Frage: Welche Dokumente benötige ich, um einen Arbeitnehmer anmelden zu können?
Antwort: Damit ein Arbeitnehmer ordnungsgemäß angemeldet und sein Arbeitsvertrag erstellt werden kann, müssen
sämtliche Daten lt. Anmeldeformular (die PDF-Vorlage steht im Infobereich von gupa zur Verfügung) vollständig ausgefüllt werden. Dort werden neben den Stammdaten des Mitarbeiters auch die Eckdaten zum Arbeitsverhältnis abgefragt. Bei den Angaben ist unbedingt auf Vollständigkeit und Korrektheit zu achten.
Um eventuelle Begünstigungen und Reduzierungen (aktuell z. B. Begünstigung „unter 35“) prüfen und anwenden zu können, muss zusätzlich zum vollständig ausgefüllten Anmeldeformular ein Auszug des Arbeitsamtes beigelegt werden.
Frage: Muss bei einer Anmeldung von Ausländern etwas Besonderes beachtet werden?
Antwort: EU-Bürger können ohne weitere Dokumente angemeldet werden. Für Nicht-EU-Bürger
muss hingegen eine gültige
Aufenthaltsgenehmigung vorhanden sein. Diese wird für die Anmeldung zwingend benötigt und muss daher zusammen mit dem Anmeldeformular an uns weitergleitet werden.
Frage: Innerhalb wann muss das Anmeldeformular an das Lohnbüro weitergeleitet werden?
Antwort: Da die Meldung
am Tag vor Arbeitsbeginn elektronisch versendet werden muss, muss auch das Anmeldeformular inkl. aller dazugehörigen Dokumente (z. B. Aufenthaltsgenehmigung bei Nicht-EU-Bürgern) bis spätestens
12.00 Uhr des Vortages an das Lohnbüro geschickt werden. Nur dann kann eine termingerechte Anmeldung garantiert werden. Bei verspäteter Anmeldung wird vom Amt für Arbeitsmarktbeobachtung eine Strafe von rund 110 € zugestellt.
Frage: Welche Dokumente werden vom Lohnbüro zugeschickt und was muss ich damit machen?
|
Dokument
|
Beschreibung
des Dokumentes
|
Was
muss erledigt werden?
|
Dokument
an das Lohnbüro zuzusenden?
|
|
Arbeitsvertrag
|
Es handelt sich um das zentrale Dokument in Bezug auf das
Arbeitsverhältnis.
Im Arbeitsvertrag werden die wichtigsten
Daten und Vereinbarungen wie z. B. Beginn des Arbeitsverhältnisses,
Befristung, Probezeit, Entlohnung, besondere Klauseln usw. schriftlich
festgehalten.
|
Das
Dokument ist in zweifacher
Ausfertigung auszudrucken und am TAG
VOR ARBEITSBEGINN vom gesetzlichen Vertreter des Unternehmens sowie vom
Arbeitnehmer zu unterschreiben.
Eine Ausfertigung wird dem Mitarbeiter ausgehändigt, die andere wird
im Ordner der Lohnunterlagen des Unternehmens aufbewahrt.
|
Standardverträge müssen nicht an das Lohnbüro
weitergeleitet werden.
Komplexe
Verträge mit individuellen Regelungen sind inkl. Unterschriften an uns
weiterzuleiten.
|
|
Entscheidung über Zuweisung der Abfertigung
|
Damit entscheidet der Arbeitnehmer, ob er seine Abfertigung im Betrieb
lassen oder in einen Pensionsfonds einzahlen möchte (genaueres siehe
Rundschreiben November vom 20.11.2019)
|
Das
Dokument muss dem Arbeitnehmer ausgehändigt werden. Dieser hat 6 Monate ab Arbeitsbeginn Zeit, die
gewünschte Option anzukreuzen, und das unterschriebene Dokument dem
Arbeitgeber auszuhändigen.
|
Ja,
sobald der Mitarbeiter das Formular ausgefüllt und unterzeichnet hat und spätestens innerhalb 6 Monate ab Arbeitsbeginn.
|
|
Formular
Steuerfrei-beträge
|
Mit diesem Formular erklärt der Mitarbeiter die gewünschte Anwendung der Steuerfreibeträge (z. B.
für zu Lasten lebende Kinder). Des Weiteren enthält dieses Formular die
Verzichtserklärung des Steuerbonus (ex Bonus Renzi).
|
Das
Dokument muss dem Arbeitnehmer ausgehändigt werden.
Dieser muss sämtliche Felder
mit JA/NEIN kennzeichnen, unterschreiben und an den Arbeitgeber zur
Weiterleitung ans Lohnbüro aushändigen.
|
Ja, da
ohne Unterschrift die Freibeträge usw. auf dem Lohnstreifen nicht
berücksichtigt werden können.
|
|
Aktivierung
gupa
|
Mitteilung der Zugangsdaten
für den Erstlogin im Online-Portal gupa.
|
Das
Dokument muss dem Arbeitnehmer
ausgehändigt werden, damit dieser den Login im Online-Portal durchführen
kann.
|
nein
|