Definition Umsatzsteuerregistrierung & Fiskalvertreter in Italien

Durch die direkte Mehrwertsteuer/Umsatzsteuer‐Registrierung in Italien (ital. „Identificazione diretta ai fini I.V.A.“; engl. „VAT Registration“), auch „Direktidentifizierung“ oder „Direktanmeldung“ genannt, können nicht ansässige Unternehmen aus anderen EU‐Ländern ihren MwSt./USt.‐Verpflichtungen in Italien nachkommen.

Durch die Umsatzsteuerregistrierung in Italien können nicht ansässige Unternehmen bei umsatzsteuerrelevanten Aktivitäten, ihre Rechte ausüben und ihre Pflichten erfüllen. Dabei wird eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer in Italien beantragt bzw. registriert.

Geregelt ist die MwSt.-Registrierung für Italien im Artikel 35-ter des italienischen MwSt.-Gesetzes (DPR 633/1972, auch italienisches Umsatzsteuergesetzt genannt). Alternativ ist auch die Abwicklung über einen Fiskalvertreter in Italien möglich, welcher inhaltlich mit der Direktidentifizierung identisch ist. Für Unternehmen aus Nicht-EU-Staaten ist grundsätzlich nur die Fiskalvertretung in Italien vorgesehen.

Wann ist die steuerrechtliche Direktidentifizierung in Italien notwendig?

Die folgende Auflistung stellt ohne Anspruch auf Vollständigkeit die häufigsten Sachverhalte dar, wann eine MwSt.-Registrierung in Italien nötig ist.

Grenzüberschreitender Versandhandel an italienische Privatpersonen (B2C – Business to Consumer)
Besonders häufig betrifft dies den elektronische Online-Handel (e-commerce). Für den Versandhandel galt bis Mitte 2021, dass erst mit Überschreitung der Lieferschwelle im Bestimmungsland die MwSt. dort zu entrichten war. Diese lag je nach Land zwischen 35.000 und 100.000 €.

Ab dem 1. Juli 2021 gelten diese nationalen Lieferschwellen nicht mehr, sondern es gilt für Fernverkäufe im B2C-Bereich eine EU-weite Schwelle von 10.000 € netto. Sobald diese überschritten wird, ist ein Unternehmen in jedem Land, in welches verkauft wird, MwSt.-pflichtig. Die EU hat zur Vereinfachung für den Onlinehändler den sog. One-Stop-Shop (kurz: OSS) eingeführt. Nichtsdestotrotz kann dieser nicht alle Onlinegeschäfte abbilden, sodass oftmals die Nutzung der lokalen MwSt.-Registrierungen weiterhin notwendig ist.

Nähere Infos zu den häufigsten Fällen im Versandhandel finden Sie auf unserer Seite: E-Commerce: Einführung des OSS für Fernverkäufe
Lieferung an ein Lager in Italien aus einem EU-Staat
Findet eine grenzüberschreitende, innergemeinschaftliche Lieferung in ein ausländisches Warenlager statt, z. B. um Abnehmer just-in-time beliefern zu können, unterscheidet man zwischen der Nutzung folgender Warenlager:
- Eigenes Warenlager: Eigentum und Verfügbarkeit der Ware verbleibt beim eigenen Unternehmen. Die „Verbringung“ dieser Waren nach Italien muss beim Zollamt mittels Intrastat-Meldung (zusammenfassende Meldung) und in der MwSt.-Jahreserklärung über eine italienische MwSt.-Registrierung gemeldet werden. Zudem ist die Führung einer MwSt.-Buchhaltung und die Abgabe von periodischen USt.-Voranmeldungen verpflichtend.
- Warenlagers des Abnehmers „Call-off Stock“: Geht die Warenverfügbarkeit auf den Kunden über, obwohl noch kein Eigentumsübertrag stattgefunden hat, wurde ein Konsignationslager-Vertrag abgeschlossen. Werden alle Voraussetzungen zur Anwendung der EU-weiten Vereinfachungsregel eingehalten, wird keine MwSt.-Registrierung benötigt.

