Das Einheitslohnbuch (Libro Unico del Lavoro, kurz LUL) ist ein für Arbeitgeber gesetzlich vorgeschriebenes Register zur Dokumentation der Arbeitsverhältnisse in Italien. Es wurde 2008 durch das Gesetzesdekret Nr. 112/2008 eingeführt und ersetzt die früheren Lohn- und Personalregister (Libro paga e Libro matricola).
Das Einheitslohnbuch enthält Angaben zu den Beschäftigten, ihren Löhnen und Gehältern sowie den Arbeitszeiten und Abwesenheiten.
Es müssen folgende Personen erfasst werden:
- Arbeitnehmer (unabhängig davon, ob sie in Vollzeit, Teilzeit, befristet oder unbefristet angestellt sind.)
- Freie Mitarbeiter mit kontinuierlicher und koordinierter Zusammenarbeit (co.co.co.)
- Verwalter von Gesellschaften, sofern ihre Vergütungen entsprechend eingestuft werden
- Leiharbeitnehmer (lavoratori somministrati)
Von der Pflicht zur Führung eines Einheitslohnbuchs ausgenommen sind private Haushalte mit Hausangestellten sowie Unternehmen, in denen ausschließlich der Inhaber und mitarbeitende Familienangehörige tätig sind, sofern keine weiteren Arbeitsverhältnisse bestehen.
Das Einheitslohnbuch besteht im Wesentlichen aus zwei Bereichen:
1. Lohn- und Gehaltsdaten
- Persönliche Daten und Steuernummer des Arbeitnehmers
- Einstufung, Qualifikation und Dienstalter
- Grundlohn, Zulagen, Prämien und Überstundenvergütungen
- Spesenvergütungen und Sachbezüge
- Sozialversicherungsbeiträge und steuerliche Abzüge
- Ausbezahlter Nettolohn
2. Anwesenheiten und Abwesenheiten
- Täglich geleistete Arbeitsstunden
- Überstunden
- Urlaub und Freistellungen
- Krankheit und Arbeitsunfälle
- Sonstige bezahlte und unbezahlte Abwesenheiten
- Ruhetage
Das Einheitslohnbuch dient damit sowohl der Dokumentation der Lohnabrechnung als auch dem Nachweis der Beschäftigungs- und Arbeitszeitdaten gegenüber den Kontrollbehörden. Die Eintragungen müssen monatlich bis spätestens zum Ende des Folgemonats erfolgen.
Beispiel: Die Lohn- und Anwesenheitsdaten für September 2026 müssen spätestens bis zum 31. Oktober 2026 im Einheitslohnbuch erfasst werden.
Das Einheitslohnbuch muss elektronisch geführt werden. Dabei müssen die gesetzlichen Anforderungen an die fortlaufende Nummerierung und Unveränderbarkeit der Eintragungen eingehalten werden. Wie sämtliche Lohn- und Steuerunterlagen, muss auch das Einheitslohnbuch im Sitz des Unternehmens aufbewahrt werden. Alternativ kann auch unsere Kanzlei als Aufbewahrungsort festgelegt werden. Dafür ist eine Genehmigung durch das Unfallamt INAIL oder eine Mitteilung an das Arbeitsinspektorat erforderlich. Die entsprechende Vollmacht bereiten wir bereits im Zuge der Unternehmensgründung für Sie vor.
Bei einer Kontrolle muss das Einheitslohnbuch den zuständigen Behörden vorgelegt werden können. Wird es bei einem befugten externen Berater aufbewahrt, hat dieser es grundsätzlich innerhalb von 15 Tagen nach entsprechender Aufforderung vorzulegen.
Das Einheitslohnbuch muss mindestens fünf Jahre ab dem Datum der letzten Eintragung aufbewahrt werden. Bei fehlender, fehlerhafter oder nicht ordnungsgemäßer Führung des Einheitslohnbuchs sind Verwaltungsstrafen vorgesehen. Die Höhe der Strafen hängt insbesondere von der Art und Schwere des Verstoßes, der Anzahl der betroffenen Arbeitnehmer und dem Zeitraum der Unregelmäßigkeiten ab.