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Lavorare dall’Italia per una ditta tedesca/estera – cosa fare attenzione?

Spesso le persone residenti in Italia vengono contattate direttamente da società tedesche ai fini della penetrazione e dell'espansione nel mercato italiano. Chi volesse svolgere un'attività lavorativa in Italia in favore di una società tedesca (o austriaca) ovvero di una società estera dovrà verificare la regolarità dello stato di registrazione della società estera in Italia. Ad avvenuta identificazione in Italia (ad es. tramite registrazione come datore di lavoro o costituzione di una Srl di diritto italiano) sarà necessaria la stipula di un contratto di lavoro ai sensi della normativa italiana e l'elaborazione paghe in conformità alle disposizioni di legge italiana.

Telelavoro, personale di servizio, lavoratori in trasferta, consulenti vendite? Quali aspetti devono essere considerati?

I prestatori di lavori da ufficio da remoto in favore di un datore di lavoro estero, oltre alla registrazione di cui sopra, non dovranno prendere in considerazione tanti altri fattori. Infatti, la casa di abitazione sarà registrata come sede di lavoro (anche ai fini assicurativi) e il telelavoratore, così come qualsiasi altro dipendente, dovrà attenersi alle regole impartite dal datore di lavoro, con la sola differenza che il telelavoratore presta la propria attività lavorativa, in tutto in parte, da casa. In generale, i mezzi necessari ai fini della prestazione dell'attività lavorativa (ad es. computer, stampante, cellulare, cancelleria) sono messi a disposizione dal datore di lavoro, salvo diverso accordo. In linea di principio trovano applicazione gli orari di lavoro espressamente regolamentati. In più è evidente che deve esistere un certo rapporto di fiducia tra le due parti, poiché è impossibile o difficile da controllare il tempo di lavoro effettivamente prestato dal dipendente. Tuttavia, il telelavoratore non dovrà garantire una reperibilità continua.

Nel caso di personale di servizio/lavoratori in trasferta (ad es. personale di help desk, programmatori, manutentori) il luogo di residenza del dipendente viene normalmente considerato ai fini della comunicazione del luogo di lavoro, in quanto il datore di lavoro tedesco spesso non ha e non necessita di una sede secondaria in Italia. Poiché, di tanto in tanto, il personale di servizio/i lavoratori in trasferta devono recarsi dai clienti/fornitori, spesso è messo a disposizione un veicolo aziendale oppure il dipendente utilizza il proprio veicolo privato, addebitando i costi al datore di lavoro su base proporzionale. Le disposizioni e le leggi in materia di veicoli sono molto complesse e soggette a continue modifiche, per cui è necessario effettuare una verifica attenta insieme al consulente/addetto paghe.

Un caso particolare è quello dei consulenti e dei collaboratori addetti alle vendite. Infatti, la loro attività lavorativa consiste principalmente nella promozione delle vendite e nell'espansione in Italia e spesso sono soggetti a condizioni contrattuali migliori. Ai sensi del modello OCSE, i collaboratori che svolgono un ruolo chiave nelle vendite, anche se non agiscono nella stipula dei contratti definitivi, configurano una stabile organizzazione personale. In questo caso, l'azienda deve registrarsi in Italia (al solito ottenendo la denominazione "XY Italia Srl"). Pertanto, i collaboratori svolgeranno il proprio lavoro alle dipendenze di tale società di diritto italiano.

I nostri servizi per il vostro progetto in Italia

Contattateci per un primo colloquio non vincolante e gratuito o inviateci una e-mail con la Vostra richiesta e i Vostri dati di contatto. Vi risponderemo al più presto. Tel. +39 0474 572900 o info@graber-partner.com.

