Frage: Welche Möglichkeiten gibt es, dem Arbeitnehmer ein Dienstfahrzeug zur Verfügung zu stellen und wie müssen diese in der Lohnabrechnung berücksichtigt werden?
Antwort: Man unterscheidet zwischen folgenden Varianten:
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Variante
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Behandlung Lohnabrechnung |
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Dienstfahrzeug, welches auch privat genutzt werden kann
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Mittels Fringe Benefit
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Dienstfahrzeug, welches nur für berufliche Zwecke genutzt werden kann
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Kein Einfluss auf die Lohnabrechnung
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Der Mitarbeiter benutzt sein eigenes Fahrzeug für berufliche Zwecke
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Mittels Rückvergütung Kilometergeld
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Frage: Wie funktioniert die Rückvergütung des Kilometergeldes über die Lohnabrechnung?
Antwort: Der Mitarbeiter erhält die Rückvergütung für betriebliche Fahrten mit seinem Privatfahrzeug gemeinsam mit dem Lohn ausbezahlt. Unter den gesetzlichen Voraussetzungen ist diese steuer- und beitragsfrei. Achtung: Der normale Weg zwischen Wohnung und Arbeitsplatz fällt nicht darunter.
Der Erstattungsbetrag ergibt sich aus den betrieblich gefahrenen Kilometern multipliziert mit dem ACI-Kilometersatz. Damit diese berechnet werden kann, müssen uns vor der ersten Abrechnung die Fahrzeugdaten (insbesondere Marke, genaue Modellbezeichnung, Motorisierung und Antriebsart) sowie die jährliche Gesamtfahrleistung einschließlich der privaten Kilometer mitgeteilt und dokumentiert werden.
Wenn hierfür unser kostenloses Tool in gupa genutzt wird, hinterlegen wir den korrekten ACI-Kilometersatz und aktualisieren ihn jährlich. Die betrieblichen Fahrten können anschließend einfach und unkompliziert eingetragen und zur Erstellung der Lohnabrechnung an uns weitergeleitet werden.
Frage: Wie können die Spesen, die dem Arbeitnehmer im Zuge seiner Tätigkeit im Außendienst entstehen, rückvergütet werden?
Antwort: Für die Rückvergütung von Spesen an die Arbeitnehmer gibt es drei Möglichkeiten:
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Art
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Beschreibung
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Pauschale Regelung
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Auszahlung einer fixen Pauschale pro Tag im Außendienst (wenn außerhalb der Gemeinde), mit welcher
die Unterkunft und Verpflegung gedeckt sind. Die Höhe der Pauschale ist unabhängig von den effektiven
Kosten. Der Arbeitnehmer zahlt alle Spesen selbst und muss keine Belege vorlegen.
Die Höhe der Pauschale kann vom Kollektivvertrag vorgeschrieben sein.
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Gemischte Regelung
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Im Unterschied zur pauschalen Regelung werden dem Arbeitnehmer zusätzlich zum Pauschalbetrag noch
die Spesen für Verpflegung oder Unterkunft (a piè di lista) rückvergütet
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Rückvergütung anhand
Belege
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Die Rückvergütung erfolgt anhand der durch den Arbeitnehmer dokumentierten und vorgelegten
Spesenbelege (Reisekosten, Unterkunft, Verpflegung) („a piè di lista“).
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Frage: Sind Spesenrückvergütungen den Steuern und Beiträgen zu unterwerfen?
Antwort: hier muss zwischen den verschiedenen Möglichkeiten unterschieden werden:
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Art
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Steuern und Beiträge
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Pauschale Regelung
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folgende Beträge sind weder der Lohnsteuer noch den Beiträgen zu unterwerfen:
- 46,48 € pro Tag im Inland (jeweils 15,49 € pro Essen (Mittag und Abendessen) und Unterkunft)
- 77,47 € pro Tag für Außendienst im Ausland (jeweils 25,82 € pro Essen (Mittag- und Abendessen) und
Unterkunft)
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Gemischte Regelung
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Werden zusätzlich zur Pauschale noch die Spesen für Verpflegung oder Unterkunft rückerstattet, wird der
steuer- und beitragsfreie Betrag (siehe oben – pauschale Regelung) um 1/3 gekürzt:
- 30,99 € pro Tag im Inland
- 51,65 € pro Tag für Außendienst im Ausland
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Rückvergütung anhand Belege
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Dokumentierte Spesen für Reisekosten, Unterkunft und Verpflegung: diese Vergütungen sind steuer- und
beitragsfrei sofern sie elektronisch (Kreditkarte, Überweisung, usw.) beglichen wurden. In bar bezahlte
Spesen hingegen müssen der Steuer und den Beiträgen unterworfen werden. Im Ausland bezahlte Spesen
können weiterhin in bar bezahlt werden.
Sonstige Spesen und nicht dokumentierte Spesen: 15,49 € (Ausland 25,82 €) pro Tag sind steuer- und
beitragsfrei.
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Frage: Müssen Spesen immer vom Arbeitnehmer vorgestreckt werden?
Antwort: Nein, es besteht auch die Möglichkeit, dem Arbeitnehmer z. B. eine
Firmenkredit- oder Bancomatkarte zur Verfügung zu stellen, mit welcher er sämtliche Spesen in Bezug auf seine Ausgaben im Außendienst bezahlen kann. Wichtig hierbei ist, dass der Arbeitnehmer trotzdem sämtliche Belege sammelt und am Ende des Monats dem Arbeitgeber aushändigt.
Um Missverständnisse zu vermeiden, empfiehlt es sich, im Arbeitsvertrag oder in einer separaten Vereinbarung einen Höchstbetrag für die Spesen festzulegen, beispielsweise für Mittag- oder Abendessen.