Domande & risposte
1. Definizioni
1.a) Domanda: Cos'è il formato XML delle fatture elettroniche?
Risposta: Il formato XML è il formato richiesto per legge per la corretta emissione delle fatture elettroniche.
1.b) Domanda: Cosa s'intende per Sistema di interscambio- SDI?
Risposta: Il sistema di interscambio è una piattaforma elettronica gestita dall'Agenzia delle Entrate.
Le fatture elettroniche devono necessariamente essere inviate al SDI, che dopo aver effettuato controlli sui file ricevuti, le inoltra al destinatario della fattura.
1.c) Domanda: Cos'è il codice destinatario?
Risposta: Il codice destinatario è un indirizzo telematico che permette l'invio diretto delle fatture elettroniche al destinatario della fattura.
2. Soggetti obbligati all'emissione di fatture elettroniche
2.a) Domanda: Chi è tenuto all'emissione della fattura elettronica?
Risposta: Tutte le aziende e i liberi professionisti residenti in Italia (comprese le stabili organizzazioni) sono obbligati all'emissione di fatture elettroniche. Sono esonerati dall'obbligo i contribuenti che adottano il regime forfettario o il regime dei minimi, gli agricoltori esenti e le registrazioni dirette ai fini IVA.
2.b) Domanda: Le fatture vanno emesse in formato elettronico anche ai clienti privati?
Risposta: Sì, e in ogni caso bisogna rilasciare ai clienti privati anche una copia della fattura in formato cartaceo o come file pdf contenente la seguente indicazione: "Fattura inviata elettronicamente al Sistema di Interscambio SDI dell'Agenzia delle Entrate - Rechnung wurde elektronisch an das Austauschsystem SDI der Einnahmenagentur versendet.“
3. Invio della fattura al SDI
3.a) Domanda: Come fa l'emittente della fattura a sapere che la sua fattura è stata accetta dal Sistema di Interscambio SDI?
Risposta: Il Sistema di Interscambio rilascia una conferma di accettazione.
3.b) Domanda: Quanto tempo impiega il Sistema di Interscambio SdI per la verifica della fattura e il suo invio al cliente?
Risposta: Di norma, la verifica e l’invio dovrebbero richiedere solo poche ore, ma la legge concede al SdI 5 giorni di tempo per queste operazioni. Entro questa scadenza è inviata all’emittente della fattura la conferma dell’avvenuta o della mancata consegna.
Se la fattura è accettata dal Sistema di Interscambio SdI vuol dire che è formalmente corretta. Qualora il Sistema di Interscambio non riesca a inoltrarla al cliente, l’emittente della fattura riceverà una comunicazione in tal senso. In questo caso è consigliabile far pervenire al cliente una copia della fattura in formato cartaceo o come file pdf.
4. Errori nell'invio della fattura al SDI
4.a) Domanda: Cosa succede se una fattura elettronica è scarta dal Sistema di Interscambio SDI?
Risposta: Bisogna correggere gli errori e rinviarla entro 5 giorni effettivi (non giorni lavorativi) dallo scarto per considerarla correttamente emessa.
4.b) Domanda: Cosa succede se il numero di Partita Iva o Codice Fiscale del destinatario della fattura non sono corretti?
Risposta: Se il numero di Partita Iva o il Codice Fiscale non sono corretti, il Sistema di Interscambio SdI scarta la fattura. Se la Partita Iva è cessata o il destinatario della fattura è deceduto, la fattura è regolarmente accettata.
4.c) Domanda: Cosa succede quando si riceve una fattura per una merce non fornita o un servizio non ricevuto?
Risposta: La fattura elettronica non può essere rifiutata, quindi, il ricevente dovrà attivarsi verso l’emittente richiedendo una nota credito.
5. Codice destinatario
5.a) Domanda: Perché i fornitori dei nostri clienti possono indicare come codice destinatario quello convenzionale di 7 zeri “0000000” per l'invio delle fatture elettroniche?
Risposta: Per la maggior parte dei nostri clienti abbiamo comunicato all'Agenzia delle Entrate l'indirizzo telematico prescelto per ricevere le fatture elettroniche. Per questo motivo è sufficiente che i fornitori indicano il codice destinatario convenzionale a sette zeri “0000000”. Nel caso in cui il fornitore richieda il codice destinatario specifico, potete comunicare il codice USAL8PV.
