanno dal 90 % al 180 % dell´importo IVA (minimo di 500 € per fattura)
Fatture senza IVA:
- Tardiva fatturazione senza impatto sulla base imponibile: le sanzioni vanno da 250 - 2.000 € per fattura
- Tardiva fatturazione con impatto sulla base imponibile: le sanzioni previste vanno dal 5 % al 10 % della somma (minimo di 500 € per fattura)
Le sanzioni di cui sopra possono essere ridotte con l´utilizzo dell´istituto del ravvedimento operoso. Con tale istituto le sanzioni vanno ridotte da 1/6 ad 1/10, a seconda del momento in cui viene effettuato il ravvedimento."
7. Tipologia documento
7.a) Domanda: Quali sono le diverse tipologie di documento da emettere in modo elettronico?
Risposta: La tipologia di documento viene definita con un codice TD. Esistono le seguenti tipologie di codici:
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Per le fatture emesse:
- TD01 – Fattura
- TD02 – Acconto su fattura
- TD03 – Acconto su parcella libero professionista
- TD04 – Nota credito fattura emessa
- TD05 – Nota debito fattura emessa
- TD06 – Parcella per attività libero professionista
- TD24 – Fattura differita ai sensi dell´art. 21 comma 4 lettera a sulla base di bolle di consegna o voucher
- TD25 - Fattura differita ai sensi dell´art. 21 comma 4 lettera b per triangolazioni interne
- TD26 – Vendita di beni ammortizzabili e cessioni interne
- TD27 – Fatture per autoconsumo e cessioni gratuite senza rivalsa di iva
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Per le autofatture:
- TD16 – Integrazione fatture reverse charge interno
- TD17 – Integrazione/autofattura per acquisti di servizi dall´estero
- TD18 – Integrazione per acquisto di beni intracomunitari
- TD19 – Integrazione/autofattura per acquisto di beni ex art. 17 comma 2
- TD20 – Autofattura per regolarizzazione ed integrazione di fatture
- TD21 – Autofattura per splafonamento
- TD22 – Estrazione beni da deposito IVA
- TD23 - Estrazione beni da deposito IVA con versamento dell´IVA
- TD28 – Acquisto di beni da San Marino con fattura cartacea
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Le tipologie maggiormente utilizzate sono TD01 per fatture e TD04 per note di credito. Le tipologie di documento TD16 - TD23 e TD 28 sono previste solo per fini contabili esclusivamente nell’ambito del principio del Reverse-Charge.
8. Fatture emesse non soggette ad Iva
8.a) Domanda: Quali sono le informazioni necessarie per le operazioni esenti da iva?
Risposta: Le operazioni esente iva sono classificate con un codice natura. Esistono i seguenti (N-codice):
N1 - Operazioni escluse ex art. 15
N2.1 - Operazioni non soggette: servizi forniti ai sensi dell'art. 7 - 7-septies
N2.2 - Operazioni non soggette: altri casi (es. soggetti passivi nel regime forfettario)
N3.1 - Operazioni non imponibili: esportazioni ai sensi dell'art. 8 comma 1 lett. a - b
N3.2 - Cessioni intracomunitarie ai sensi dell'art. 41, operazioni triangolari ai sensi dell'art. 58
N3.3 - Cessioni a San Marino ai sensi dell'articolo 71 comma 1
N3.4 - Operazioni non imponibili: operazioni assimilate alle esportazioni ai sensi dell'art. 8-bis comma 1
N3.5 - Operazioni non imponibili: vendite a esportatori abituali (art. 8 comma 1 lettera c)
N3.6 - Operazioni non imponibili che non concorrono alla formazione del plafond
N4 - Operazioni esenti (Art. 10)
N5 - Operazioni regime del margine (art. 36), operazioni delle agenzie di viaggio ai sensi dell’art. 74-ter
N6.1 – Operazioni inversione contabile: vendite di rottami di ferro e materiale riciclato ai sensi dell'art. 74 comma 7 e 8, inclusi i pallet usati
N6.2 – Operazioni inversione contabile: vendite di oro e argento puro
N6.3 – Operazioni inversione contabile: vendite da parte di subappaltatori nel settore edile ai sensi dell'art. 17 comma 6 lettera a
N6.4 – Operazioni inversione contabile: cessioni di fabbricati
N6.5 – Operazioni inversione contabile: vendite di telefoni cellulari
N6.6 – Operazioni inversione contabile: vendite di prodotti elettronici
N6.7 – Operazioni inversione contabile: prestazioni comparto edile e settori connessi di cui all'art. 17 comma 6 lettera a-ter
N6.8 – Operazioni inversione contabile: servizi settore energetico
N6.9 – Operazioni inversione contabile: altri casi
N7 - Operazioni con IVA assolta in altro stato UE (ad esempio, vendita a distanza)
9. Fatture verso l'estero
9.a) Domanda: L’obbligo di fatturazione elettronica riguarda anche le fatture emesse verso l'estero?
