1. Definizioni
1.a) Domanda: Cos'è il formato XML delle fatture elettroniche?
Risposta: Il formato XML è il formato richiesto per legge per la corretta emissione delle fatture elettroniche.
1.b) Domanda: Cosa s'intende per Sistema di interscambio- SDI?
Risposta: Il sistema di interscambio è una piattaforma elettronica gestita dall'Agenzia delle Entrate.
Le fatture elettroniche devono necessariamente essere inviate al SDI, che dopo aver effettuato controlli sui file ricevuti, le inoltra al destinatario della fattura.
1.c) Domanda: Cos'è il codice destinatario?
Risposta: Il codice destinatario è un indirizzo telematico che permette l'invio diretto delle fatture elettroniche al destinatario della fattura.
2. Soggetti obbligati all'emissione di fatture elettroniche
2.a) Domanda: Chi è tenuto all'emissione della fattura elettronica?
Risposta: Tutte le aziende e i liberi professionisti residenti in Italia (comprese le stabili organizzazioni) sono obbligati all'emissione di fatture elettroniche. Dall' 1 luglio 2022 è stato introdotto tale obbligo anche per i contribuenti che adottano il regime forfettario o il regime dei minimi che nell'esercizio precedente hanno superato la soglia dei ricavi o compensi di 25.000 €. Sono esonerati dall'obbligo gli agricoltori esenti, le registrazioni dirette ai fini IVA e i rappresentanti fiscali.
2.b) Domanda: Le fatture vanno emesse in formato elettronico anche ai clienti privati?
Risposta: Sì, e in ogni caso bisogna rilasciare ai clienti privati anche una copia della fattura in formato cartaceo o come file pdf contenente la seguente indicazione: "Fattura inviata elettronicamente al Sistema di Interscambio SDI dell'Agenzia delle Entrate - Rechnung wurde elektronisch an das Austauschsystem SDI der Einnahmenagentur versendet.“
3. Invio della fattura al SDI
3.a) Domanda: Come fa l'emittente della fattura a sapere che la sua fattura è stata accetta dal Sistema di Interscambio SDI?
Risposta: Il Sistema di Interscambio rilascia una conferma di accettazione.
3.b) Domanda: Quanto tempo impiega il Sistema di Interscambio SdI per la verifica della fattura e il suo invio al cliente?
Risposta: Di norma, la verifica e l’invio dovrebbero richiedere solo poche ore, ma la legge concede al SdI 5 giorni di tempo per queste operazioni. Entro questa scadenza è inviata all’emittente della fattura la conferma dell’avvenuta o della mancata consegna.
Se la fattura è accettata dal Sistema di Interscambio SdI vuol dire che è formalmente corretta. Qualora il Sistema di Interscambio non riesca a inoltrarla al cliente, l’emittente della fattura riceverà una comunicazione in tal senso. In questo caso è consigliabile far pervenire al cliente una copia della fattura in formato cartaceo o come file pdf.
4. Errori nell'invio della fattura al SDI
4.a) Domanda: Cosa succede se una fattura elettronica è scarta dal Sistema di Interscambio SDI?
Risposta: Bisogna correggere gli errori e rinviarla entro 5 giorni effettivi (non giorni lavorativi) dallo scarto per considerarla correttamente emessa.
4.b) Domanda: Cosa succede se il numero di Partita Iva o Codice Fiscale del destinatario della fattura non sono corretti?
Risposta: Se il numero di Partita Iva o il Codice Fiscale non sono corretti, il Sistema di Interscambio SdI scarta la fattura. Se la Partita Iva è cessata o il destinatario della fattura è deceduto, la fattura è regolarmente accettata.
4.c) Domanda: Cosa succede quando si riceve una fattura per una merce non fornita o un servizio non ricevuto?
Risposta: La fattura elettronica non può essere rifiutata, quindi, il ricevente dovrà attivarsi verso l’emittente richiedendo una nota credito.
5. Codice destinatario
5.a) Domanda: Perché i fornitori dei nostri clienti possono indicare come codice destinatario quello convenzionale di 7 zeri “0000000” per l'invio delle fatture elettroniche?
Risposta: Per la maggior parte dei nostri clienti abbiamo comunicato all'Agenzia delle Entrate l'indirizzo telematico prescelto per ricevere le fatture elettroniche. Per questo motivo è sufficiente che i fornitori indicano il codice destinatario convenzionale a sette zeri “0000000”. Nel caso in cui il fornitore richieda il codice destinatario specifico, potete comunicare il codice USAL8PV.
6. Emissione fattura
6.a) Domanda: Entro quanto tempo devono essere emesse le fatture (anche immediate)?
