Definition „Entsendung nach Italien“

Von einer Entsendung nach Italien (z. B. von Österreich oder Deutschland aus), spricht man laut gesetzesvertretendem Dekret GVD 136/2016 immer dann, wenn: ein Arbeitnehmer auf Weisung seines inländischen Arbeitgebers seine Arbeitsleistung für einen definierten Zeitraum in Italien erbringt.

Demzufolge spricht man von einer „Entsendung“ nicht nur bei der traditionellen Entsendung, sondern auch bei Außendienst, Abstellung, Gütertransport und anderen Sachverhalten. Die Einhaltung der Meldepflichten und die entsprechende Dokumentation sind in folgenden Fällen notwendig:

effektive Entsendung (ital.: distacco) laut Definition:
Der Arbeitgeber (Entsender, ital.: distaccante) stellt im eigenen Interesse einen Arbeitnehmer für einen definierten Zeitraum an ein anderes Unternehmen (ital.: distaccatario bzw. utilizzatore) zur Verfügung bzw. lässt diesen dort seine Arbeitsleistung erbringen. Der Arbeitnehmer erbringt seine Tätigkeit nicht zu Gunsten des eigenen, abstellenden Unternehmens, sondern zu Gunsten jenes Unternehmens, in welches er entsandt wird.

Außendienst (ital.: trasferta)
Der Arbeitnehmer erbringt seine Leistung zu Gunsten des eigenen, abstellenden Unternehmens (Montageauftrag, Lieferauftrag, Dienstreise).

Personenabstellung in die eigene Tochtergesellschaft bzw. in ein verbundenes Unternehmen

länderübergreifende Erbringung von Dienstleistungen, unabhängig vom Wirtschaftssektor

Gütertransport, wenn eine zusätzliche Dienstleistung in Italien erbracht wird, z. B. Be- und Entladen.

Lebt die Person hingeben bereits in dem Staat, in welchen sie entsandt werden soll (Entsendestaat), handelt es sich nicht um eine Entsendung nach Italien, sondern man spricht dann von einer italienischen Ortskraft. In diesem Fall muss diese Person über eine italienische Arbeitgeber-Registrierung bzw. eine italienische GmbH angemeldet und versichert werden.

Pflichten bei der Entsendung nach Italien

Im Zuge der Entsendung nach Italien müssen eine Reihe an Dokumenten und Meldungen eingereicht bzw. vorgelegt werden. Anbei eine Übersicht der diversen erforderlichen Leistungen/Tätigkeiten, wobei in der ersten Spalte ersichtlich ist, bei welchen wir Sie unterstützen können und welche Sie im Heimatland selbst organisieren müssen.

