Elektronische Rechnung (ital.: fattura elettronica)

Question

Accepted Answer

Die elektronische Rechnung (fatturazione elettronica) ist in Italien seit dem 1. Januar 2019 verpflichtend und ersetzt die herkömmliche Rechnung in Papier- oder PDF-Form. Sie muss in einem standardisierten XML-Format erstellt und über das staatliche Austauschsystem SdI (Sistema di Interscambio) an das italienische Steueramt (Agenzia delle Entrate) übermittelt werden.

Nach der Übermittlung prüft das SdI die Rechnung auf formale und technische Kriterien und leitet sie anschließend an den Rechnungsempfänger weiter.

Betroffen sind Unternehmen und Freiberufler mit italienischer Mehrwertsteuernummer. Ausgenommen sind Gesundheitsleistungen an Privatpersonen, für die aus Datenschutzgründen ein dauerhaftes Übermittlungsverbot über das SdI besteht.

Rechtliche Relevanz

Ausgangsrechnungen, die nicht elektronisch im XML-Format an das SdI übermittelt wurden, gelten als nicht ausgestellt und entfalten keine rechtliche oder steuerliche Wirkung.

Ablauf der elektronischen Rechnungsstellung

Erstellung der elektronischen Rechnung in Form einer XML-Datei
Elektronische Übermittlung an das SdI mittels Software oder Onlineportal
Prüfung und Rückmeldung durch das SdI

Wichtig:

Zustellung an den Empfänger nach erfolgreicher Prüfung

Identifikation und Zustellung des Empfängers

Die Identifikation des Rechnungsempfängers erfolgt anhand:

der Mehrwertsteuernummer (Unternehmen und Freiberufler)
der Steuernummer (Privatpersonen und Organisationen ohne MwSt.)

Für die technische Zustellung sind folgende Angaben relevant:

Empfängerkodex (Codice destinatario):
Jedem Softwareanbieter ist ein eigener Code zugeordnet, über den das SdI die Rechnung zustellt.
Zertifizierte E-Mail-Adresse (PEC):
Alternativ kann eine PEC-Adresse für die Zustellung verwendet werden.

Besonderheiten bei fehlenden Zustellinformationen

Liegt kein Empfängerkodex oder keine PEC-Adresse vor – etwa bei Privatpersonen, ausländischen Kunden oder unbekannten Zustelldaten – sind folgende Codes zu verwenden:

0000000 – Kunden mit Sitz in Italien
XXXXXXX – Kunden mit Sitz im Ausland

In diesen Fällen kann das SdI die Rechnung nicht zustellen. Der Rechnungssteller ist daher verpflichtet, dem Empfänger zusätzlich eine Kopie in Papier- oder PDF-Form zu übermitteln.

Hinterlegung eines bevorzugten Empfangskanals

Im Onlineportal der Agenzia delle Entrate kann ein bevorzugter Empfangskanal hinterlegt werden. In diesem Fall ordnet das SdI alle eingehenden Rechnungen automatisch diesem Kanal zu – unabhängig von den Angaben in der einzelnen Rechnung.

Statusmeldungen des SdI

Nach Abschluss der Prüfung erhält der Rechnungsaussteller eine der folgenden Statusmeldungen:

Abgelehnt (scartato):
Rechnung wurde wegen formaler oder technischer Fehler abgelehnt und muss neu übermittelt werden.
Zugestellt (consegnato al destinatario):
Rechnung wurde ordnungsgemäß zugestellt.
Zustellung fehlgeschlagen:
Rechnung ist steuerlich gültig, konnte aber technisch nicht zugestellt werden. Eine Kopie in Papier- oder PDF-Form ist zusätzlich zu übermitteln.

Zusätzliche Statusmeldungen bei öffentlichen Körperschaften

Bei Rechnungen an öffentliche Körperschaften stehen nach der Zustellung weitere 30 Tage zur inhaltlichen Prüfung zur Verfügung:

Angenommen (accettata)
Nicht akzeptiert (non accettata): Rechnung muss wegen inhaltlicher Mängel korrigiert werden
Frist überschritten (decorrenza termini): Keine Rückmeldung innerhalb von 30 Tagen – Rechnung gilt automatisch als angenommen

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Seit wann ist die elektronische Rechnung verpflichtend?
Seit dem 1. Januar 2019.

Wer ist verpflichtet?
Unternehmen und Freiberufler mit italienischer Mehrwertsteuernummer.

Welche Wirkung hat eine nicht elektronische Rechnung?
Sie gilt rechtlich als nicht ausgestellt.

Was passiert bei Ablehnung durch das SdI?
Die Rechnung muss korrigiert und erneut übermittelt werden.

Was tun ohne Empfängerkodex oder PEC?
Verwendung der Codes 0000000 (Italien) oder XXXXXXX (Ausland) und zusätzliche Übermittlung einer Kopie.