6. Emissione fattura
6.a) Domanda: Entro quanto tempo devono essere emesse le fatture (anche immediate)?
Risposta: Il momento entro il quale una fattura dev’essere emessa dipende dalla data di effettuazione dell’operazione. La regola generale è la seguente:
Per le cessioni di beni è determinante la data di consegna o di spedizione della merce e invece la data del pagamento è decisiva per le prestazioni di servizi e per gli acconti.
Le fatture devono essere emesse e inviate al Sistema di Interscambio SdI entro 12 giorni dalla data di effettuazione dell'effettuazione.
Esempio 1: La fattura per una fornitura di merce effettuata il 18 ottobre deve essere emessa entro il 30 ottobre. Come data della fattura sarà indicata la data di effettuazione dell'operazione (18.10). La data di accettazione della fattura (30.10) verrà assegnata automaticamente dal Sistema di Interscambio SdI.6. Rechnungsstellung
Esempio 2: Un architetto che riceve un pagamento il 08.07.2019, ha tempo fino al 20.07.2019 per inviare la fattura elettronica al SdI e nel campo XML previsto per la data della fattura indica la data 08.07.2019.
6.b) Domanda: Cosa significa fatturazione differita ed è ancora possibile emettere tali tipologie di fatture?
Risposta: La fatturazione differita dà la possibilità di riassumere le operazioni effettuate in un mese in un’unica fattura, indicando i relativi documenti di trasporto. Anche dopo l'introduzione della fatturazione elettronica è possibile emettere fatture differite. Tali fatture devono essere emesse entro il giorno 15 del mese successivo a quello di effettuazione dell'operazione. L'Iva relativa a tale fattura dovrà essere inclusa nella liquidazione del periodo di riferimento dell'operazione.
Esempio 1: La fattura per una fornitura di merce effettuata il 20.01.2019 e comprovata da una bolla di consegna è emessa in data 10 febbraio. L'Iva dovrà però essere inclusa nella liquidazione del periodo di gennaio 2019.
Esempio 2: La Baustoff Spa consegna all’impresa Ökobau Sas merci, il 01.07.2019, il 18.07.2019 e il 28.07.2019, emettendo tre DDT nelle suddette date. La Baustoff Spa ha tempo fino al 15.08.2019 per inviare la fattura al SdI e nel campo previsto per la data della fattura indica il 28.07.2019 (data dell’ultimo DDT) oppure il 31.07.2019.
Per motivi pratici, si consiglia come di consueto di emettere la fattura con data fine mese. In questo caso è però richiesto che la fattura sia inviata al Sistema di Interscambio SdI entro il giorno 12 del mese successivo, per rispettare il termine massimo previsto per l'invio delle fatture.
6.c) Domanda: Sono previste sanzioni per la ritardata emissione delle fatture elettroniche?
Risposta: Per la ritardata emissione della fattura sono previste sanzioni che ammontano dal 90% al 180% dell’importo dell’Iva. Per i contribuenti mensili il periodo di moratoria delle sanzioni è previsto fino al 30/09/2019. Per i contribuenti trimestrali, invece, tale moratoria era valida fino al 30.06.2019.
7. Fatture intracomunitarie e bolle doganali
7.a) Domanda: L’obbligo di fatturazione elettronica riguarda anche le fatture intracomunitarie e le bollette doganali?
Risposta: Le bollette doganali e le fatture per forniture intracomunitarie di merci e servizi sono esenti dall’obbligo, tuttavia è possibile, facoltativamente, emettere fatture elettroniche anche per questo tipo di operazioni.
7.b) Domanda: In cosa consiste il vantaggio di emettere fatture elettroniche anche per le vendite di beni e le prestazioni di servizi intracomunitari?
Risposta: Inviando elettronicamente le fatture intracomunitarie viene meno l'obbligo del cosiddetto “Esterometro” (comunicazione delle fatture passive e attive). Resta invece invariato l'obbligo dell'invio dei modelli Intrastat.