Domande frequenti sul tema: Trasferimento di un lavoratore in Italia

Soprattutto nel periodo di pandemia da Covid-19, il telelavoro si è affermato come una modalità di lavoro molto diffusa e assai consolidata, senza vincolo di postazione di lavoro fissa. Ecco perché un numero sempre maggiore di lavoratori di società tedesche mirano a trasferire la propria residenza all’estero (ad esempio in Italia), pur continuando a lavorare da remoto per il proprio datore di lavoro.

Domanda: In caso di trasferimento di residenza del lavoratore in Italia, è possibile effettuare una comunicazione di distacco?

Risposta: No, qualora il lavoratore dovesse trasferire la propria residenza in Italia, continuando sempre a lavorare per la stessa società in Germania, non sarà possibile effettuare un distacco inteso in senso classico. Infatti, da una parte non si ritiene integrato il requisito del datore di lavoro in Italia (società di diritto italiano) e, dall’altra, il lavoratore non è considerato distaccato se è residente nel Paese di effettuazione della prestazione lavorativa.

Invece, la società e il lavoratore dovranno essere registrati in Italia ai fini dell'elaborazione paghe ai sensi delle disposizioni di legge italiana ed ai fini del versamento dei contributi previdenziali e delle imposte in Italia.

Domanda: Quali sono i requisiti per la registrazione di una società estera in Italia?

Risposta: In analogia a quanto previsto dalla normativa tedesca, anche in Italia la società ricopre il ruolo di sostituto d'imposta, versando, in tale veste, le imposte e i contributi, ivi inclusi quelli a carico del dipendente, tramite il modello F24 agli uffici o enti pubblici.

Pertanto, è necessario, in qualità di società, provvedere alla registrazione presso i vari uffici/enti, utilizzando a tal fine, fra l'altro, un codice fiscale italiano.

Saremo lieti di provvedere a tutte le comunicazioni e registrazioni. Per una descrizione più dettagliata delle procedure da seguire ai fini della registrazione in Italia di soggetti che ricoprono il ruolo di datore di lavoro Vi invitiamo a visitare il nostro sito https://www.graber-partner.com/it/imprese-internazionali/lavoratori-datori-di-lavoro-in-italia.html

Domanda: In caso di trasferimento in Italia è necessario stipulare un contratto di lavoro ai sensi della normativa italiana?

Risposta: Sì, in considerazione dell'elaborazione paghe ai sensi delle disposizioni di legge italiana, sia la società che il dipendente sono soggetti al Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro (CCNL) applicabile. Il CCNL disciplina, tra l'altro, il trattamento economico, il numero di mensilità, le ferie, il trattamento in caso di malattia e infortunio, il periodo di prova e il periodo di preavviso.

Pertanto, è in ogni caso necessario stipulare un contratto di lavoro ai sensi della normativa italiana, facendo riferimento al CCNL applicabile.

In Italia, sia la predisposizione del contratto di lavoro che l'elaborazione paghe sarà effettuata dal commercialista/consulente del lavoro. Pertanto, non è necessario incaricare ad esempio uno studio legale della predisposizione del contratto di lavoro, perché offriamo un servizio integrato. Per ulteriori informazioni Vi invitiamo a consultare il nostro parere all'indirizzo https://www.graber-partner.com/it/imprese-internazionali/lavoratori-datori-di-lavoro-in-italia.html

Domanda: C'è un rischio di configurazione di una stabile organizzazione della società estera in Italia in caso di telelavoro in Italia?

Risposta: Sì, lo svolgimento dell'attività lavorativa da remoto non esclude automaticamente il rischio di configurazione di una stabile organizzazione. Pertanto, è necessario verificare la sussistenza di eventuali altri requisiti. A tale proposito facciamo riferimento al nostro parere relativo alla stabile organizzazione in Italia.

Domanda: Quali sono gli adempimenti a carico di un dipendente in caso di trasferimento di residenza in Italia?

Risposta: Prima dell'avvio dell'attività lavorativa in Italia, il lavoratore dovrà richiedere un codice fiscale italiano e provvedere all'iscrizione all'anagrafe. Successivamente sarà possibile effettuare le comunicazioni presso le autorità e gli enti competenti.