Risposta: Il momento entro il quale una fattura dev’essere emessa dipende dalla data di effettuazione dell’operazione. La regola generale è la seguente:
Per le cessioni di beni è determinante la data di consegna o di spedizione della merce e invece la data del pagamento è decisiva per le prestazioni di servizi e per gli acconti.
Le fatture devono essere emesse e inviate al Sistema di Interscambio SdI entro 12 giorni dalla data di effettuazione dell'effettuazione.
Esempio 1: La fattura per una fornitura di merce effettuata il 18 ottobre deve essere emessa entro il 30 ottobre. Come data della fattura sarà indicata la data di effettuazione dell'operazione (18.10). La data di accettazione della fattura (30.10) verrà assegnata automaticamente dal Sistema di Interscambio SdI.6.
Esempio 2: Un architetto che riceve un pagamento il 08.07.2019, ha tempo fino al 20.07.2019 per inviare la fattura elettronica al SdI e nel campo XML previsto per la data della fattura indica la data 08.07.2019.
6.b) Domanda: Cosa significa fatturazione differita ed è ancora possibile emettere tali tipologie di fatture?
Risposta: La fatturazione differita dà la possibilità di riassumere le operazioni effettuate in un mese in un’unica fattura, indicando i relativi documenti di trasporto. Anche dopo l'introduzione della fatturazione elettronica è possibile emettere fatture differite. Tali fatture devono essere emesse entro il giorno 15 del mese successivo a quello di effettuazione dell'operazione. L'Iva relativa a tale fattura dovrà essere inclusa nella liquidazione del periodo di riferimento dell'operazione.
Esempio 1: La fattura per una fornitura di merce effettuata il 20.01.2019 e comprovata da una bolla di consegna è emessa in data 10 febbraio. L'Iva dovrà però essere inclusa nella liquidazione del periodo di gennaio 2019.
Esempio 2: La Baustoff Spa consegna all’impresa Ökobau Sas merci, il 01.07.2019, il 18.07.2019 e il 28.07.2019, emettendo tre DDT nelle suddette date. La Baustoff Spa ha tempo fino al 15.08.2019 per inviare la fattura al SdI e nel campo previsto per la data della fattura indica il 28.07.2019 (data dell’ultimo DDT) oppure il 31.07.2019.
Per motivi pratici, si consiglia come di consueto di emettere la fattura con data fine mese. In questo caso è però richiesto che la fattura sia inviata al Sistema di Interscambio SdI entro il giorno 12 del mese successivo, per rispettare il termine massimo previsto per l'invio delle fatture.
6.c) Domanda: Sono previste sanzioni per la ritardata emissione delle fatture elettroniche?
Risposta: Per la ritardata emissione della fattura sono previste sanzioni che ammontano dal 90% al 180% dell’importo dell’Iva, con importo minimo per ogni fattura di € 500.
7. Fatture intracomunitarie e bolle doganali
7.a) Domanda: L’obbligo di fatturazione elettronica riguarda anche le fatture intracomunitarie e le bollette doganali?
Risposta: Le bollette doganali e le fatture per forniture intracomunitarie di merci e servizi sono esenti dall’obbligo, tuttavia è possibile, facoltativamente, emettere fatture elettroniche anche per questo tipo di operazioni. A partire dal 2022 anche le dichiarazioni doganali saranno effettuate in modo elettronico. Tale sistema non è però collegato al SDI della fatturazione elettronica.
7.b) Domanda: In cosa consiste il vantaggio di emettere fatture elettroniche anche per le vendite di beni e le prestazioni di servizi intracomunitari?
Risposta: Inviando elettronicamente le fatture intracomunitarie viene meno l'obbligo del cosiddetto “Nuovo esterometro” (comunicazione delle fatture passive e attive). Resta invece invariato l'obbligo dell'invio dei modelli Intrastat.
Per la corretta fatturazione verso un soggetto titolare di partita Iva non residente in Italia è richiesto il codice destinatario convenzionale “XXXXXXX” (7 volte la lettera maiuscola X). Inoltre, la fattura deve anche essere inviata al cliente estero in modo tradizionale (cartaceo o in formato Pdf).
8. Carburante
8.a) Domanda: Come dev'è essere documentato l'acquisto di carburante per poter essere dedotto fiscalmente?
Risposta: In Italia, l'acquisto di carburante deve essere documentato mediante una fattura elettronica ed è necessario che il pagamento sia avvenuto in modo tracciabile (ad esempio tramite bonifico oppure pago bancomat). Il riferimento della targa dell'autovettura non è d'obbligo in fattura, però è consigliabile per poter attribuire la spesa alla relativa autovettura. Per il rifornimento all'estero è sufficiente la documentazione tramite scontrino, però anche in questo caso è richiesto un pagamento tracciabile.