Per la corretta fatturazione verso un soggetto titolare di partita Iva non residente in Italia è richiesto il codice destinatario convenzionale “XXXXXXX” (7 volte la lettera maiuscola X). Inoltre, la fattura deve anche essere inviata al cliente estero in modo tradizionale (cartaceo o in formato Pdf).
8. Carburante
8.a) Domanda: Come dev'è essere documentato l'acquisto di carburante per poter essere dedotto fiscalmente?
Risposta: In Italia, l'acquisto di carburante deve essere documentato mediante una fattura elettronica, anche se il pagamento è avvenuto in modo tracciabile. Il riferimento della targa dell'autovettura non è d'obbligo in fattura, però è consigliabile per poter attribuire la spesa alla relativa autovettura. Per il rifornimento all'estero è sufficiente la documentazione tramite scontrino.
9. Regime forfettario e minimo
9.a) Domanda: Come devono emettere le loro fatture i contribuenti che adottano il regime forfettario o quello dei minimi?
Risposta: Questi contribuenti sono esenti dall’obbligo di fatturazione elettronica, ma volendo possono anch’essi emettere e inviare fatture elettroniche. In quest’ultimo caso, però sussisterà l’obbligo di archiviazione elettronica.
10. Autofattura
10.a) Domanda: Anche le autofatture devono essere emesse in forma elettronica?
Risposta: Sì, anche quando si tratta di fatture relative a gadget pubblicitari o a merce gratuita.
11. Fatture emesse con dichiarazione d'intento
11.a) Domanda: Le fatture agli esportatori abituali vengono emesse senza Iva in presenza di una dichiarazione d’intenti. Dove devono essere riportati, nella fattura elettronica, i dati delle dichiarazioni d’intenti?
Risposta: Non esiste un campo ad hoc. I dati delle dichiarazioni d’intenti possono essere inseriti nei campi liberi.
12. Fatture emesse non soggette ad Iva
12.a) Domanda. Quali sono le indicazioni obbligatorie richieste in fattura per le operazioni senza addebito dell'Iva?
Risposta: A seconda della natura dell'operazione devono essere indicati i seguenti codici:
N1 - Operazioni escluse dal campo di applicazione dell'Iva (art. 15)
N2 - Operazioni fuori campo Iva: Fatture ricevute da contribuenti forfettari o minimi, prestazioni rese a soggetti passivi extra EU (art. 7-ter)
N3 - Operazioni non imponibili: esportazioni (art. 8), servizi internazionali in collegamento con il trasporto di persone o di merce (art.9), cessioni di beni intracomunitari (art. 41)
N4 - Operazioni esenti (art. 10)
N5 - Operazioni in regime del margine per beni usati (art. 36), vendite nel settore dell'editoria e cessioni da parte delle agenzie di viaggi (art. 74-ter)
N6 - Operazioni soggette all'inversione contabile (reverse charge) (art. 17 comma 6), prestazioni di servizi intracomunitari (art. 7-ter)
N7 - Operazioni con Iva assolta in altro Stato EU (MOSS)
13. Fatture fuori campo Iva
13.a) Domanda: È obbligatorio emettere fattura elettronica anche per operazioni che non rientrano nel campo di applicazione dell’Iva?
Risposta: Per le operazioni che non rientrano nel campo di applicazione dell’Iva non c’è obbligo di fatturazione. Qualora si decida di emetterla, dovrà obbligatoriamente avere formato elettronico e va indicato il codice N2.
14. Firma digitale
14.a) Domanda: Le fatture elettroniche devono essere tutte firmate digitalmente?
Risposta: No, la firma elettronica è obbligatoria solo per le fatture emesse verso la pubblica amministrazione.
15. Imposta di bollo
15.a) Domanda: Qual è la modalità di assolvimento dell’imposta di bollo nel caso in cui le fatture elettroniche siano assoggettate a tale imposta?
Risposta: Per il pagamento dell’imposta di bollo è previsto un meccanismo semplificato. L’Agenzia delle Entrate calcola l’ammontare complessivo dell’imposta di bollo dovuta sulla base dei dati presenti nelle fatture elettroniche inviate attraverso il Sistema di Interscambio. Il pagamento va effettuato entro il giorno 20 successivamente alla fine di ciascun trimestre. È possibile fare il versamento con il modello F24.
