Le imprese e i liberi professionisti con sede o stabile organizzazione in Italia devono comunicare all'Agenzia delle Entrate, in linea di principio, anche le operazioni commerciali con clienti e fornitori esteri.
Dal 1° luglio 2022, però, non è più prevista una comunicazione trimestrale separata. I dati vengono trasmessi singolarmente per ogni operazione in formato XML tramite il Sistema di Interscambio (SdI).
I soggetti esteri che in Italia dispongono solo di un'identificazione diretta ai fini IVA o di un rappresentante fiscale non sono soggetti all'obbligo di comunicazione.
L'obbligo di comunicazione riguarda in linea di principio tutte le fatture ricevute da fornitori esteri e tutte le fatture emesse a clienti esteri.
Non devono essere comunicate nuovamente le operazioni già registrate tramite lo SdI o tramite documento doganale. Sono inoltre esclusi determinati acquisti di beni o servizi non rilevanti territorialmente ai fini IVA in Italia, per un importo massimo di 5.000 euro per operazione.
Le fatture emesse a clienti esteri vanno redatte, come le fatture elettroniche italiane, in formato XML e trasmesse allo SdI. Come codice destinatario va indicato "XXXXXXX".
La trasmissione deve avvenire, in linea di principio, entro il termine previsto per l'emissione della fattura. Nel caso di una fattura immediata, si tratta di norma di dodici giorni dall'effettuazione dell'operazione. Per le fatture differite valgono i rispettivi termini di emissione specifici.
La fattura deve essere inviata al cliente estero anche in formato tradizionale (PDF, cartaceo).
Di solito i fornitori esteri non emettono le fatture tramite lo SdI. Per questo motivo, il destinatario italiano della fattura deve trasmettere autonomamente i dati della fattura in formato XML. A seconda dell'operazione commerciale, si utilizzano in particolare i seguenti tipi di documento:
La trasmissione va effettuata, in linea di principio, entro il 15° giorno del mese successivo alla ricezione della fattura o all'effettuazione dell'operazione.
In molti casi il committente italiano è debitore dell'IVA secondo il meccanismo di inversione contabile. La trasmissione in formato XML non ha quindi solo finalità di comunicazione, ma può rappresentare al contempo l'integrazione IVA o l'autofattura.
La trasmissione tramite lo SdI non sostituisce gli eventuali elenchi Intrastat, ove dovuti. Se si acquistano o si forniscono beni o servizi all'interno dell'Unione Europea, bisogna quindi verificare separatamente se sia necessario presentare anche gli elenchi Intrastat.
In caso di omessa o errata trasmissione può essere applicata, in linea di principio, una sanzione amministrativa di 2 euro per ogni fattura. La sanzione è limitata a 400 euro al mese. Se la trasmissione avviene entro 15 giorni dalla scadenza del termine, la sanzione e il limite massimo vengono dimezzati.