Ai fini di una consulenza e per assistenza al lavoratore con riferimento alla richiesta del codice fiscale, l'acquisto/la locazione di immobili, l'iscrizione all'anagrafe, l'applicazione di regimi agevolativi per persone che trasferiscono la propria residenza in Italia ecc., il lavoratore dovrà rivolgersi all'autorità competente e/o ad un'organizzazione sindacale.

Siamo a Vostra disposizione per un primo colloquio non vincolante e gratuito, invioateci una mail a info@graber-partner.com. In base alla nostra esperienza è preferibile che la persona responsabile e di riferimento faccia parte della società, nostra cliente.

Domande frequenti sul tema: Costi del personale

Domanda: Come si calcolano i costi di un dipendente?
Risposta: Il calcolo inizia dalla retribuzione lorda mensile, che può essere individuata dall'attuale cedolino del dipendente. A quest’importo devono essere aggiunti i costi indiretti.

In allegato viene presentato un calcolo semplificato (senza prendere in considerazione le ferie, il fondo pensione, il fondo sanitario, l’IRAP ecc.):

ital

Regola generale: per calcolare i costi mensili di un dipendente, la retribuzione lorda deve essere aumentato del 60% (importo della retribuzione lorda del cedolino * 1.6).

Domanda: Due dipendenti con la stessa retribuzione lorda ricevono anche lo stesso netto in busta paga?
Risposta: No, il calcolo del netto in busta paga dipende da molti fattori personali del dipendente, quali ad esempio: addizionale comunale, fondi pensione, ecc.
Può quindi accadere che dipendenti con lo stesso salario lordo ricevono una retribuzione netta completamente diversa. I costi a carico dell’azienda, invece, sono uguali.

Domanda: Può essere concordato un salario netto?
Risposta: Come si evidenza nei punti precedenti, il calcolo del netto è molto complesso e dipende da molti fattori personali del dipendente. Per questo motivo, un accordo sui salari netti è sconsigliato. Convenzioni fatte sulla base delle retribuzioni lorde hanno, inoltre, i seguenti vantaggi:

Si ha una visione d’insieme dei costi del personale;
I dipendenti sono trattati e retribuiti equamente;
Meno discussioni sui livelli salariali in quanto i salari lordi sono comparabili;
Nessun adeguamento di retribuzione se uno qualsiasi dei fattori sopra elencati viene aggiunto o rimosso (ad esempio, i familiari a carico);
Nessun adeguamento di retribuzione in caso di modifica delle condizioni fiscali (ad esempio aumento del percentuale dell’imposta sul reddito (IRPEF), abrogazione del "bonus fiscale Renzi", ecc.).

Poiché i dipendenti nelle negoziazioni salariali di solito si concentrano sul netto, ovviamente possiamo calcolarVi in anticipo il lordo, il netto e i costi.

Domanda: Quali sono le possibilità per mettere a disposizione del dipendente una vettura di servizio e come dev’essere considerato in busta paga?
Risposta: Esistono le seguenti varianti :

Variante	Considerazione in busta paga
Uso della vettura di servizio anche per viaggi di natura privata	tramite fringe benefit
Uso dell’autovettura solo per scopi aziendali	Nessun effetto in busta paga
Il dipendente usa il proprio veicolo per scopi aziendali	tramite rimborso dei costi chilometrici

Domanda: Che cosa è il fringe benefit?
Risposta: Se un dipendente è dotato di un'autovettura aziendale ed è autorizzato a usarla per scopi privati si parla del cosiddetto "fringe benefit”. Il fatto che il dipendente gode anche privatamente della vettura aziendale, dev’essere tassato in busta paga e sottoposto agli obblighi contributi. L'importo (su cui pagare le tasse e contributi) dipende dal tipo di veicolo ed è indicato nella tabella ACI (Automobile Club Italiano).

