1. Einleitung
Seit dem 1. Januar 2019 ist die elektronische Rechnungsstellung in Italien für die meisten Transaktionen zwischen in Italien ansässigen Unternehmen, Freiberuflern und auch an Privatpersonen verpflichtend. Rechnungen sind nur gültig, wenn sie an das SDI gesendet wurden und von diesem akzeptiert wurden, eine direkt an den Kunden versandte Rechnung ist damit kein rechtsgültiges Dokument mehr. Das Sistema di Interscambio (SdI), ein zentrales IT-System, fungiert als „digitaler Postbote“ für die Verarbeitung und Weiterleitung elektronischer Rechnungen. Dieser Artikel erklärt die entscheidende Rolle und Funktionsweise des SdI im italienischen Rechnungswesen.
2. Hauptteil
2.1 Was ist das Sistema di Interscambio (SdI)?
Das SdI ist ein von der italienischen Einnahmenagentur (Agenzia delle Entrate) verwaltetes IT-System. Es wurde 2008 für die obligatorische elektronische Rechnungsstellung an öffentliche Einrichtungen (FatturaPA) eingeführt und ist seit 2019 auch für Transaktionen zwischen privaten Unternehmen (B2B), B2C und mit der öffentlichen Verwaltung (PA) zuständig. Es agiert als „virtueller Postbote“, der den sicheren und standardisierten Fluss der Rechnungsdaten gewährleistet.
In Italien übernimmt das SDI eine sehr zentrale Rolle: Es ist nicht nur technischer Vermittler, sondern auch Kontrollinstanz. Jede Rechnung durchläuft zwingend das SDI, bevor sie den Empfänger erreicht. Dadurch erhält die Agenzia delle Entrate sofort Zugang zu allen Transaktionen in strukturierter Form. Dieses Modell – oft als „Clearance-System“ bezeichnet – ermöglicht eine nahezu Echtzeit-Kontrolle der MwSt.-Daten und ist stark auf die Bekämpfung von Steuerbetrug ausgerichtet.
In anderen europäischen Ländern wird dagegen meist das „Post-Audit-System“ angewandt. Dort senden Unternehmen ihre Rechnungen in elektronischer Form direkt an ihre Geschäftspartner, ohne dass eine zentrale Behörde zwischengeschaltet ist. Die Steuerverwaltung greift nur im Rahmen von Kontrollen oder durch periodische Meldungen (z. B. Umsatzsteuervoranmeldungen, SAF-T-Dateien, SII in Spanien) auf die Rechnungsinformationen zu. Die Behörden prüfen also im Nachhinein, während in Italien die Prüfung vor Zustellung der Rechnung erfolgt.
Der Unterschied liegt somit in der Rolle der Steuerverwaltung: Während in Italien das SDI faktisch das Nadelöhr ist, durch das jede Rechnung muss, bleibt in den meisten anderen EU-Staaten die Kommunikation zwischen Unternehmen dezentral und wird nur ergänzend an das Finanzamt berichtet. Italien setzt damit stärker auf Transparenz und Echtzeit-Daten, während andere Länder Unternehmen mehr Flexibilität in der Übermittlung lassen und die Steuerbehörden erst später einbezogen werden.
Hier einige Länder-Beispiele, Stand 09/2025:
| Merkmal |
Italien (SDI) |
Deutschland |
Frankreich |
Spanien |
Niederlande |
| Modell |
Clearance-System |
Post-Audit-System (bis 2028 geplant: obligatorische E-Rechnung, aber nicht über eine zentrale Behörde) |
Post-Audit-System (bis 2026 Einführung eines Clearance-ähnlichen Systems „PPF“ geplant) |
Mischsystem: Suministro Inmediato de Información (SII) = fast in Echtzeit Meldung, aber Rechnungen gehen direkt zwischen Unternehmen |
Post-Audit-System |
| Rolle der Steuerbehörde |
Zentrale Anlaufstelle: SDI prüft und leitet weiter |
Nur indirekt beteiligt: Rechnungen gehen direkt zwischen Unternehmen, Meldungen über Voranmeldungen/Erklärungen |
Bislang keine zentrale Stelle; zukünftig zentrale Plattform für Weiterleitung geplant |
Steuerverwaltung erhält Transaktionsdaten nahezu in Echtzeit (SII), ist aber nicht zwischengeschaltet bei der Übermittlung |
Keine zentrale Stelle, nur Pflicht zur Bereitstellung bei Kontrollen |
| Kontrollzeitpunkt |
Echtzeit-Prüfung vor Zustellung |
Nachgelagert bei Prüfungen und Voranmeldungen |
Nachgelagert, aber Reform hin zu Echtzeit ab 2026 |
Fast-Echtzeit: Daten müssen binnen 4 Tagen ans Finanzamt gemeldet werden |
Nachgelagert, nur im Rahmen von Kontrollen |
| Übermittlungswege |
PEC, Web-Portal, API/Webservices, FTP – immer an SDI |
Beliebig (EDI, E-Mail, ZUGFeRD, PDF) |
Beliebig (EDI, PDF, Factur-X), künftig zentrale Plattform |
Direkt an Geschäftspartner + parallele Meldung an SII-System |
Beliebig (EDI, XML, UBL, PDF) |
| Format |
Einheitliches XML (FatturaPA) |
Mehrere Standards (ZUGFeRD, XRechnung, PDF) |
Mehrere Standards, geplant: harmonisiertes XML über PPF |
Frei, aber Meldung an SII in strukturiertem XML |
UBL-basiert, keine einheitliche Pflicht |
| Vorteil für Steuerverwaltung |
Vollständige Kontrolle in Echtzeit |
Geringere technische Komplexität |
Flexibel, geplante Reform erhöht Transparenz |
Sehr hohe Transparenz durch SII-Meldungen |
Wenig Eingriffe, Fokus auf Eigenverantwortung |
| Nachteil für Unternehmen |
Pflicht zur SDI-Anbindung, kein direkter Versand |
Unterschiedliche Formate je nach Partner/Behörde |
Anpassungspflicht an neues PPF-System ab 2026 |
Doppelbelastung: Rechnung + Meldung an SII |
Unterschiedliche Formate, keine einheitliche Vorgabe |
2.2 Die Kernfunktionen des SdI in Italien: Empfang, Prüfung und Weiterleitung
Das SdI erfüllt drei Hauptfunktionen:
- Empfang: Es nimmt elektronische Rechnungen ausschließlich im gesetzlich vorgeschriebenen XML-Format entgegen.