Lieferung aus dem Lager in Italien in einen anderen EU-Staat: Spiegelbildlich zur Einlagerung von Waren in ein Lager in Italien, muss auch die Warenbewegung in andere EU-Staaten zu MwSt.- und Zollzwecken abgebildet werden. Werden grenzüberschreitend Waren an:

Privatkunden im B2C geliefert, muss bei Überschreitung der Lieferschwelle von 10.000 Euro im Bestimmungsland mit MwSt. abgerechnet werden. Infos hierzu auch auf unserer Seite: E-Commerce: Einführung des OSS für Fernverkäufe
Unternehmen im B2B geliefert, dann muss vor allem vor Lieferung Acht gegeben werden, ob der Unternehmer im sogenannten MIAS-Verzeichnis(MwSt.-Informationsaustausch-System) eingetragen ist oder nicht. Wenn nicht, darf die Rechnung nicht als steuerfreier innergemeinschaftlicher Verkauf erfolgen. Der Rechnungssteller ist zur Intrastameldung (Zusammenfassende Meldung) verpflichtet.

Besonderheiten bei Lager und Versand durch Amazon (FBA - Fulfillment by Amazon)

Der Marktplatz-Betreiber Amazon bietet Händlern automatisierte Logistikprogramme bzgl. Lagerung und Versand an. Der Versand durch Amazon ermöglicht es den Anbietern, Produkte in nahegelegene Warenlager zu befördern, um diese näher beim Kunden zu platzieren. Die in Europa bekannteste Versandlösung ist dabei das Pan-EU-Programm. Die Teilnahme an diesem Programm führt dazu, dass Unternehmen unmittelbar in Italien und in weiteren EU-Staaten registrierungspflichtig werden, und das unabhängig davon, ob die Lieferschwelle überschritten worden ist oder nicht.

Die Warenbewegungen zwischen den Warenlagern müssen mittels Pro-Forma-Rechnung „an und von sich selbst“ dokumentiert werden. Auch wenn es sich nicht um einen kostenpflichtigen Verkauf an einen Dritten handelt, muss die Verbringung in der Intrastatmeldung (zusammenfasenden Meldung/USt.-Voranmeldung) und in der MwSt.-Jahreserklärung angegeben werden.

Lohnveredelung in Italien: Lieferung von Waren nach Italien zur Bearbeitung und anschließender Ausfuhr in ein anderes Land. Wenn Waren zur Weiterverarbeitung (Lohnveredelung) nach Italien versendet und anschließend nicht wieder in das Ursprungsland, sondern in ein anderes Land transportiert werden, dann muss sich das Unternehmen, welches die Weiterverarbeitung in Auftrag gibt, in Italien zu MwSt.-Zwecken registrieren lassen.
Import von Ware aus einem Nicht-EU-Staat mit Verzollung in Italien: Die MwSt.-Registrierung dient dazu, die zollrechtlichen Bestimmungen zu erfüllen. Die Einfuhrumsatzsteuer muss in Italien bezahlt werden. Die Einfuhrumsatzsteuer kann über einen MwSt.-Rückvergütungsantrag zurückgefordert werden.
Übernahme der Intrastat-Meldepflichten des Kunden (B2B): Unternehmen möchten häufig den bürokratischen Aufwand der Intrastat-Meldung (zusammenfassende Meldung) bei Einkäufen aus einem EU-Staat vermeiden. Diese Pflicht kann vom Verkäufer über die MwSt.-Registrierung übernommen werden, somit erfolgt der Einkauf für das Unternehmen so, als ob die Ware von einem italienischen Unternehmen stammen würde.
Erfüllung der Reverse-Charge-Pflichten: Sofern die Steuerschuld vom leistenden Unternehmen auf den Auftraggeber übergeht, benötigt der Auftraggeber eine MwSt.-Registrierung.
Beispiel: Ein Unternehmen DE führt Bauleistungen in Italien durch und beauftragt ein Subunternehmen mit der Durchführung. Das Subunternehmen stellt eine Rechnung ohne MwSt. und die Steuerschuldnerschaft geht auf den Auftraggeber über. Das Unternehmen DE benötigt eine MwSt.-Registrierung, um das Reverse-Charge-Prinzip anwenden zu können.
Das Reverse-Charge-Prinzip findet bei diversen anderen Geschäftsfällen Anwendung und muss je nach Fall genau geprüft werden. Spezifische nationale Reverse-Charge-Regelungen haben gegenüber dem allgemeinen Vorrang.
Verkäufe auf Messen in Italien: Bei Verkäufen auf Messen handelt sich hier nicht um einen grenzüberschreitenden Verkauf, sondern um einen Verkauf vor Ort in Italien. In diesem Fall kann nicht von der Lieferschwellenregelung Gebrauch gemacht werden. Ab dem ersten Euro muss mit italienischer MwSt. verkauft werden. Da der Verkauf vor Ort nicht dem Versandhandel gleichgestellt wird, sind strenge Richtlinien der zu meldenden Tageseinnahmen zu beachten. Diese Pflichten können durch die Verwendung einer italienischen Registrierkasse erfüllt werden, wobei diese von einem spezialisierten Unternehmen anzumelden ist.
Veranstaltungsleistungen mit Leistungsort Italien: Der Eintritt zu einer Veranstaltung ist in Italien umsatzsteuerpflichtig. Kann keine Übergabe der Steuerschuldnerschaft auf den Kunden erfolgen, so muss sich der Veranstalter in Italien registrieren und die MwSt. in Italien einzahlen. Um eine Veranstaltung korrekt einordnen und die damit verbundenen Lizenz- und Meldepflichten erfüllen zu können, müssen auch die Bestimmungen bei den lokalen Ämtern geprüft werden (z.B. beim Amt für Autorenrechte, dem SIAE).
Dienstleistungen mit Leistungsort in Italien für Privatpersonen: Bei der Erfüllung von Dienstleistungen oder Arbeiten mit Leistungsort in Italien für Privatpersonen ist eine MwSt.-Registrierung nötig. Dies gilt auch für nicht gewerbliche Körperschaften und für nicht in Italien ansässige Unternehmen.
Beispiel: Das Handwerksunternehmen DE führt Malerarbeiten am Haus des Privatkunden in Italien durch (Grundstücksleistung). Die Rechnung muss mit italienischer MwSt. gestellt werden und diese ist in Italien abzuführen.
Personentransport in Italien: Wenn der Auftraggeber eine Privatperson, eine nicht gewerbliche Körperschaft oder ein nicht in Italien ansässiges Unternehmen ist, so muss der Personentransport mit italienische MwSt. verrechnet werden und diese an den Fiskus über eine MwSt.-Registrierung abgeführt werden.

