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Domande frequenti sul tema: Rimborso spese

30/01/2023
Domanda: Come possono essere rimborsate le spese sostenute dal dipendente in trasferta?
Risposta:
il rimborso delle spese ai dipendenti può essere effettuato nei seguenti modi:

Tipo

Descrizione

metodo forfettario

Pagamento di un rimborso fisso (forfettario) per ogni giorno di lavoro in trasferta (se al di fuori della comune), con il quale egli fa fronte alle spese di alloggio e di vitto. L'importo forfettario è indipendente dai costi effettivi. Il dipendente paga tutte le spese e non deve presentare alcuna ricevuta.

L’importo forfettario può essere prescritto dal contratto collettivo.

metodo misto

A differenza del metodo forfettario, al dipendente vengono rimborsate, in aggiunta alla somma forfettaria, anche le spese per vitto o l’alloggio (a piè di lista).

metodo analitico

Il rimborso si baserà sulle spese documentate e presentate dal dipendente (spese di viaggio, alloggio, pasti) ("a piè di lista").



Domanda: I rimborsi spese sono soggetti a tasse e contributi?
Risposta
: Esistono le seguenti modalità:

Tipo

Imposte e contributi

metodo forfettario

I seguenti importi non sono soggetti all'imposta e ai contributi:

- € 46,48 al giorno a livello nazionale (€ 15,49 a pasto (pranzo e cena) e alloggio)

- € 77,47 al giorno per trasferte all‘estero (€ 25,82 a pasto (pranzo e cena) e alloggio)

metodo misto

Se, oltre alla somma forfettaria, vengono rimborsate le spese per vitto o alloggio, l'importo esente da imposte e contributi (vedi sopra) sarà ridotto di 1/3:

- € 30,99 al giorno a livello nazionale

- € 51,56 al giorno per trasferte all‘estero

metodo analitico

Spese documentate per viaggio, vitto e alloggio: tutte le somme rimborsate non sono soggette ad imposte e contributi.

Altre spese e spese non documentate: € 15,49 (all'estero € 25,82) al giorno  non sono soggette ad imposte e contributi.


Domanda: Le spese devono sempre essere anticipate dal dipendente?
Risposta:
No, c'è la possibilità di rendere disponibile al dipendente ad es. una carta di credito o bancomat aziendale con la quale può pagare tutte le spese sostenute durante la trasferta. È importante che il dipendente raccolga tutte le ricevute delle spese sostenute e la consegna al datore di lavoro alla fine del mese.
Per evitare abusi, è opportuno fissare un limite massimo per le spese (ad esempio per il pranzo o la cena) nel contratto di lavoro o in un accordo separato.
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