Dal 1° gennaio 2019, la fatturazione elettronica è obbligatoria in Italia per la maggior parte delle transazioni tra aziende, liberi professionisti e anche privati residenti in Italia. Fatture sono valide solo se sono state inviate all'SDI e da questo accettate; una fattura inviata direttamente al cliente non è quindi più un documento legalmente valido. Il Sistema di Interscambio (SdI), un sistema informatico centralizzato, funge da "postino digitale" per l'elaborazione e l'inoltro delle fatture elettroniche. Questo articolo spiega il ruolo fondamentale e il funzionamento dell'SdI nella contabilità italiana.
L'SdI è un sistema informatico gestito dall'Agenzia delle Entrate italiana. È stato introdotto nel 2008 per la fatturazione elettronica obbligatoria alle istituzioni pubbliche (FatturaPA) e dal 2019 è responsabile anche delle transazioni tra imprese private (B2B), B2C e con la pubblica amministrazione (PA). Agisce come un "postino virtuale" che garantisce il flusso sicuro e standardizzato dei dati di fatturazione.
In Italia, l'SDI svolge un ruolo molto centrale: non è solo un intermediario tecnico, ma anche un'autorità di controllo. Ogni fattura deve obbligatoriamente passare attraverso l'SDI prima di raggiungere il destinatario. In questo modo l'Agenzia delle Entrate ha immediatamente accesso a tutte le transazioni in forma strutturata. Questo modello, spesso denominato "sistema di clearance", consente un controllo quasi in tempo reale dei dati IVA ed è fortemente orientato alla lotta contro la frode fiscale.
In altri paesi europei, invece, viene solitamente utilizzato il "sistema di post-audit". In questi paesi, le aziende inviano le loro fatture in formato elettronico direttamente ai loro partner commerciali, senza l'intermediazione di un'autorità centrale. L'amministrazione fiscale accede alle informazioni delle fatture solo nell'ambito di controlli o tramite comunicazioni periodiche (ad es. dichiarazioni IVA preliminari, file SAF-T, SII in Spagna). Le autorità effettuano quindi controlli a posteriori, mentre in Italia la verifica avviene prima della consegna della fattura.
La differenza sta quindi nel ruolo dell'amministrazione fiscale: mentre in Italia l'SDI è di fatto il collo di bottiglia attraverso cui deve passare ogni fattura, nella maggior parte degli altri Stati membri dell'UE la comunicazione tra le aziende rimane decentralizzata e viene segnalata all'ufficio delle imposte solo in via complementare. L'Italia punta quindi maggiormente sulla trasparenza e sui dati in tempo reale, mentre altri paesi lasciano alle aziende una maggiore flessibilità nella trasmissione e coinvolgono le autorità fiscali solo in un secondo momento.
Ecco alcuni esempi di paesi, aggiornati al 09/2025:
| Caratteristica | Italia (SDI) | Germania | Francia | Spagna | Paesi Bassi |
|---|---|---|---|---|---|
| Modello | Sistema di clearance | Sistema di post-audit (previsto entro il 2028: fatturazione elettronica obbligatoria, ma non tramite un'autorità centrale) | Sistema di post-audit (previsto entro il 2026 l'introduzione di un sistema simile al sistema di clearance denominato "PPF") | Sistema misto: Suministro Inmediato de Información (SII) = segnalazione quasi in tempo reale, ma le fatture vengono scambiate direttamente tra le aziende | Sistema di post-audit |
| Ruolo dell'autorità fiscale | Punto di contatto centrale: SDI verifica e inoltra | Coinvolgimento solo indiretto: le fatture vengono scambiate direttamente tra le aziende, comunicazioni tramite dichiarazioni preventive/dichiarazioni | Finora nessun punto di contatto centrale; in futuro è prevista una piattaforma centrale per l'inoltro | L'amministrazione fiscale riceve i dati delle transazioni quasi in tempo reale (SII), ma non è coinvolta nella trasmissione | Nessun ufficio centrale, solo obbligo di messa a disposizione in caso di controlli |
| Momento del controllo | Controllo in tempo reale prima della consegna | A valle in caso di controlli e dichiarazioni preventive | A valle, ma riforma verso il tempo reale a partire dal 2026 | Quasi in tempo reale: i dati devono essere comunicati all'ufficio delle imposte entro 4 giorni | A posteriori, solo nell'ambito dei controlli |
| Canali di trasmissione | PEC, portale web, API/servizi web, FTP – sempre a SDI | A scelta (EDI, e-mail, ZUGFeRD, PDF) | A scelta (EDI, PDF, Factur-X), in futuro piattaforma centrale | Direttamente al partner commerciale + notifica parallela al sistema SII | A scelta (EDI, XML, UBL, PDF) |
| Formato | XML uniforme (FatturaPA) | Diversi standard (ZUGFeRD, XRechnung, PDF) | Diversi standard, in programma: XML armonizzato tramite PPF | Libero, ma segnalazione a SII in XML strutturato | Basato su UBL, nessun obbligo uniforme |
| Vantaggio per l'amministrazione fiscale | Controllo completo in tempo reale | Minore complessità tecnica | Flessibile, la riforma prevista aumenta la trasparenza | Elevata trasparenza grazie alle comunicazioni SII | Pochi interventi, attenzione alla responsabilità individuale |
| Svantaggio per le aziende | Obbligo di collegamento SDI, nessuna spedizione diretta | Formati diversi a seconda del partner/dell'autorità | Obbligo di adeguamento al nuovo sistema PPF a partire dal 2026 | Doppio onere: fattura + segnalazione all'SII | Formati diversi, nessuna specifica uniforme |
L'SdI svolge tre funzioni principali:
L'SdI garantisce l'autenticità e l'integrità dei file XML verificandone il formato, le dimensioni e (facoltativamente) la firma digitale. La correttezza fiscale dei contenuti rimane a carico dell'emittente della fattura.
La verifica comprende controlli dettagliati:
Dopo la trasmissione di una fattura, l'SdI informa il mittente dello stato:
Per la consegna devono essere indicati tre modi nella fattura elettronica:
Le aziende possono registrare una sola volta il loro canale di ricezione preferito (PEC o codice destinatario) nel portale "Fatture e Corrispettivi". L'SdI ignorerà quindi l'indirizzo di fatturazione e consegnerà sempre al canale registrato.
Il Sistema di Interscambio è un pilastro centrale del sistema fiscale italiano che automatizza, standardizza e verifica la conformità delle fatture elettroniche. Conoscere il suo funzionamento è essenziale per adempiere agli obblighi di legge e sfruttare l'efficienza dei processi digitali.
Qui trovate ulteriori informazioni sulla fatturazione elettronica in Italia: https://www.graber-partner.com/de/elektronische-rechnung-italien.html