Unternehmen und Freiberufler mit Sitz oder Betriebsstätte in Italien müssen grundsätzlich auch ihre Geschäftsvorfälle mit ausländischen Kunden und Lieferanten an die italienische Agentur der Einnahmen melden.
Seit dem 1. Juli 2022 gibt es jedoch keine gesonderte vierteljährliche Meldung mehr. Die Daten werden für jeden Geschäftsvorfall einzeln im XML-Format über das elektronische Austauschsystem „Sistema di Interscambio“ (SdI) übermittelt.
Ausländische Unternehmen, die in Italien lediglich über eine direkte MwSt.-Registrierung oder einen Fiskalvertreter verfügen, sind nicht meldepflichtig.
Die Meldepflicht betrifft grundsätzlich alle Eingangsrechnungen von ausländischen Lieferanten und alle Ausgangsrechnungen an ausländische Kunden.
Nicht nochmals zu melden sind Geschäftsvorfälle, die bereits über das Austauschsystem oder mittels Zollbeleg erfasst wurden. Ebenfalls ausgenommen sind bestimmte in Italien nicht steuerbare Einkäufe von Gegenständen oder Dienstleistungen mit einem Betrag von höchstens 5.000 Euro je Geschäftsvorfall.
Rechnungen an ausländische Kunden werden wie italienische elektronische Rechnungen im XML-Format erstellt und an das SdI übermittelt. Als Empfängercode ist „XXXXXXX“ anzugeben.
Die Übermittlung muss grundsätzlich innerhalb der für die Ausstellung der Rechnung geltenden Frist erfolgen. Bei einer Sofortrechnung sind dies regelmäßig zwölf Tage ab Durchführung des Umsatzes. Für aufgeschobene Rechnungen gelten die jeweiligen besonderen Rechnungsfristen.
An den ausländischen Kunden muss die Rechnung zusätzlich auf dem herkömmlichen Weg (PDF, Papier) übermittelt werden.
Ausländische Lieferanten stellen ihre Rechnungen in der Regel nicht über das italienische Austauschsystem aus. Deshalb muss der italienische Rechnungsempfänger die Rechnungsdaten selbst im XML-Format übermitteln. Abhängig vom Geschäftsvorfall werden insbesondere folgende Dokumentenarten verwendet:
Die Übermittlung ist grundsätzlich bis zum 15. Tag des Monats vorzunehmen, der auf den Erhalt der Rechnung bzw. auf die Durchführung des Geschäftsvorfalls folgt.
In vielen Fällen schuldet der italienische Leistungsempfänger die Mehrwertsteuer nach dem Reverse-Charge-Verfahren. Die XML-Übermittlung dient daher nicht nur der Meldung, sondern kann zugleich die umsatzsteuerliche Ergänzung oder Eigenrechnung abbilden.
Die Übermittlung über das SdI ersetzt eine gegebenenfalls erforderliche Intrastat-Meldung nicht. Werden Waren oder Dienstleistungen innerhalb der Europäischen Union erworben oder erbracht, ist deshalb gesondert zu prüfen, ob zusätzlich eine Intrastat-Meldung einzureichen ist.
Bei einer unterlassenen oder fehlerhaften Übermittlung kann grundsätzlich eine Verwaltungsstrafe von 2 Euro je Rechnung verhängt werden. Die Strafe ist auf 400 Euro pro Monat begrenzt. Erfolgt die Übermittlung innerhalb von 15 Tagen nach Fristablauf, werden die Strafe und die Obergrenze halbiert.