Frage: Wie können die Spesen, die dem Arbeitnehmer im Zuge seiner Tätigkeit im Außendienst entstehen, rückvergütet werden?
Antwort: Für die Rückvergütung von Spesen an die Arbeitnehmer gibt es drei Möglichkeiten:
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Art
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Beschreibung
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Pauschale
Regelung
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Auszahlung
einer fixen Pauschale pro Tag im
Außendienst (wenn außerhalb der Gemeinde), mit welcher die Unterkunft und
Verpflegung gedeckt sind. Die Höhe der Pauschale ist unabhängig von den
effektiven Kosten. Der Arbeitnehmer zahlt alle Spesen selbst und muss keine
Belege vorlegen.
Die Höhe
der Pauschale kann vom Kollektivvertrag vorgeschrieben sein.
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Gemischte
Regelung
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Im
Unterschied zur pauschalen Regelung werden dem Arbeitnehmer zusätzlich zum Pauschalbetrag
noch die Spesen für Verpflegung oder Unterkunft (a piè di lista)
rückvergütet
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Rückvergütung anhand Belege
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Die Rückvergütung
erfolgt anhand der durch den Arbeitnehmer dokumentierten und vorgelegten
Spesenbelege (Reisekosten, Unterkunft, Verpflegung) („a piè di lista“).
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Frage: Sind Spesenrückvergütungen den Steuern und Beiträgen zu unterwerfen?
Antwort: Es gibt folgende Regelungen:
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Art
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Steuern
und Beiträge
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Pauschale
Regelung
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folgende
Beträge sind weder der Lohnsteuer noch den Beiträgen zu unterwerfen:
- 46,48 € pro Tag im Inland (jeweils
15,49 € pro Essen (Mittag und Abendessen) und Unterkunft)
- 77,47
€ pro Tag für Außendienst im Ausland (jeweils
25,82 € pro Essen (Mittag- und Abendessen) und Unterkunft)
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Gemischte
Regelung
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Werden
zusätzlich zur Pauschale noch die Spesen für Verpflegung oder
Unterkunft rückerstattet, wird der steuer- und beitragsfreie Betrag (siehe oben – pauschale Regelung) um 1/3
gekürzt:
- 30,99
€ pro Tag im Inland
- 51,65€ pro Tag für Außendienst im Ausland
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Rückvergütung anhand Belege
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Dokumentierte Spesen für Reisekosten, Unterkunft und
Verpflegung: diese Vergütungen sind steuer- und beitragsfrei sofern sie elektronisch (Kreditkarte, Überweisung, usw.) beglichen wurden. In bar bezahlte Spesen hingegen müssen der Steuer und den Beiträgen unterworfen werden.
Sonstige Spesen und nicht dokumentierte Spesen: 15,49 € (Ausland 25,82 €) pro
Tag sind steuer- und beitragsfrei.
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Frage: Müssen Spesen immer vom Arbeitnehmer vorgestreckt werden?
Antwort: Nein, es besteht auch die Möglichkeit, dem Arbeitnehmer z. B. eine Firmenkredit- oder Bancomatkarte zur Verfügung zu stellen, mit welcher er sämtliche Spesen in Bezug auf seine Ausgaben im Außendienst bezahlen kann. Wichtig hierbei ist, dass der Arbeitnehmer trotzdem sämtliche Belege sammelt und am Ende des Monats dem Arbeitgeber aushändigt.
Um Missbrauch zu vermeiden, ist es sinnvoll, eine Höchstgrenze für Ausgaben (z. B. für Mittag- oder Abendessen) im Arbeitsvertrag bzw. in einer eigenen Vereinbarung festzulegen.