Seit dem 1. Januar 2019 ist die elektronische Rechnungsstellung in Italien für die meisten Transaktionen zwischen in Italien ansässigen Unternehmen, Freiberuflern und auch an Privatpersonen verpflichtend. Rechnungen sind nur gültig, wenn sie an das SDI gesendet wurden und von diesem akzeptiert wurden, eine direkt an den Kunden versandte Rechnung ist damit kein rechtsgültiges Dokument mehr. Das Sistema di Interscambio (SdI), ein zentrales IT-System, fungiert als „digitaler Postbote“ für die Verarbeitung und Weiterleitung elektronischer Rechnungen. Dieser Artikel erklärt die entscheidende Rolle und Funktionsweise des SdI im italienischen Rechnungswesen.
Das SdI ist ein von der italienischen Einnahmenagentur (Agenzia delle Entrate) verwaltetes IT-System. Es wurde 2008 für die obligatorische elektronische Rechnungsstellung an öffentliche Einrichtungen (FatturaPA) eingeführt und ist seit 2019 auch für Transaktionen zwischen privaten Unternehmen (B2B), B2C und mit der öffentlichen Verwaltung (PA) zuständig. Es agiert als „virtueller Postbote“, der den sicheren und standardisierten Fluss der Rechnungsdaten gewährleistet.
In Italien übernimmt das SDI eine sehr zentrale Rolle: Es ist nicht nur technischer Vermittler, sondern auch Kontrollinstanz. Jede Rechnung durchläuft zwingend das SDI, bevor sie den Empfänger erreicht. Dadurch erhält die Agenzia delle Entrate sofort Zugang zu allen Transaktionen in strukturierter Form. Dieses Modell – oft als „Clearance-System“ bezeichnet – ermöglicht eine nahezu Echtzeit-Kontrolle der MwSt.-Daten und ist stark auf die Bekämpfung von Steuerbetrug ausgerichtet.
In anderen europäischen Ländern wird dagegen meist das „Post-Audit-System“ angewandt. Dort senden Unternehmen ihre Rechnungen in elektronischer Form direkt an ihre Geschäftspartner, ohne dass eine zentrale Behörde zwischengeschaltet ist. Die Steuerverwaltung greift nur im Rahmen von Kontrollen oder durch periodische Meldungen (z. B. Umsatzsteuervoranmeldungen, SAF-T-Dateien, SII in Spanien) auf die Rechnungsinformationen zu. Die Behörden prüfen also im Nachhinein, während in Italien die Prüfung vor Zustellung der Rechnung erfolgt.
Der Unterschied liegt somit in der Rolle der Steuerverwaltung: Während in Italien das SDI faktisch das Nadelöhr ist, durch das jede Rechnung muss, bleibt in den meisten anderen EU-Staaten die Kommunikation zwischen Unternehmen dezentral und wird nur ergänzend an das Finanzamt berichtet. Italien setzt damit stärker auf Transparenz und Echtzeit-Daten, während andere Länder Unternehmen mehr Flexibilität in der Übermittlung lassen und die Steuerbehörden erst später einbezogen werden.
Hier einige Länder-Beispiele, Stand 09/2025:
| Merkmal | Italien (SDI) | Deutschland | Frankreich | Spanien | Niederlande |
|---|---|---|---|---|---|
| Modell | Clearance-System | Post-Audit-System (bis 2028 geplant: obligatorische E-Rechnung, aber nicht über eine zentrale Behörde) | Post-Audit-System (bis 2026 Einführung eines Clearance-ähnlichen Systems „PPF“ geplant) | Mischsystem: Suministro Inmediato de Información (SII) = fast in Echtzeit Meldung, aber Rechnungen gehen direkt zwischen Unternehmen | Post-Audit-System |
| Rolle der Steuerbehörde | Zentrale Anlaufstelle: SDI prüft und leitet weiter | Nur indirekt beteiligt: Rechnungen gehen direkt zwischen Unternehmen, Meldungen über Voranmeldungen/Erklärungen | Bislang keine zentrale Stelle; zukünftig zentrale Plattform für Weiterleitung geplant | Steuerverwaltung erhält Transaktionsdaten nahezu in Echtzeit (SII), ist aber nicht zwischengeschaltet bei der Übermittlung | Keine zentrale Stelle, nur Pflicht zur Bereitstellung bei Kontrollen |
| Kontrollzeitpunkt | Echtzeit-Prüfung vor Zustellung | Nachgelagert bei Prüfungen und Voranmeldungen | Nachgelagert, aber Reform hin zu Echtzeit ab 2026 | Fast-Echtzeit: Daten müssen binnen 4 Tagen ans Finanzamt gemeldet werden | Nachgelagert, nur im Rahmen von Kontrollen |
| Übermittlungswege | PEC, Web-Portal, API/Webservices, FTP – immer an SDI | Beliebig (EDI, E-Mail, ZUGFeRD, PDF) | Beliebig (EDI, PDF, Factur-X), künftig zentrale Plattform | Direkt an Geschäftspartner + parallele Meldung an SII-System | Beliebig (EDI, XML, UBL, PDF) |
| Format | Einheitliches XML (FatturaPA) | Mehrere Standards (ZUGFeRD, XRechnung, PDF) | Mehrere Standards, geplant: harmonisiertes XML über PPF | Frei, aber Meldung an SII in strukturiertem XML | UBL-basiert, keine einheitliche Pflicht |
| Vorteil für Steuerverwaltung | Vollständige Kontrolle in Echtzeit | Geringere technische Komplexität | Flexibel, geplante Reform erhöht Transparenz | Sehr hohe Transparenz durch SII-Meldungen | Wenig Eingriffe, Fokus auf Eigenverantwortung |
| Nachteil für Unternehmen | Pflicht zur SDI-Anbindung, kein direkter Versand | Unterschiedliche Formate je nach Partner/Behörde | Anpassungspflicht an neues PPF-System ab 2026 | Doppelbelastung: Rechnung + Meldung an SII | Unterschiedliche Formate, keine einheitliche Vorgabe |
Das SdI erfüllt drei Hauptfunktionen:
Das SdI gewährleistet die Authentizität und Integrität der XML-Dateien, indem es Format, Größe und (optional) die digitale Signatur prüft. Die steuerliche Korrektheit der Inhalte liegt weiterhin beim Rechnungssteller.
Die Prüfung umfasst detaillierte Kontrollen:
Für die Zustellung sind drei Wege in der elektronischen Rechnung anzugeben:
Unternehmen können ihren bevorzugten Empfangskanal (PEC oder Empfängerkodex) einmalig im Portal „Fatture e Corrispettivi“ registrieren. Das SdI ignoriert dann die Rechnungsadresse und liefert immer an den registrierten Kanal.
Das Sistema di Interscambio ist eine zentrale Säule des italienischen Steuersystems, die den elektronischen Rechnungsverkehr automatisiert, standardisiert und auf Einhaltung prüft. Die Kenntnis seiner Funktionsweise ist unerlässlich, um die gesetzlichen Pflichten zu erfüllen und die Effizienz digitaler Prozesse zu nutzen.
Hier finden Sie noch weiterführende Informationen zur elektronischen Rechnung in Italien: https://www.graber-partner.com/it/fattura-elettronica-risposte-alle-domande-piu-frequenti.html