- Prüfung: Es führt automatische Kontrollen dieser XML-Dateien durch.
- Weiterleitung: Nach erfolgreicher Prüfung leitet es die Rechnungen an die vorgesehenen Empfänger weiter.
Das SdI gewährleistet die Authentizität und Integrität der XML-Dateien, indem es Format, Größe und (optional) die digitale Signatur prüft. Die steuerliche Korrektheit der Inhalte liegt weiterhin beim Rechnungssteller.
Die Prüfung umfasst detaillierte Kontrollen:
- Obligatorische Angaben: Sind Identifikationsdaten von Lieferant und Kunde, Rechnungsnummer, Datum, Beschreibung, Beträge und Mehrwertsteuer vorhanden?
- Existenz der Steuernummern: Sind die Steuernummern von Lieferant und Kunde im italienischen Steuerregister existent?
- Zustelladresse: Ist eine elektronische Zustelladresse (Empfängerkodex oder PEC-Adresse) angegeben?
- Betragskonsistenz: Stimmen die rechnerischen Angaben zwischen Betrag, Steuersatz und Mehrwertsteuer überein?
- Duplikate: Doppelt eingereichte Rechnungen werden abgelehnt.
2.3 SdI-Rückmeldungen und Zustellwege Nach der Übermittlung einer Rechnung informiert das SdI den Rechnungssteller über den Status:
- Zustellbestätigung („Ricevuta di consegna“): Erfolgreiche Prüfung und Zustellung; enthält Datum und Uhrzeit. Dauer: wenige Stunden bis fünf Kalendertage.
- Bestätigung der Unzustellbarkeit („Ricevuta di impossibilità di consegna“): Bei technischen Problemen (z.B. volle PEC-Mailbox) wird die Rechnung im Portal „Fatture e Corrispettivi“ bereitgestellt. Der Sender muss den Kunden informieren. Die Rechnung gilt für den Lieferanten als ausgestellt, für den Kunden jedoch erst als empfangen, wenn er sie im Portal aufgerufen hat.
- Ablehnungsbestätigung („Ricevuta di scarto“): Bei Fehlern wird die Rechnung abgelehnt und gilt als nicht ausgestellt. Korrektur und erneute Einreichung innerhalb von fünf Kalendertagen ist erforderlich.
Für die Zustellung sind drei Wege in der elektronischen Rechnung anzugeben:
- Empfängerkodex: Siebenstelliger alphanumerischer Code des Empfänger-Dienstes.
- PEC-Adresse: Bei Nutzung muss „0000000“ im Empfängerkodex-Feld und die PEC-Adresse im PEC-Destinatario-Feld eingetragen werden.
- „0000000“: Wenn keine spezifische Adresse kommuniziert wurde, wird „0000000“ im Empfängerkodex-Feld eingetragen, und das SdI stellt die Rechnung im Portal „Fatture e Corrispettivi“ bereit.
Unternehmen können ihren bevorzugten Empfangskanal (PEC oder Empfängerkodex) einmalig im Portal „Fatture e Corrispettivi“ registrieren. Das SdI ignoriert dann die Rechnungsadresse und liefert immer an den registrierten Kanal.
2.4 Begriffsabgrenzung: Codice Destinatario, Codice SDI und Codice Univoco
- Codice Destinatario und Codice SDI sind Synonyme. Sie bezeichnen den siebenstelligen alphanumerischen Code für den Empfang von Rechnungen zwischen privaten Unternehmen (B2B und B2C). Er wird von Softwarehäusern bereitgestellt.
- Der Codice Univoco ist ein separater, sechsstelliger Code, der spezifisch für die Übermittlung elektronischer Rechnungen an die öffentliche Verwaltung verwendet wird.
3. Fazit
Das Sistema di Interscambio ist eine zentrale Säule des italienischen Steuersystems, die den elektronischen Rechnungsverkehr automatisiert, standardisiert und auf Einhaltung prüft. Die Kenntnis seiner Funktionsweise ist unerlässlich, um die gesetzlichen Pflichten zu erfüllen und die Effizienz digitaler Prozesse zu nutzen.
Hier finden Sie noch weiterführende Informationen zur elektronischen Rechnung in Italien: https://www.graber-partner.com/it/fattura-elettronica-risposte-alle-domande-piu-frequenti.html