Ablauf der Umsatzsteuer-Registrierung in Italien / Italienische Steuernummer beantragen

Das Unternehmen beantragt die Registrierung zu MwSt.-Zwecken in Italien beim zuständigen Steueramt in Pescara (Agenzia delle Entrate - Centro operativo di Pescara) und erhält dadurch eine italienische Steuernummer bzw. MwSt.-Nummer (= Umsatzsteuer-Identifikations-Nummer, kurz UID-Nummer).

Wir organisieren dabei alle Schritte für die Beantragung der italienischen Steuernummer und MwSt.-Nummer und können für Sie somit alle mit der MwSt.-Registrierung verbundenen Obliegenheiten (Zusammenstellen der Unterlagen, Ausfüllen der Formulare, Übersetzung der Dokumentation usw.) übernehmen. Zudem können eventuelle Steuerzahlungen über unser Treuhand-Bankkonto erfolgen, wodurch Sie kein eigenes Bankkonto in Italien benötigen.

Somit fungieren wir als Bindeglied und Ansprechpartner zum italienischen Steueramt/Finanzamt in allen Belangen der Steuernummerbeantragung und Erlangung einer italienischen USt.-Identifikationsnummer.

Pflichten direkte Mehrwertsteuer-/Umsatzsteuer‐Registrierung in Italien

Je nach Geschäftsfall können folgende Verpflichtungen entstehen:

Führung der MwSt.-Buchhaltung und MwSt.-Register
MwSt.‐Quartalsmeldung (USt.-Voranmeldung) und Einzahlung der MwSt.‐Schuld
MwSt./USt.‐Vorauszahlung
MwSt.‐Jahreserklärung
Intrastat-Meldung (= zusammenfassende Meldung ZM)
MwSt.-Rückvergütung

Für alle diese Belange können wir Sie vollumfänglich beraten und begleiten. Wenn wir Ihre Situation im Detail prüfen sollen oder Sie an einem unverbindlichen, kostenlosen Erstgespräch interessiert sind, wenden Sie sich bitte an uns.

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