ATTENZIONE: Per i dipendenti assunti dopo il 01/07/2020 ai quali viene affidata in uso promiscuo un’auto aziendale, immatricolata prima di tale data, non possono essere usate le tabelle ACI per il calcolo del fringe benefit. Il calcolo del fringe benefit in questi casi deve essere effettuato mensilmente sulla scorta della documentazione fornita dal dipendente. Siccome questo metodo risulta molto difficile da applicare nella vita pratica, preferiamo continuare ad utilizzare il vecchio metodo di calcolo del fringe benefit.

Domanda: Fringe benefit - Come influisce sul valore netto percepito dal dipendente?
Risposta: Il fatto che dipendente può utilizzare il veicolo, incluso di carburante, della manutenzione, dell’assicurazione, ecc., anche per scopi privati, comporta l´assoggettamento a imposte e contributi di una somma calcolata, come sopra descritto. Di conseguenza, questo fatto diminuisce il valore netto, come visibile dal seguente esempio semplificato:

	senza considerazione del fringe benefit	con considerazione del fringe benefit
Retribuzione lorda	2.000 €	2.000 €
Fringe Benefit	0 €	200 €
Contributi (10% sul lordo + fringe benefit)	200 €	220 €
IRPEF (15% sul lordo + Fringe Benefit – contributi)	270 €	297 €
Netto (lordo – contributi – IRPEF)	1.530 €	1.483 €

Domanda: Come funziona il rimborso dei costi chilometrici sul cedolino?
Risposta: Il dipendente riceve un rimborso dei costi chilometrici fatti per scopi aziendali.
L'importo è calcolato in base alle tabelle ACI rispetto al tipo di veicolo e ai chilometri percorsi annualmente.

Attenzione: Poiché il rimborso non è soggetto a contributi o imposte, i chilometri devono essere documentati precisamente.

Domande frequenti sul tema: Periodo di preavviso

Domanda: A cosa serve il periodo di preavviso?
Risposta: Il periodo di preavviso in caso di dimissione (cessazione del rapporto di lavoro per volontà del dipendente) deve essere rispettato dal dipendente. Grazie al periodo di preavviso, l’azienda ha la possibilità di prepararsi alla risoluzione del contratto, di riorganizzare il lavoro e le attività del dipendente o di selezionare e assumere un nuovo dipendente. Per questi motivi, al dipendente è vietato godere delle ferie durante il periodo di preavviso, a meno che non siano state approvate dal datore di lavoro.

Il periodo di preavviso in caso di licenziamento (cessazione del rapporto di lavoro per volontà dell’azienda) è il periodo in cui il dipendente può ancora lavorare in azienda. Il periodo di licenziamento consente al dipendente di prepararsi alla risoluzione del contratto e di cercare un altro rapporto di lavoro.

Domanda: Da che cosa dipende la durata del periodo di preavviso?
Risposta: La durata del periodo di preavviso è regolata nel contratto collettivo applicato. In linea di principio, quanto maggiore è la classificazione del dipendente per categoria e più elevata è la sua anzianità di servizio, tanto maggiore è il periodo di preavviso. La durata, inoltre, può variare tra operai ed impiegati e tra rapporti di lavoro a tempo indeterminato e determinato.

Attenzione, la durata del periodo di preavviso per la dimissione del dipendente è generalmente più breve di quella per il licenziamento. Inoltre, in alcuni contratti collettivi (ad es. Commercio e servizi), il periodo di preavviso non inizia fino al 1 ° o al 16 ° del mese.

