Aufbewahrungsfristen Buchhaltungs- & Lohnunterlagen in Italien • 2020

18.05.2020

Aufbewahrung Buchhaltungsunterlagen

Fiskalisch bestehen für die Buchhaltungsunterlagen und Geschäftsbücher von Gesellschaften, Einzelunternehmen und Freiberuflern folgende Aufbewahrungspflichten:

  1. Bis zum 31. Dezember des fünften darauffolgenden Jahres in welchem die Steuererklärung abgegeben wurde. Beispiel: Für Dokumente, welche das Jahr 2017 betreffen, ist die Erklärung 2018 abzugeben und die Dokumente bis zum 31.12.2023 aufzubewahren. Die Aufbewahrungspflicht beträgt also de facto 7 Jahre.

  2. Für die Steuerperioden bis zum Jahr 2015 ist die Dauer der Aufbewahrungsfrist um 1 Jahr reduziert.

Die Geschäftsbücher mit Aufbewahrungspflicht sind die MwSt.-Register, das Journal, das Inventarbuch und das Abschreiberegister. Für die ersten drei gelten die gleichen Fristen wie unter Punkt 1 und 2. Die Aufbewahrungsfrist für das Abschreiberegister beträgt 10 Jahre.

Im Fall von unterlassenen Erklärungen und beim Vorliegen von Straftatbeständen verlängern sich die obigen Fristen!


Zivilrechtlich (Art. 2220 ZGB) besteht für alle Buchhaltungsunterlagen, inklusive Gesellschaftsbücher und Lohndokumente, eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren.


Aufbewahrung Lohnunterlagen

Fiskalisch und für die Rentenversicherung bestehen bei Lohnunterlagen folgende Aufbewahrungspflichten:

  • Das Einheitslohnbuch, welches seit 2009 die Anwesenheitsliste sowie das Matrikelbuch ersetzt, muss für 5 Jahre ab der letzten Registrierung aufbewahrt werden.

  • Das Unfallregister, welches mit Dezember 2015 abgeschafft wurde, muss für mindestens 4 Jahre ab der letzten Registrierung aufbewahrt werden, und somit maximal bis Ende 2019.

  • Die An-, Ab- und Änderungsmeldungen der Arbeitnehmer erfolgen seit 2008 in elektronischer Form (UniLav), somit entfällt die Aufbewahrungsfrist.

  • Die Arbeitsverträge, müssen für mindestens 5 Jahre aufbewahrt werden. Im Falle eines Rechtstreites können Arbeitsverträge vor Gericht als Nachweis vorgelegt werden (z.B. Zuerkennung übertariflicher Lohn, Abänderung der Arbeitszeiten), es wird daher empfohlen, Arbeitsverträge und sämtliche Änderungen in jedem Fall mindestens für die Dauer des Arbeitsverhältnisses aufzubewahren.

  • Die Lohnstreifen sowie die Einheitsbescheinigung CU müssen dem Arbeitnehmer ausgehändigt werden. Im Falle einer Kontrolle (die innerhalb 5 Jahren erfolgen kann) muss der Arbeitgeber die Aushändigung an den Arbeitnehmer beweisen.

Zivilrechtlich besteht, wie bereits oben erwähnt, für alle Lohnunterlagen eine allgemeine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren.


Fazit

Nachdem es fiskalisch und zivilrechtlich unterschiedliche Aufbewahrungsfristen gibt, sollten alle Unterlagen für mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden.

Für Arbeitsverträge und für die Einheitsbescheinigungen CU empfehlen wir, diese auch nach der gesetzlichen Dauer von 10 Jahren elektronisch zu archivieren.


Hinweis: laut aktuellem Stand (21.05.2020) wird die Aufbewahrungspflicht aufgrund der Coronoavirus/Covid-19-Krisensituation um 84 Tage (= Zeitraum vom 08.03. bis zum 31.05.) verlängert. Dies gilt für alle Aufbewahrungspflichten ab 31.12.2020 und später.

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