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Häufig gestellte Fragen zum Thema: Spesenrückvergütung (ital.: rimborso spese)

27.04.2022
Frage: Wie können die Spesen, die dem Arbeitnehmer im Zuge seiner Tätigkeit im Außendienst entstehen, rückvergütet werden?
Antwort:
Für die Rückvergütung von Spesen an die Arbeitnehmer gibt es drei Möglichkeiten:

Art

Beschreibung

Pauschale Regelung

Auszahlung einer  fixen Pauschale pro Tag im Außendienst (wenn außerhalb der Gemeinde), mit welcher die Unterkunft und Verpflegung gedeckt sind. Die Höhe der Pauschale ist unabhängig von den effektiven Kosten. Der Arbeitnehmer zahlt alle Spesen selbst und muss keine Belege vorlegen.

Die Höhe der Pauschale kann vom Kollektivvertrag vorgeschrieben sein.

Gemischte Regelung

Im Unterschied zur pauschalen Regelung werden dem Arbeitnehmer zusätzlich zum Pauschalbetrag noch die Spesen für Verpflegung oder Unterkunft (a piè di lista) rückvergütet

Rückvergütung anhand Belege

Die Rückvergütung erfolgt anhand der durch den Arbeitnehmer dokumentierten und vorgelegten Spesenbelege (Reisekosten, Unterkunft, Verpflegung) („a piè di lista“).


Frage: Sind Spesenrückvergütungen den Steuern und Beiträgen zu unterwerfen?
Antwort:
Es gibt folgende Regelungen:

Art

Steuern und Beiträge

Pauschale Regelung

folgende Beträge sind weder der Lohnsteuer noch den Beiträgen zu unterwerfen:

  •  46,48 € pro Tag im Inland (jeweils 15,49 € pro Essen (Mittag und Abendessen) und Unterkunft)
  • 77,47 € pro Tag für Außendienst im Ausland (jeweils 25,82 € pro Essen (Mittag- und Abendessen) und Unterkunft)

Gemischte Regelung

Werden zusätzlich zur Pauschale noch die Spesen für Verpflegung oder Unterkunft rückerstattet, wird der steuer- und beitragsfreie Betrag  (siehe oben – pauschale Regelung) um 1/3 gekürzt:

  • 30,99 € pro Tag im Inland
  • 51,65€ pro Tag für Außendienst im Ausland

Rückvergütung anhand Belege

Dokumentierte Spesen für Reisekosten, Unterkunft und Verpflegung: diese Vergütungen sind steuer- und beitragsfrei.

Sonstige Spesen und nicht dokumentierte Spesen: 15,49 € (Ausland 25,82 €) pro Tag sind steuer- und beitragsfrei.


Frage: Müssen Spesen immer vom Arbeitnehmer vorgestreckt werden?
Antwort
: Nein, es besteht auch die Möglichkeit, dem Arbeitnehmer z. B. eine Firmenkredit- oder Bancomatkarte zur Verfügung zu stellen, mit welcher er sämtliche Spesen in Bezug auf seine Ausgaben im Außendienst bezahlen kann. Wichtig hierbei ist, dass der Arbeitnehmer trotzdem sämtliche Belege sammelt und am Ende des Monats dem Arbeitgeber aushändigt.

Um Missbrauch zu vermeiden, ist es sinnvoll, eine Höchstgrenze für Ausgaben (z. B. für Mittag- oder Abendessen) im Arbeitsvertrag bzw. in einer eigenen Vereinbarung festzulegen.
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