La fattura elettronica deve contenere la specifica annotazione: “Imposta di bollo assolta secondo le disposizioni del Decreto Ministeriale 17 giugno 2014”.
16. Sconto commerciale
16.a) Domanda: Dove viene indicato lo sconto commerciale nella fattura elettronica?
Risposta: Lo sconto commerciale viene applicato sul totale della fattura pagata entro un determinato lasso di tempo. Tale importo non incide sul totale della fattura. Si consiglia di indicarlo nei campi liberi della fattura elettronica.
17. Fatturazione verso più clienti
17.a) Domanda: È possibile emettere una fattura elettronica verso più clienti?
Risposta: Si, è possibile solo se si tratta di clienti privati. In questo caso, però, siccome il file XML consente di indicare nel campo destinatario un solo cliente, gli altri sono indicati nei campi facoltativi.
18. Fatturazione per attività private
18.a) Domanda: Come emettere una fattura ad un imprenditore o ad un libero professionista per attività private e non di lavoro?
Risposta: Per le attività private bisogna indicare in fattura solo il codice fiscale dell'imprenditore o del libero professionista e non anche la partita iva.
19.Caratteri speciali
19.a) Domanda: A quali particolarità bisogna fare attenzione nel redigere la fattura elettronica?
Risposta: Le metafonesi ed i caratteri speciali, tipo: ß, €, /, -, @, ö, etc., possono portare allo scarto del file XML, pertanto, si consiglia di evitare il loro uso nella fattura elettronica e l'utilizzo delle normali regole ortografiche.
20.Agricoltori esonerati
20.a) Domanda: Come devono essere documentati acquisti da parte di agricoltori esonerati?
Risposta: Per acquisti da parte di agricoltori esoneratati, il committente deve emettere autofattura per conto del cedente, riportando in fattura i dati dell'agricoltore esonerato e le percentuali di compensazione.
21. Valuta estera
21.a) Domanda: È possibile indicare in fattura gli importi in valuta estera?
Risposta: Sia l'imponibile che l'Iva devono necessariamente essere indicati in Euro. Invece, il totale della fattura potrebbe essere indicato in valuta estera, dato che tale valore non viene cotrollato dal SdI.
Messaggi di errore sportello fatture
Errore:
> CodiceFiscale non valido: 123456789123
> File non conforme al formato (nella descrizione del messaggio è riportata l’indicazione puntuale della non conformitÃ): The value 'ABCDEF12A34b567C' of element 'CodiceFiscale' is not valid.
> IdCodice non valido: ABCDEF12A34b567C
Segnalazione:
> è stato indicato un codice fiscale errato
> non utilizzare lettere minuscole
> il codice fiscale è stato indicato nel campo previsto per la partita Iva
> in caso di modifica del codice fiscale è possibile caricare una seconda volta la fattura con il medesimo numero e la stessa data. In questo caso rivolgetevi al Vostro consulente contabile.
Errore:
> File non conforme al formato (nella descrizione del messaggio è riportata l’indicazione puntuale della non conformitÃ): The value 'ATU 12345678' of element 'CodiceFiscale' is not valid.
Segnalazione:
> cancellare la partita Iva estera dal campo previsto per il codice fiscale
> in caso di rettifica della partita Iva è possibile emettere una seconda volta la fattura con il medesimo numero e la stessa data. In questo caso contattate il Vostro consulente contabile.
Errore:
> File non conforme al formato (nella descrizione del messaggio è riportata l’indicazione puntuale della non conformitÃ): The value '5600' of element 'CAP' is not valid.
> File non conforme al formato (nella descrizione del messaggio è riportata l’indicazione puntuale della non conformitÃ): The value 'SW61A' of element 'CAP' is not valid.