Alcuni esempi dei periodi di preavviso

Contratto colletivo	categoria	Anzianità fino a 5 anni	Piú di 5 anni	Piú di 10 anni
Commercio e servizi	2. e 3. categoria	20 giorni calendari	30 giorni calendari	45 giorni calendari
Metalmeccanici industria	4., 5., e 5S	1,5 mesi	2 mesi	2,5 mesi
Metalmeccanici artigianato	Operai tutte categorie	6 giorni calendari	8 giorni calendari	10 giorni calendari
Metalmeccanici artigianato	Impiegati cat. 1 e 2	1,5 mesi	2 mesi	2,5 mesi
Turismo - Pubblici esercizi	2. e 3. cat. (indeterminato)	1 mesi	45 giorni calendari	2 mesi

Domanda: Quali eventi interrompono il periodo di preavviso?
Risposta: Il periodo di preavviso viene interrotto, per esempio, in caso di malattia o di infortunio sul lavoro.
In questi casi il periodo di preavviso viene interrotto e ripreso solo alla fine delle assenze.

Domanda: Quali sono le conseguenze del mancato rispetto del periodo di preavviso?
Risposta: Se il periodo di preavviso non viene rispettato, sia in caso di dimissione che in caso di licenziamento, la parte non avvisata ha diritto al risarcimento del danno subito. Ad es.: se il dipendente non rispetta il periodo di preavviso, il datore di lavoro ha il diritto di trattenere dalla busta paga dello stesso la parte corrispondente al danno subito come pagamento in compensazione.

Domande frequenti sul tema: Il trattamento di fine rapporto (TFR)

Domanda: Cos’è il trattamento di fine rapporto e a chi spetta?
Risposta: Il trattamento di fine rapporto (TFR) è una forma di retribuzione differita che - a differenza di altri paesi – in Italia spetta ad ogni dipendente. Non può essere equiparato all’indennizzo previsto in Germania o in Austria. Il trattamento di fine rapporto viene corrisposto al momento della fine del rapporto di lavoro, indipendente del motivo di cessazione (dimissioni, licenziamento, fine del contratto a termine ecc.).

Domanda: Qual è l’importo del trattamento di fine rapporto e come viene calcolato?
Risposta: Si può calcolare approssimativamente uno stipendio mensile per ogni anno lavorativo. Certi elementi retributivi sono esclusi dal calcolo (p.e. lavoro straordinario, rimborso spese ecc.).
Il trattamento di fine rapporto è calcolato e accantonato mensilmente (o versato in un fondo pensione). Alla fine di ogni anno il fondo TFR in azienda viene rivalutato in base all’indice Istat.

Domanda: Come funziona il versamento del TFR in un fondo pensione?
Risposta: Ogni dipendente ha la possibilità di versare l’intero (o una parte) del TFR in un fondo di previdenza complementare. Generalmente i diversi fondi prevedono l’iscrizione del datore di lavoro e del dipendente. La decisione d’adesione spetta al dipendente.

Poi si procede al pagamento mensile del TFR incluso gli eventuali contributi mensili obbligatori, rispettando le regole del relativo fondo (pagamento tramite bonifico bancario o F24, versamento mensile o trimestrale ecc.). Di conseguenza in questo caso non sarà corrisposto il TFR alla fine del rapporto lavorativo.

Domanda: Quando viene corrisposto il trattamento di fine rapporto?
Risposta: Nel caso che il TFR non è stato versato in un fondo di previdenza complementare, l’importo maturato e rivalutato è corrisposto al dipendente alla fine del rapporto di lavoro. Il calcolo e il pagamento avvengono con cedolino separato nel mese successivo alla data di cessazione, poiché si deve normalmente attendere la rivalutazione Istat del mese di cessazione. Nel caso che il TFR è stato versato in un fondo pensione, il pagamento normalmente avviene al momento del pensionamento direttamente dal fondo.

Domanda: Può essere chiesto l’anticipo del TFR anche prima della fine del rapporto di lavoro?
Risposta: Sì, nelle imprese con più di 25 dipendenti è prevista la possibilità che il dipendente con almeno 8 anni di servizio può chiedere un’anticipazione del TFR in misura non superiore al 70% dell’importo maturato in casi particolari (compravendita prima casa, malattia ecc.).

