1. Einleitung
Seit dem 1. Januar 2019 ist die elektronische Rechnungsstellung in Italien für die meisten Transaktionen zwischen in Italien ansässigen Unternehmen, Freiberuflern und auch an Privatpersonen verpflichtend. Rechnungen sind nur gültig, wenn sie an das SDI gesendet wurden und von diesem akzeptiert wurden, eine direkt an den Kunden versandte Rechnung ist damit kein rechtsgültiges Dokument mehr. Das Sistema di Interscambio (SdI), ein zentrales IT-System, fungiert als „digitaler Postbote“ für die Verarbeitung und Weiterleitung elektronischer Rechnungen. Dieser Artikel erklärt die entscheidende Rolle und Funktionsweise des SdI im italienischen Rechnungswesen.
2. Hauptteil
2.1 Was ist das Sistema di Interscambio (SdI)?
Das SdI ist ein von der italienischen Einnahmenagentur (Agenzia delle Entrate) verwaltetes IT-System. Es wurde 2008 für die obligatorische elektronische Rechnungsstellung an öffentliche Einrichtungen (FatturaPA) eingeführt und ist seit 2019 auch für Transaktionen zwischen privaten Unternehmen (B2B), B2C und mit der öffentlichen Verwaltung (PA) zuständig. Es agiert als „virtueller Postbote“, der den sicheren und standardisierten Fluss der Rechnungsdaten gewährleistet.
In Italien übernimmt das SDI eine sehr zentrale Rolle: Es ist nicht nur technischer Vermittler, sondern auch Kontrollinstanz. Jede Rechnung durchläuft zwingend das SDI, bevor sie den Empfänger erreicht. Dadurch erhält die Agenzia delle Entrate sofort Zugang zu allen Transaktionen in strukturierter Form. Dieses Modell – oft als „Clearance-System“ bezeichnet – ermöglicht eine nahezu Echtzeit-Kontrolle der MwSt.-Daten und ist stark auf die Bekämpfung von Steuerbetrug ausgerichtet.
In anderen europäischen Ländern wird dagegen meist das „Post-Audit-System“ angewandt. Dort senden Unternehmen ihre Rechnungen in elektronischer Form direkt an ihre Geschäftspartner, ohne dass eine zentrale Behörde zwischengeschaltet ist. Die Steuerverwaltung greift nur im Rahmen von Kontrollen oder durch periodische Meldungen (z. B. Umsatzsteuervoranmeldungen, SAF-T-Dateien, SII in Spanien) auf die Rechnungsinformationen zu. Die Behörden prüfen also im Nachhinein, während in Italien die Prüfung vor Zustellung der Rechnung erfolgt.
Der Unterschied liegt somit in der Rolle der Steuerverwaltung: Während in Italien das SDI faktisch das Nadelöhr ist, durch das jede Rechnung muss, bleibt in den meisten anderen EU-Staaten die Kommunikation zwischen Unternehmen dezentral und wird nur ergänzend an das Finanzamt berichtet. Italien setzt damit stärker auf Transparenz und Echtzeit-Daten, während andere Länder Unternehmen mehr Flexibilität in der Übermittlung lassen und die Steuerbehörden erst später einbezogen werden.
Länder-Beispiele, Stand 09/2025:
| Merkmal |
Italien (SDI) |
Deutschland |
Frankreich |
Spanien |
Niederlande |
| Modell |
Clearance-System |
Post-Audit-System (bis 2028 geplante E-Rechnungspflicht, aber ohne zentrale Behörde) |
Post-Audit-System (ab 2026 „PPF“-System geplant) |
Mischsystem: SII (nahezu Echtzeit-Meldung) |
Post-Audit-System |
| Rolle der Steuerbehörde |
Zentrale Anlaufstelle |
Nur indirekt beteiligt |
Zukünftig zentrale Plattform |
Direktmeldungen an Steuerverwaltung |
Nur Prüfungen |
| Kontrollzeitpunkt |
Echtzeit vor Zustellung |
Nachgelagert |
Nachgelagert, Reform geplant |
Fast Echtzeit (4 Tage) |
Nachgelagert |
| Übermittlungswege |
PEC, Portal, API, FTP (immer an SDI) |
Beliebig |
Beliebig, künftig zentrale Plattform |
Direkt + SII-Meldung |
Beliebig |
| Format |
Einheitliches XML (FatturaPA) |
ZUGFeRD, XRechnung, PDF |
EDI/PDF, künftig XML |
XML nach SII |
UBL |
2.2 Die Kernfunktionen des SdI in Italien: Empfang, Prüfung und Weiterleitung
Das SdI erfüllt drei Hauptfunktionen:
- Empfang: Es nimmt elektronische Rechnungen ausschließlich im gesetzlich vorgeschriebenen XML-Format entgegen.
- Prüfung: Es führt automatische Kontrollen dieser XML-Dateien durch.
- Weiterleitung: Nach erfolgreicher Prüfung leitet es die Rechnungen an die vorgesehenen Empfänger weiter.
Das SdI gewährleistet die Authentizität und Integrität der XML-Dateien, indem es Format, Größe und (optional) die digitale Signatur prüft. Die steuerliche Korrektheit der Inhalte liegt weiterhin beim Rechnungssteller.
Die Prüfung umfasst detaillierte Kontrollen:
- Obligatorische Angaben: Identifikationsdaten, Rechnungsnummer, Datum, Beschreibung, Beträge, MwSt.
- Existenz der Steuernummern
- Zustelladresse (Kodex/PEC)
- Betragskonsistenz
- Duplikate
2.3 SdI-Rückmeldungen und Zustellwege
Nach der Übermittlung einer Rechnung informiert das SdI über folgende Statusmeldungen:
- Zustellbestätigung („Ricevuta di consegna“): Erfolgreiche Prüfung und Zustellung.
- Unzustellbarkeit („Ricevuta di impossibilità di consegna“): Rechnung wird im Portal bereitgestellt.
- Ablehnung („Ricevuta di scarto“): Rechnung gilt als nicht ausgestellt und muss neu eingereicht werden.
Zustellwege:
- Empfängerkodex
- PEC-Adresse
- „0000000“ (Zustellung im Portal)
Unternehmen können ihren bevorzugten Empfangskanal im Portal registrieren. Das SdI ignoriert dann andere Angaben.
2.4 Begriffsabgrenzung: Codice Destinatario, Codice SDI und Codice Univoco
- Codice Destinatario / Codice SDI: siebenstelliger Code für B2B/B2C.
- Codice Univoco: sechsstelliger Code für Rechnungen an die öffentliche Verwaltung.
3. Fazit
Das Sistema di Interscambio ist eine zentrale Säule des italienischen Steuersystems, die den elektronischen Rechnungsverkehr automatisiert, standardisiert und auf Einhaltung prüft. Die Kenntnis seiner Funktionsweise ist unerlässlich, um die gesetzlichen Pflichten zu erfüllen und die Effizienz digitaler Prozesse zu nutzen.
Weiterführende Informationen:
https://www.graber-partner.com/it/fattura-elettronica-risposte-alle-domande-piu-frequenti.html