Leistungsübersicht bei Entsendung nach Italien
Wer?	Leistung/Tätigkeit	Beschreibung
Selbst	Entsendevertrag/ Werkliefervertrag/Liefervertrag	Diese Verträge bilden die rechtliche Grundlage und beinhalten Regelungen für die Tätigkeit in Italien.
Selbst	Bescheinigung A1	Der Arbeitnehmer bleibt im Falle einer Entsendung im Heimatland sozialversichert, d. h. die Bescheinigung A1 muss im Heimatland beantrag werden.
Selbst	Individuelle Meldungen im Heimatland	Sofern Meldungen vorgesehen sind, müssen diese durch das Unternehmen selbst abgefasst werden.
Selbst	Aufenthaltsgenehmigung bei Nicht-EU-Bürgern	Für Arbeitnehmer aus Nicht-EU-Staaten muss in gewissen Fällen ein Visum beantragt werden (Details erhalten Sie bei Auftragserteilung).
Graber & Partner	Registrierung beim italienischen Arbeits- und Sozialministerium (Details siehe nächste Seite)	Der Registrierungs- und Meldeprozess beim italienischen Arbeits- und Sozialministerium (ital.: Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali) ist sehr komplex und das Portal teilweise nur auf Italienisch und Englisch verfügbar, daher sollte die Registrierung durch unsere Kanzlei erfolgen.
Graber & Partner	Meldung der einzelnen Arbeitnehmer beim Arbeits- und Sozialministerium inkl. Angabe der Bezugsperson in Italien In der Meldung sind folgende Daten anzugeben: Stammdaten des Entsenders Stammdaten des zu Entsendenden Stammdaten des annehmenden Unternehmens Bezugsperson mit italienischem Domizil und Vertretungsbefugnis gegenüber Behörden	Wir können für Sie die Registrierung und Meldungen vornehmen, auch hier gilt wiederum, dass die Eingabe der Daten kompliziert ist und das Portal teilweise nur auf italienisch und englisch verfügbar ist. Durch unseren Zugriff auf die Daten der italienischen Handelskammer können wir die Stammdaten des annehmenden Unternehmens für Sie beschaffen.
Graber & Partner	Bezugsperson mit Domizil in Italien und Vertretungsbefugnis gegenüber Behörden; muss Entgegennahme/Versendung von Dokumenten gewährleisten.	Wir können als Bezugsperson dienen und organisieren für Sie eine eventuell notwendige Entgegennahme oder Versendung von Dokumenten von/an Behörden, sofern auch die Registrierung/Meldung über uns abgewickelt wird.
Selbst	Übersetzung der mitzuführenden Dokumente	Gerne können wir Ihnen Übersetzungsbüros nennen, mit welchen wir bereits zusammengearbeitet haben.
Selbst	Mitführen der vorgeschriebenen Dokumente	Die Dokumente müssen bei einer eventuellen Kontrolle vorgelegt werden (Liste erhalten Sie bei Auftragserteilung).
Graber & Partner	Einhaltung der in Italien geltenden Bestimmungen in Bezug auf Arbeitssicherheit, Arbeitszeit, Urlaub, Ruhetage, Jugendschutz usw.	Sollten Sie Informationen bezüglich geltender Arbeitszeit- und Urlaubsregelungen benötigen, können wir Sie dabei unterstützen, sofern auch die Registrierung/Meldung über uns abgewickelt wird.
Graber & Partner	Integration der Entlohnung (Mindestlöhne, Überstundenaufschläge, Abfertigung) zur Vermeidung von Sozialdumping	Wir können für Sie eine Gegenüberstellung der Gehaltssituation beider Länder berechnen und erstellen, sofern auch die Registrierung/Meldung über uns abgewickelt wird.
Selbst	Prüfen der Lohnsteuerpflicht in Italien	Unter gewissen Umständen (für Entsendungen aus Deutschland und Österreich z. B. bei Überschreitung von 183 Tagen) muss die Lohnsteuer in Italien entrichtet werden. Bei Bedarf können Sie uns bzgl. Abwicklung kontaktieren.
Selbst	Aufbewahrung der Unterlagen	Alle Unterlagen müssen für mindestens 2 Jahre ab Ende der Entsendung aufbewahrt werden.

Entsendung Italien: Registrierung & Meldung der Arbeitnehmer beim italienischen Arbeits- & Sozialministerium

Seit 26.12.2016 ist bei Entsendung von Mitarbeitern nach Italien, sowie bei Außendienst, Abstellung und Kabotage eine Registrierung in einem eigenen Portal vorgeschrieben. Des Weiteren ist eine eigenständige Meldung pro Entsendung Pflicht. Vorrangiges Ziel dieser Meldung ist die Kontrolle und Unterbindung von Sozialdumping. Folglich wird - abgesehen von der Meldung an das Arbeits- und Sozialministerium selbst - besonders auch die Anpassung der Entlohnung kontrolliert.

Hinweis - Abgrenzung Entsendung/Außendienst zur Registrierung als Arbeitgeber in Italien: hat der Mitarbeiter seinen Lebensmittelpunkt in Italien (gewohnheitsmäßigen Aufenthaltsort, Familie usw.), spricht man nicht von einer Entsendung, sondern es ist eine Registrierung als Arbeitgeber in Italien erforderlich. Details hierzu finden Sie unter Anmeldung Arbeitgeber/Arbeitnehmer in Italien.