9. Regime forfettario e minimo
9.a) Domanda: Come devono emettere le loro fatture i contribuenti che adottano il regime forfettario o quello dei minimi?
Risposta: Dall' 1 luglio 2022 è stato introdotto l'obbligo di fatturazione elettronica anche per i contribuenti in regime forfettario o in regime dei minimi che nell'esercizio precedente hanno superato la soglia dei ricavi o compensi di 25.000 €. I contribuenti che non hanno superato tale soglia, possono facoltativamente emettere e inviare fatture elettroniche.
10. Autofattura
10.a) Domanda: Anche le autofatture devono essere emesse in forma elettronica?
Risposta: Sì, anche quando si tratta di fatture relative a gadget pubblicitari o a merce gratuita.
11. Fatture emesse con dichiarazione d'intento
11.a) Domanda: Le fatture agli esportatori abituali vengono emesse senza Iva in presenza di una dichiarazione d’intenti. Dove devono essere riportati, nella fattura elettronica, i dati delle dichiarazioni d’intenti?
Risposta: Non esiste un campo ad hoc. I dati delle dichiarazioni d’intenti possono essere inseriti nei campi liberi.
12. Fatture emesse non soggette ad Iva
12.a) Domanda: Quali sono le indicazioni obbligatorie richieste in fattura per le operazioni senza addebito dell'Iva partire dal 01.01.2021?
Risposta: A seconda della natura dell'operazione vanno indicati i seguenti codici, suddivisi in micro-classi:
N1 - Operazioni escluse dal campo di applicazione dell'Iva (art. 15)
N2.1 - non soggette ad Iva ai sensi degli artt. da 7 a 7-septies
N2.2 - non soggette – altri casi (ad es. contribuenti nel regime forfettario)
N3.1 - non imponibili – esportazioni ai sensi dell’art. 8 c. 1 a-b
N3.2 - cessioni intracomunitarie ai sensi dell’art. 41, triangolazioni ai sensi dell’art. 58
N3.3 - cessioni verso San Marino ai sensi dell’art. 71 c. 1
N3.4 - operazioni assimilate alle cessioni all’esportazione ai sensi dell’art. 8-bis c. 1
N3.5 - non imponibili – a seguito di dichiarazioni d’intento ai sensi dell‘art. 8 c. 1 c
N3.6 - non imponibili – altre operazioni che non concorrono alla formazione del plafond
N4 - operazioni esenti (art. 10)
N5 - operazioni soggette al regime del margine sui beni usati (art. 36), operazioni relative a prodotti editoriali e operazioni di agenzie viaggi (art. 74-ter)
N6.1- inversione contabile – cessione di rottami e altri materiali di recupero ai sensi dell’art. 74 c. 7 - 8
N6.2 - inversione contabile – cessione di oro e argento puro
N6.3 - inversione contabile – subappalto nel settore edile ai sensi dell'art. 17 c. 6 a
N6.4 - inversione contabile – cessione di fabbricati
N6.5 - inversione contabile – cessione di telefoni cellulari
N6.6 - inversione contabile – cessione di prodotti elettronici
N6.7 - inversione contabile – prestazioni comparto edile e settori connessi ai sensi dell’art. 17 c. 6 a-ter
N6.8 - inversione contabile – operazioni settore energetico
N6.9 - inversione contabile – altri casi
N7 - IVA assolta in altro stato UE
13. Fatture fuori campo Iva
13.a) Domanda: È obbligatorio emettere fattura elettronica anche per operazioni che non rientrano nel campo di applicazione dell’Iva?
Risposta: Per le operazioni che non rientrano nel campo di applicazione dell’Iva non c’è obbligo di fatturazione. Qualora si decida di emetterla, dovrà obbligatoriamente avere formato elettronico.
14. Tipologia documento
14.a) Domanda: Quali sono le diverse tipologie di documenti da emettere in modo elettronico?