Risposta: Sì, a partire dal 01/07/2022 è obbligatorio emettere una fattura elettronica anche per operazioni con clienti esteri (UE o fuori UE). È necessario indicare il codice destinatario convenzionale ""XXXXXXX"" (sette X in maiuscolo). Tuttavia, la fattura deve anche essere inviata al cliente in formato tradizionale (PDF o cartaceo).
10. Fatture verso San Marino
10.a) Domanda: L’obbligo di fatturazione elettronica riguarda anche operazioni con San Marino?
Risposta: A partire dal 01/07/2022 anche le operazioni con San Marino sono soggette all'obbligo della fatturazione elettronica. Tale obbligo è previsto solo per le vendite e l'acquisto di beni e non per le prestazioni di servizi. Facoltativamente è comunque possibile emettere anche per le prestazioni di servizio la fattura elettronica. In fattura è necessario indicare il codice destinatario 2R4GTO8 per essere accettata dal SdI.
11. Fatture emesse con dichiarazione d'intento
11.a) Domanda: Le fatture agli esportatori abituali vengono emesse senza Iva in presenza di una dichiarazione d’intento. Dove devono essere riportati, nella fattura elettronica, i dati delle dichiarazioni d’intenti?
Risposta: Le informazioni relative alla dichiarazione d'intento devono essere inserite in un´apposita sezione (2.2.1.16) del file XML. Nella colonna 1 di questa sezione, è necessario inserire "INTENTO", nella colonna 2 il numero di protocollo della dichiarazione d'intento e nella colonna 4 la data di ricezione della dichiarazione d'intento.
12. Imposta di bollo
12.a) Domanda: Qual è la modalità di assolvimento dell’imposta di bollo nel caso in cui le fatture elettroniche siano assoggettate alla stessa?
Risposta: Con l'introduzione della fattura elettronica, il bollo per le operazioni esenti, deve essere pagato in modalità virtuale. Nella fattura elettronica è previsto un campo apposito per l'indicazione del bollo. Inoltre, sulla fattura elettronica deve essere riportata la seguente annotazione: "Imposta di bollo assolta secondo le disposizioni del Decreto Ministeriale del 17 giugno 2014".
In base alle informazioni contenute nelle fatture elettroniche trasmesse attraverso il SdI, l'Agenzia delle Entrate calcola l'importo del bollo dovuto. Il pagamento dell'importo calcolato avviene trimestralmente tramite il modello F24. A partire dal 2023, per il primo e il secondo trimestre, è previsto una soglia di 5.000 euro. Se l'ammontare dell'imposta di bollo dovuta, anche sommando i due trimestri, non supera tale soglia, il pagamento potrà avvenire insieme con l'imposta dovuta per il terzo trimestre.
13. Firma digitale
13.a) Domanda: Le fatture elettroniche devono essere tutte firmate digitalmente?
Risposta: No, la firma digitale è obbligatoria solo per le fatture emesse verso la pubblica amministrazione.
14.Agricoltori esonerati
14.a) Domanda: Come devono essere documentati gli acquisti da agricoltori esonerati?
Risposta: Per gli acquisti da agricoltori esoneratati, il committente deve emettere un´autofattura per conto del cedente (codice TD01), riportando i dati dell'agricoltore esonerato e le percentuali di compensazione.
15.Caratteri speciali
15.a) Domanda: A quali particolarità bisogna fare attenzione nel redigere la fattura elettronica?
Risposta: Le metafonesi ed i caratteri speciali, tipo: ß, €, /, -, @, ö, etc., possono portare allo scarto del file XML, pertanto, si consiglia di evitare il loro uso nella fattura elettronica e l'utilizzo delle normali regole ortografiche. Al posto di ö, si dovrebbe utilizzare oe, mentre al posto di ß, si dovrebbe utilizzare ss.