In caso di accordo con il datore di lavoro può essere richiesto anche l’intero trattamento di fine rapporto (100%) senza indicare un motivo.

Anche i fondi di previdenza complementare sono obbligati d’anticipare una parte del maturato in casi particolari (compravendita prima casa, malattia ecc.). Le norme si differenziano e si procede su domanda direttamente al fondo, il pagamento non avviene con il cedolino.

Domande frequenti sul tema: Provvedimenti disciplinari

Domanda: Dove si trovano i regolamenti riguardanti i provvedimenti disciplinari e cosa contengono?
Risposta: I provvedimenti disciplinari sono regolati dal contratto collettivo applicato. Una sintesi dei provvedimenti disciplinari del contratto collettivo applicato è reperibile nell'area info di gupa.
Specifici articoli del contratto regolano i provvedimenti nel caso di un’infrazione del dipendente, ad esempio: in quali casi è necessario notificare una contestazione per iscritto, quali infrazioni comportano la sospensione dal lavoro nonché, per quali casi di infrazione è previsto il licenziamento.
Se aveste bisogno del documento aggiornato bilingue, vi preghiamo di rivolgervi al vostro consulente delle paghe.

Domanda: È obbligatorio esporre il codice contenente i provvedimenti disciplinari nella bacheca aziendale?
Risposta: L’articolo 7 dello Statuto dei Lavoratori (legge 300/70) prevede l’obbligo di affiggere in un luogo accessibile a tutti i dipendenti e in modo permanente il codice delle norme disciplinari, le infrazioni alle quali le norme disciplinari possono essere applicate e le procedure di contestazione. La consegna del documento al dipendente non ha valore di pubblicazione.

Nel caso di più sedi produttive, il documento deve essere affisso in ciascuna di esse.

Domanda: Cosa succede, se i provvedimenti non sono affissi in azienda?
Risposta: In tal caso non sarà possibile procedere all’applicazione di una sanzione o di un provvedimento contro il dipendente. Questo vale anche, se le norme disciplinari sono state consegnate al dipendente e questi ne ha firmato una copia. L’avvio di un qualsiasi provvedimento disciplinare è, pertanto, possibile unicamente se le norme disciplinari sono state affisse in azienda rispettando i criteri sopra menzionati.

Domanda: È necessario avviare un provvedimento disciplinare per ogni infrazione?
Risposta: L’applicazione della sanzione ad un’infrazione del dipendente comunicata per iscritto, deve essere valutata singolarmente per ogni caso e non sempre è sensata.
Tuttavia, solo nel caso di precedenti contestazioni per iscritto si potrà procedere con un eventuale licenziamento.

Domanda: È possibile redigere una contestazione in autonomia e inviarla al dipendente?
Risposta: No, dovrete rivolgervi quanto prima al vostro consulente delle paghe. Questo vi farà avere la comunicazione con il riferimento normativo del relativo contratto collettivo applicato!
Il vostro consulente Vi informerà, inoltre, sui modi di notifica del documento di contestazione al dipendente e sulle date e modi di procedere previsti dalla norma (esempio: termine per sentire le difese del dipendente, ecc.).

Domande frequenti sul tema: Rimborso spese

Domanda: Come possono essere rimborsate le spese sostenute dal dipendente in trasferta?
Risposta: il rimborso delle spese ai dipendenti può essere effettuato nei seguenti modi:

Tipo	Descrizione
metodo forfettario	Pagamento di un rimborso fisso (forfettario) per ogni giorno di lavoro in trasferta (se al di fuori della comune), con il quale egli fa fronte alle spese di alloggio e di vitto. L'importo forfettario è indipendente dai costi effettivi. Il dipendente paga tutte le spese e non deve presentare alcuna ricevuta. L’importo forfettario può essere prescritto dal contratto collettivo.
metodo misto	A differenza del metodo forfettario, al dipendente vengono rimborsate, in aggiunta alla somma forfettaria, anche le spese per vitto o l’alloggio (a piè di lista).
metodo analitico	Il rimborso si baserà sulle spese documentate e presentate dal dipendente (spese di viaggio, alloggio, pasti) ("a piè di lista").