Risposta: La tipologia di documento viene definita con un codice TD. Esistono le seguenti tipologie di codici:
TD01 - Fattura
TD02 - Acconto su fattura
TD03 - Acconto su parcella
TD04 - Nota di credito
TD05 - Nota di debito
TD06 - Parcella
TD16 - Integrazione fattura Reverse-Charge interno
TD17 - Integrazione/autofattura per acquisto di servizi dall’estero
TD18 - Integrazione per acquisto di beni intracomunitari
TD19 - Integrazione/autofattura per acquisto di beni art. 17 c. 2
TD20 - Autofattura per regolarizzazione e integrazione delle fatture
TD21 - Autofattura per splafonamento
TD22 - Estrazione beni da Deposito IVA
TD23 - Estrazione beni da Deposito IVA con versamento dell’IVA
TD24 - Fattura differita di cui all’art. 21 c. 4 a
TD25 - Fattura differita di cui all‘art. 21 c. 4 b
TD26 - Cessione di beni ammortizzabili e per passaggi interni
TD27 - Fattura per autoconsumo o per cessioni gratuite senza rivalsa
TD28 - autofattura per acquisto da San Marino con Iva (fatture cartacee)
Le tipologie maggiormente utilizzate sono TD01 per fatture e TD04 per note di credito. Le tipologie di documento TD16 - TD19 e TD 28 sono previste solo per fini contabili esclusivamente nell’ambito del principio del Reverse-Charge.
15. Imposta di bollo
15.a) Domanda: Qual è la modalità di assolvimento dell’imposta di bollo nel caso in cui le fatture elettroniche siano assoggettate a tale imposta?
Risposta: Per il pagamento dell’imposta di bollo è previsto un meccanismo semplificato. L’Agenzia delle Entrate calcola l’ammontare complessivo dell’imposta di bollo dovuta sulla base dei dati presenti nelle fatture elettroniche inviate attraverso il Sistema di Interscambio. È possibile fare il versamento con il modello F24. Per importi fino a € 250 è prevista una scadenza semestrale. Negli altri casi rimane invariata la scadenza trimestrale. La fattura elettronica deve contenere la specifica annotazione: “Imposta di bollo assolta secondo le disposizioni del Decreto Ministeriale 17 giugno 2014”. A partire dal 2021 non sarà più necessario compilare il campo relativo all’imposta di bollo pari a € 2,00, perché il sistema riconosce l'importo in automatico.
16. Firma digitale
16.a) Domanda: Le fatture elettroniche devono essere tutte firmate digitalmente?
Risposta: No, la firma elettronica è obbligatoria solo per le fatture emesse verso la pubblica amministrazione.
17. Sconto commerciale
17.a) Domanda: Dove viene indicato lo sconto commerciale nella fattura elettronica?
Risposta: Lo sconto commerciale viene applicato sul totale della fattura pagata entro un determinato lasso di tempo. Tale importo non incide sul totale della fattura. Si consiglia di indicarlo nei campi liberi della fattura elettronica.
18. Fatturazione verso più clienti
18.a) Domanda: È possibile emettere una fattura elettronica verso più clienti?
Risposta: Si, è possibile solo se si tratta di clienti privati. In questo caso, però, siccome il file XML consente di indicare nel campo destinatario un solo cliente, gli altri sono indicati nei campi facoltativi.
19. Fatturazione per attività private
19.a) Domanda: Come emettere una fattura ad un imprenditore o ad un libero professionista per attività private e non di lavoro?
Risposta: Per le attività private bisogna indicare in fattura solo il codice fiscale dell'imprenditore o del libero professionista e non anche la partita iva.
20.Caratteri speciali
20.a) Domanda: A quali particolarità bisogna fare attenzione nel redigere la fattura elettronica?
Risposta: Le metafonesi ed i caratteri speciali, tipo: ß, €, /, -, @, ö, etc., possono portare allo scarto del file XML, pertanto, si consiglia di evitare il loro uso nella fattura elettronica e l'utilizzo delle normali regole ortografiche.
21.Agricoltori esonerati
21.a) Domanda: Come devono essere documentati acquisti da parte di agricoltori esonerati?
Risposta: Per acquisti da parte di agricoltori esoneratati, il committente deve emettere autofattura per conto del cedente (codice TD01), riportando in fattura i dati dell'agricoltore esonerato e le percentuali di compensazione.
22. Valuta estera
22.a) Domanda: È possibile indicare in fattura gli importi in valuta estera?
Risposta: Sia l'imponibile che l'Iva devono necessariamente essere indicati in Euro. Invece, il totale della fattura potrebbe essere indicato in valuta estera, dato che tale valore non viene controllato dal SdI.
23. San Marino
23.a) Domanda: Quando entrerà in vigore l'obbligo della fatturazione elettronica per le operazioni con San Marino? Qual è il codice destinatario da indicare in fattura?
Risposta: Dall' 1 luglio 2022 anche le operazioni con San Marino sono soggette all'obbligo di fatturazione elettronica. Tale obbligo è previsto solo per le vendite e l'acquisto di beni e non per le prestazioni di servizi. Facoltativamente è comunque possibile emettere anche in tale caso la fattura elettronica. In fattura è necessario indicare il codice destinatario 2R4GTO8 per essere accettata dal SdI.