Die elektronische Rechnung (fattura elettronica) ist in Italien seit dem 1. Januar 2019 verpflichtend und ersetzt die herkömmliche Rechnung in Papier- oder PDF-Form. Sie muss in einem standardisierten XML-Format erstellt und über das staatliche Austauschsystem SdI (Sistema di Interscambio) an das italienische Steueramt (Agenzia delle Entrate) übermittelt werden.
Nach der Übermittlung prüft das SdI die Rechnung auf formale und technische Kriterien und leitet sie anschließend an den Rechnungsempfänger weiter.
Betroffen sind Unternehmen und Freiberufler mit italienischer Mehrwertsteuernummer. Ausgenommen sind Gesundheitsleistungen an Privatpersonen, für die aus Datenschutzgründen ein dauerhaftes Übermittlungsverbot über das SdI besteht.
Ausgangsrechnungen, die nicht elektronisch im XML-Format an das SdI übermittelt wurden, gelten als nicht ausgestellt und haben keine rechtliche oder steuerliche Relevanz.
Die Identifikation des Rechnungsempfängers erfolgt anhand:
Für die technische Zustellung sind folgende Angaben relevant:
Liegt kein Empfängerkodex oder keine PEC-Adresse vor – etwa bei Privatpersonen, ausländischen Kunden oder unbekannten Zustelldaten – sind folgende Codes zu verwenden:
In diesen Fällen kann das SdI die Rechnung nicht zustellen. Der Rechnungssteller ist daher verpflichtet, dem Empfänger zusätzlich eine Kopie in Papier- oder PDF-Form zu übermitteln.
Im Onlineportal der Agenzia delle Entrate kann ein bevorzugter Empfangskanal hinterlegt werden. In diesem Fall ordnet das SdI alle eingehenden Rechnungen automatisch diesem Kanal zu – unabhängig von den Angaben in der einzelnen Rechnung.
Nach Abschluss der Prüfung erhält der Rechnungsaussteller eine der folgenden Statusmeldungen:
Bei Rechnungen an öffentliche Körperschaften stehen nach der Zustellung weitere 30 Tage zur inhaltlichen Prüfung zur Verfügung:
Seit wann ist die elektronische Rechnung verpflichtend?
Seit dem 1. Januar 2019.
Wer ist verpflichtet?
Unternehmen und Freiberufler mit italienischer Mehrwertsteuernummer.
Welche Wirkung hat eine nicht elektronische Rechnung?
Sie gilt rechtlich als nicht ausgestellt.
Was passiert bei Ablehnung durch das SdI?
Die Rechnung muss korrigiert und erneut übermittelt werden.
Was tun ohne Empfängerkodex oder PEC?
Verwendung der Codes 0000000 (Italien) oder
XXXXXXX (Ausland) und zusätzliche Übermittlung einer Kopie.