Als Außendienst bzw. Trasferta bezeichnet man in Italien die vorübergehende Tätigkeit eines Arbeitnehmers an einem anderen Ort als dem gewöhnlichen Arbeitsort bzw. an dem im Arbeitsvertrag angegebenen Arbeitsort. Der Außendienst kann sowohl im Inland als auch im Ausland erfolgen. Typische Fälle sind Dienstreisen, Kundenbesuche bzw. Service- oder Montageeinsätze.
Der Arbeitnehmer bleibt während des Außendienstes weiterhin bei seinem Arbeitgeber beschäftigt, versichert und gemeldet.
Der Unterschied zur Entsendung besteht darin, dass der Arbeitnehmer im Falle des Außendienstes die Tätigkeit weiterhin unter Anweisung und im Auftrag seines eigenen Unternehmens durchführt. Bei einer Entsendung hingegen wird der Mitarbeiter in das Unternehmen bzw. in die Organisationsstruktur des aufnehmenden Unternehmens integriert und muss sich an dessen Anweisungen halten.
Bei Außendiensten ins Ausland wird in der Praxis häufig (und eigentlich fälschlicherweise) der Begriff „Entsendung“ verwendet, auch wenn es sich nach der genauen Definition eigentlich um einen Außendienst handelt. Dementsprechend gelten bei Außendiensten ins Ausland die Entsenderichtlinien, etwa in Bezug auf die A1-Bescheinigung, mögliche Meldungen im Tätigkeitsstaat oder die 183-Tage-Regelung. Hier finden Sie mehr Details zur Entsendung nach Italien.
Lebt ein Mitarbeiter hingegen bereits in jenem Staat, in dem er tätig werden soll, handelt es sich grundsätzlich nicht um eine Entsendung, sondern um eine sogenannte Ortskraft. In diesem Fall muss die Person in der Regel über eine lokale Arbeitgeber-Registrierung bzw. über eine italienische Gesellschaft angemeldet und versichert werden. Mehr Details hierzu finden Sie unter Registrierung als Arbeitgeber in Italien bzw. Gründung GmbH in Italien.
Für die Dauer des Außendienstes sind verschiedene Formen der Spesenrückvergütung vorgesehen. Für die Zeit im Außendienst wird dem Arbeitnehmer eine sogenannte Außendienstzulage (Trasferta) bezahlt. Die Außendienstzulage ist im festgesetzten Ausmaß steuer- und abgabenfrei, wenn es sich um Vergütungen für Kosten handelt, welche außerhalb des Gemeindegebietes anfallen.
In Bezug auf die Spesenrückvergütung bzw. steuerfreie Spesenpauschalen siehe Punkt „Spesenrückvergütung“.
Gerade wenn Außendienst regelmäßig vorgesehen ist, sollte dieser bereits im Arbeitsvertrag oder in einer schriftlichen Zusatzvereinbarung geregelt werden. Dabei empfiehlt es sich festzulegen, in welchen Fällen ein Außendienst angeordnet werden kann, welcher gewöhnliche Arbeitsort gilt, welche Spesen rückerstattet werden und welche Form der Spesenrückvergütung angewandt wird. Eine klare vertragliche Regelung schafft Rechtssicherheit, vermeidet spätere Streitigkeiten und erleichtert die korrekte lohnsteuerliche und sozialversicherungsrechtliche Behandlung.
1. Ist Außendienst mit Entsendung gleichzusetzen?
Nicht immer. Im allgemeinen Sprachgebrauch wird beides oft vermischt. Bei Außendienst (Trasferta) arbeitet der Mitarbeiter weiterhin für den eigenen Arbeitgeber. Bei einem Außendienst ins Ausland (was im allgemeinen Sprachgebrauch Entsendung genannt wird) können zusätzlich Meldepflichten, A1-Bescheinigung und arbeitsrechtliche Mindestbedingungen im Tätigkeitsstaat relevant werden.
2. Wann ist eine Außendienstzulage steuerfrei?
Bei Außendienst außerhalb der Gemeinde des gewöhnlichen Arbeitsortes kann eine Pauschale bis 46,48 Euro pro Tag in Italien bzw. 77,47 Euro im Ausland steuerfrei bleiben. Werden zusätzlich Unterkunft oder Verpflegung rückerstattet, reduzieren sich diese Grenzen.
3. Müssen Spesen immer mit Belegen dokumentiert werden?
Bei einer analytischen Spesenabrechnung ja. Hotel, Restaurant, Zug, Flug, Taxi oder ähnliche Kosten sollten durch Rechnungen, Quittungen und Zahlungsnachweise belegt werden. Ohne ausreichende Dokumentation kann die Rückerstattung steuerpflichtig werden.
4. Was sollten Unternehmen intern regeln?
Unternehmen sollten festlegen, wer Dienstreisen genehmigt, welche Kosten rückerstattet werden, welche Belege erforderlich sind, welche Zahlungsmittel zulässig sind und bis wann Spesenabrechnungen einzureichen sind.