Domanda: I rimborsi spese sono soggetti a tasse e contributi?
Risposta: Esistono le seguenti modalità:

Tipo	Imposte e contributi
metodo forfettario	I seguenti importi non sono soggetti all'imposta e ai contributi: - € 46,48 al giorno a livello nazionale (€ 15,49 a pasto (pranzo e cena) e alloggio) - € 77,47 al giorno per trasferte all‘estero (€ 25,82 a pasto (pranzo e cena) e alloggio)
metodo misto	Se, oltre alla somma forfettaria, vengono rimborsate le spese per vitto o alloggio, l'importo esente da imposte e contributi (vedi sopra) sarà ridotto di 1/3: - € 30,99 al giorno a livello nazionale - € 51,56 al giorno per trasferte all‘estero
metodo analitico	Spese documentate per viaggio, vitto e alloggio: tutte le somme rimborsate non sono soggette ad imposte e contributi. Altre spese e spese non documentate: € 15,49 (all'estero € 25,82) al giorno non sono soggette ad imposte e contributi.

Domanda: Le spese devono sempre essere anticipate dal dipendente?
Risposta: No, c'è la possibilità di rendere disponibile al dipendente ad es. una carta di credito o bancomat aziendale con la quale può pagare tutte le spese sostenute durante la trasferta. È importante che il dipendente raccolga tutte le ricevute delle spese sostenute e la consegna al datore di lavoro alla fine del mese.
Per evitare abusi, è opportuno fissare un limite massimo per le spese (ad esempio per il pranzo o la cena) nel contratto di lavoro o in un accordo separato.

Domande frequenti sul tema: Videosorveglianza

Domanda: Per quali motivi può essere installato un sistema di videosorveglianza?
Risposta: Una videosorveglianza può essere installata solo per esigenze organizzative e produttive, per garantire la sicurezza sul lavoro e la tutela del patrimonio aziendale.

Domanda: È necessario segnalare un sistema di videosorveglianza installato?
Risposta: Sì, senza autorizzazione dell’ispettorato del lavoro non può essere installata nessuna videosorveglianza. Dev’essere presentata una richiesta con l’indicazione dei motivi e i documenti riguardanti le specifiche dell’impianto e la verifica tecnica vanno allegati. Modificazioni (installazione di nuove telecamere, variazione della posizione, ecc.) devono essere comunicate all’ispettorato del lavoro.

Domanda: Devo informare i miei dipendenti di aver installato delle telecamere?
Risposta: Sì, prima della messa in funzione, ogni dipendente deve essere informato per iscritto sull’ubicazione delle telecamere, sulle modalità di funzionamento e sul momento della messa in funzione.
Inoltre, le persone che accedono all’area sorvegliata devono essere informate preventivamente mediante appositi cartelli (bilingue).

Domanda: Quali aree non possono essere videosorvegliate?
Risposta: Deve essere esclusa la sorveglianza di aree pubbliche, di bagni, di spogliatoi, ecc... In ogni caso deve essere rispettata la disciplina sulla privacy.

Domanda: Per quanto tempo si possono conservare i dati?
Risposta: Per la videosorveglianza in generale, ma anche per l’accesso ai dati memorizzati, è responsabile il titolare dell’impresa. In caso di delega per l’accesso ai dati e trattamento degli stessi, serve un’autorizzazione scritta. Le videoregistrazioni devono essere cancellate dopo 24 ore. La conservazione dei dati per più tempo è ammessa solo in casi particolari e per specifiche esigenze.

Domanda: Quali sono le sanzioni per le violazioni dei doveri (autorizzazione, durata della conversazione, ecc.)?
Risposta: Il mancato rispetto dei doveri previsti in materia è punito con una sanzione fino a € 180.000.