Von der Meldepflicht betroffen sind Unternehmen mit Sitz in einem EU-Mitgliedstaat, dessen Arbeitnehmer in Italien Leistungen erbringen (Entsendung/Außendienst oder Kabotage-Transporte). Das entsendende Unternehmen muss spätestens am Tag vor Einreise eine elektronische Meldung an das Arbeits- und Sozialministerium übermitteln.

Bei Außendienst bzw. Entsendung nach Italien gibt es folgende Meldepflichten:

Arbeitnehmer und freie Mitarbeiter (sofern sozialversichert), wenn diese ihre Arbeitsleistung in Italien erbringen (Entsendung, zeitweise Versetzung zwischen Filialen eines Unternehmens bzw. einer Unternehmensgruppe, Personalbereitstellung (Leiharbeit), Leistung Außendienst);
Kabotage-Transporte (Beginn und Ende Transport in Italien) von Waren und/oder Personen.

Folgende Tätigkeiten sind normalerweise von der Meldepflicht zur Entsendung in Italien ausgenommen:

geschäftliche Besprechungen ohne Erbringung von weiteren Dienstleistungen;
die Teilnahme an Seminaren/Vorträgen ohne Erbringung von weiteren Dienstleistungen;
das Ausstellen bzw. die Teilnahme an Messen/Kongressen/Tagungen und messeähnlichen Veranstaltungen ohne Erbringung von weiteren Dienstleistungen/Verkäufen;
die Teilnahme/Abwicklung von kulturellen Veranstaltungen in den Bereichen Musik, Tanz, Theater oder Kleinkunst, sofern sie nicht im Rahmen eines Arbeitsverhältnisses stattfindet;
die Teilnahme an internationalen Sportwettkampfveranstaltungen und Meisterschaften.

Kontrollen, Sanktionen und Strafen bei der Entsendung nach Italien

Für die Kontrolle der Entsendevorschriften ist das italienische Arbeitsinspektorat (INL) zuständig. Kontrolliert wird nicht nur die Korrektheit der Entsendemeldung selbst, sondern es können auch die mitzuführenden Dokumente unter die Lupe genommen werden (z. B. auf die Korrektheit der Sozialversicherung, Echtheit der Verträge, Vorhandensein der Notwendigen Meldungen und Genehmigungen für Nicht-EU-Bürgern, usw.). Des Weiteren wird ein Augenmerk auf die Dauer der Entsendung gelegt, um eine eventuelle Lohnsteuerpflicht geltend zu machen. Zudem können die Behörden vor Ort auch die Einhaltung der Arbeitszeiten sowie die Einhaltung der Arbeitssicherheit überprüfen und beanstanden.

Für die Nichteinhaltung der diversen Entsende-Vorschriften sind folgende Strafen vorgesehen:

Unterlassene Entsendemeldung: 180 €– 600 € pro entsendetem Arbeitnehmer

Nichtvorhandensein von Dokumenten bzw. fehlende Bereitstellung von Dokumenten: 600 € – 3.600 € pro entsendetem Arbeitnehmer
Keine bzw. falsche Ernennung der Person mit Vertretungsbefugnis (entsprecht dem italienischen „referente“): 2.400 € - 7.200 €

Die Summe der Strafen ist zwar gedeckelt, jedoch erst bei einem Gesamtbetrag von 180.000 €. Zudem kann unter gewissen Umständen auch das empfangende Unternehmen mit einer Strafe belegt werden, falls es sich um eine „falsche“ Entsendung handelt. Die Beträge liegen dann bei 60 € pro Mitarbeiter pro Arbeitstag, mindestens jedoch 6.000 € und maximal 60.000 €.

Unsere Dienstleistung bzgl. Entsendung Italien

Wir können für Sie die Registrierung im Portal des Ministeriums sowie die entsprechenden Meldungen vornehmen und dabei als italienische Bezugsperson dienen. Des Weiteren können wir die Berechnung der Lohn-Integration zur Vermeidung von Sozialdumping übernehmen.