Segnalazione:
> errore nell'indicazione del codice di avviamento postale CAP
> il codice deve essere composto da 5 cifre (eventualmente aggiungere uno 0 iniziale)
> non utilizzare alcune lettere (se necessario „00000“)
> non utilizzare caratteri speciali
Errore:
> IdCodice non valido: 12345678912
Segnalazione:
> il codice fiscale è stato inserito nel campo previsto per la partita Iva; il campo della partita Iva non può essere compilato
Errore:
> CodiceDestinatario non valido: Codice Destinatario B2B A1BC2D3 non trovato
Segnalazione:
> è stato indicato un codice destinatario errato; bisogna correggere il codice destinatario oppure applicare il codice destinatario convenzionale “0000000”
Errore:
> File non conforme al formato (nella descrizione del messaggio è riportata l’indicazione puntuale della non conformitÃ): The value 'POLEN' of element 'Provincia' is not valid.
Segnalazione:
> il campo previsto per la sigla della provincia deve essere a due lettere
> è possibile solo l'utilizzo di lettere
Errore:
> File non conforme al formato (nella descrizione del messaggio è riportata l’indicazione puntuale della non conformitÃ)
> File non conforme al formato (nella descrizione del messaggio è riportata l’indicazione puntuale della non conformitÃ): The value 'Paraginocchia Super-Soft –Versione in cuoio' of element 'Descrizione' is not valid.
Segnalazione:
> non utilizzare nelle descrizioni caratteri speciali ( ", &, <, >, ?, [ , ] , { , | , } , - , / ) e metafonesi
Errore:
> File non conforme al formato (nella descrizione del messaggio è riportata l’indicazione puntuale della non conformitÃ): The value 'UAE' of element 'IdPaese' is not valid.
> File non conforme al formato (nella descrizione del messaggio è riportata l’indicazione puntuale della non conformitÃ): The value 'Dubai' of element 'Nazione' is not valid.
Segnalazione:
> il campo riguardante la sigla dei Paesi è a due lettere
Errore:
> 2.2.2 DatiRiepilogo non presente in corrispondenza di almeno un valore di 2.1.1.7.5 AliquotaIVA o 2.2.1.12 AliquotaIVA: Per la fattura: 1/A del 2019-03-30
Segnalazione:
> Controllare il formato "Assosoftware" della fattura se sono indicate tutte le aliquote Iva nei dati riepilogativi
Errore:
> PrezzoTotale non calcolato secondo le regole definite nelle specifiche tecniche: Per la linea numero 4, della fattura numero 12/A del 2019-04-30 c'è un errore nel calcolo del campo PrezzoTotale
Segnalazione:
> Programma di fatturazione calcola la somma in modo errato; rivolgersi al Softwarehaus
Errore:
> Fattura duplicata: Fattura duplicata numero 12/A del 30/04/2019, posizione nel lotto 1
Segnalazione:
> Controllo stato d'invio della fattura sul portale “Fatture e anomalie”; in seguito rivolgersi al Vostro consulente contabile
Errore:
> Data successiva alla data di ricezione
Segnalazione:
> la data di invio non può precedere la data della fattura; la fattura deve essere inviata nuovamente
Errore:
> CodiceFiscale del CessionarioCommittente presente nell'anagrafica IPA di riferimento in presenza di 1.1.3 <FormatoTrasmissione> valorizzato a FPR12: Per il CF: 12345678912
Segnalazione:
> per gli enti pubblici deve essere indicato il codice FPA12 nel campo "Formato Trasmissione“
> per gli enti pubblici deve essere indicato nel campo "Codice destinatario" un codice composto da 6 cifre (6 x 0 non è ammissibile)
Errore:
> File non conforme al formato: The value 'Operazioni non imponibili: esportazioni (art. 8), servizi internazionali connessi ai trasporti di persone o di cose (art. 9), cessioni intracomunitarie (art. 41)' of element 'RiferimentoNormativo' is not valid. ri
Segnalazione:
> nel campo "riferimento Normativo“ sono stati inseriti troppi caratteri; sono ammissibili un massimo di 100 caratteri
Errore:
> <IdFiscaleIVA> e 1.4.1.2 <CodiceFiscale> non coerenti : 01234567891 - 01234567891
Segnalazione:
> controllo partita Iva e codice fiscale; entrambi devono coincidere oppure la partita Iva deve corrispondere al codice fiscale della persona fisica, nel caso in cui la persona fisica sia in possesso di una partita Iva (es. imprenditore individuale).