FAQ Umzug nach Italien - To-Do's

Am besten wird der Umzug nicht nur logistisch, sondern auch steuerlich und administrativ vorbereitet. Eine praktische To-do-Liste sieht beispielsweise so aus:

• Wohnsituation in Italien klären: Mietvertrag, Kaufvertrag oder sonstigen Wohnungsnachweis organisieren.
• Codice Fiscale beantragen: Die italienische Steuernummer wird für viele weitere Schritte benötigt.
• Wohnsitzverlegung planen: Prüfen, wann die Anmeldung bei der italienischen Gemeinde erfolgen muss und wann die Abmeldung in Deutschland.
• Kranken- und Sozialversicherung klären: Insbesondere Arbeitnehmer sollten bereits vor dem Umzug wissen, in welchem Staat künftig Sozialversicherungsbeiträge geschuldet sind.
• Steuerliche Ansässigkeit prüfen: Der Umzug kann dazu führen, dass Italien das Welteinkommen besteuert.
• Zuzugsförderung prüfen: Für Zuziehende kann das italienische Impatriati-Regime erhebliche Steuervorteile bringen – die Voraussetzungen müssen aber vor dem Umzug geprüft werden.
• Arbeitgeber informieren: Wer für einen deutschen Arbeitgeber weiterarbeitet, sollte den dauerhaften Arbeitsort in Italien keinesfalls nur informell vereinbaren.
• Arbeitsvertrag und Lohnabrechnung prüfen: Bei dauerhaftem Arbeitsort in Italien entstehen italienische arbeits-, sozialversicherungs- und lohnbezogene Pflichten.
• Deutsche Wegzugsthemen prüfen: Beteiligungen an Kapitalgesellschaften, Immobilien, Versicherungen, Altersvorsorge und Familienleistungen.
• Ausländische Bankkonten, Wertpapiere und Immobilien erfassen: Diese werden nach Begründung der italienischen Steueransässigkeit in der italienischen Steuererklärung relevant.
• Fahrzeug prüfen: Bei Mitnahme eines im Ausland zugelassenen eigenen Fahrzeugs bestehen nach Begründung des italienischen Wohnsitzes Ummeldepflichten.
• Versorgungsverträge organisieren: Strom, Gas, Wasser, Internet und gegebenenfalls die kommunale Müllgebühr TARI.
• Bankverbindung prüfen: Ein italienisches Konto ist nicht zwingend notwendig, kann den Alltag aber sehr erleichtern.
• Familienthemen vorbereiten: Bei Kindern Schule oder Kindergarten, bei Haustieren die Einreise- und Registrierungsanforderungen.

Besonders bei Arbeitnehmern empfiehlt es sich, die steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Folgen bereits vor dem tatsächlichen Umzug mit dem Arbeitgeber zu klären.

Grundsätzlich ja. EU-Bürger benötigen für die Einreise nach Italien weder ein Visum noch eine klassische italienische Aufenthaltserlaubnis. Für einen kurzfristigen Aufenthalt genügt grundsätzlich ein gültiger Personalausweis oder Reisepass.

Wer seinen Lebensmittelpunkt dauerhaft nach Italien verlegt bzw. längerfristig in Italien lebt, muss jedoch die italienischen Melde- und Aufenthaltsvorschriften beachten. Bei einem Aufenthalt von mehr als drei Monaten ist insbesondere die Anmeldung bei der zuständigen italienischen Gemeinde von Bedeutung.

Für Nicht-EU-Bürger gelten andere Regeln. Hier muss vor dem Umzug insbesondere geprüft werden, welcher Aufenthaltstitel bzw. welches Visum erforderlich ist.

Wer seinen tatsächlichen Wohnsitz nach Italien verlegt, sollte die Wohnsitzmeldung unmittelbar nach dem Umzug erledigen. Nach den italienischen Meldevorschriften ist die Wohnsitzverlegung grundsätzlich innerhalb von 20 Tagen beim zuständigen Ufficio Anagrafe der Gemeinde zu erklären.

Die Gemeinde kann anschließend prüfen, ob sich die Person tatsächlich an der angegebenen Adresse niedergelassen hat. Die Anmeldung ist nicht nur eine Formalität: sie kann Auswirkungen auf zahlreiche weitere Bereiche haben, etwa Gesundheitsversorgung, lokale Abgaben, Fahrzeugzulassung und die steuerliche Situation.

Ja. Wer aus einer Wohnung in Deutschland auszieht und keine neue Wohnung in Deutschland bezieht, muss sich beim bisherigen Einwohnermeldeamt abmelden. Die Abmeldung ist nach dem Bundesmeldegesetz grundsätzlich innerhalb von zwei Wochen nach dem Auszug vorzunehmen; frühestens ist sie eine Woche vor dem Auszug möglich.

Die Abmeldebestätigung ist ein wichtiger Nachweis. Sie wird häufig für Versicherungen, Behörden, Banken, die Kfz-Abmeldung und für die Dokumentation des Umzugszeitpunkts gegenüber dem Finanzamt benötigt.

Wichtig: Die melderechtliche Abmeldung entscheidet nicht allein über die steuerliche Ansässigkeit. Wer in Deutschland weiterhin eine Wohnung behält, die er jederzeit nutzen kann, kann dort trotz Abmeldung steuerlich unbeschränkt steuerpflichtig bleiben. Solche Doppelansässigkeiten müssen dann über das Doppelbesteuerungsabkommen aufgelöst werden.

Die konkrete Dokumentenliste kann je nach Gemeinde und persönlicher Situation etwas unterschiedlich sein. Typischerweise sollten zumindest folgende Unterlagen vorbereitet werden:

• gültiger Personalausweis oder Reisepass,
• italienischer Codice Fiscale,
• Mietvertrag, Kaufvertrag oder sonstiger Nachweis über die rechtmäßige Nutzung der Wohnung,
• bei Arbeitnehmern gegebenenfalls Arbeitsvertrag oder Arbeitgeberbestätigung,
• bei nicht erwerbstätigen EU-Bürgern gegebenenfalls Nachweis ausreichender finanzieller Mittel und Krankenversicherung,
• gegebenenfalls Unterlagen zu Ehepartnern und Kindern.

Da die Anforderungen in der Praxis von der persönlichen Situation abhängen, sollte die Unterlagenliste vorab bei der zuständigen Gemeinde überprüft werden.

Der Codice Fiscale ist die italienische Steuernummer für natürliche Personen. Er ist einer der wichtigsten ersten Schritte beim Umzug nach Italien.

Der Codice Fiscale wird unter anderem für Mietverträge, Arbeitsverhältnisse, Behördenkontakte, Bankgeschäfte, das Gesundheitssystem und zahlreiche weitere Vertragsbeziehungen benötigt. Er kann bei der italienischen Steuerbehörde Agenzia delle Entrate beantragt werden. Für natürliche Personen wird hierfür grundsätzlich das Formular AA4/8 verwendet.

Praktisch ist es häufig sinnvoll, den Codice Fiscale bereits vor Abschluss wichtiger Verträge bzw. möglichst früh im Zuge des Umzugs zu beantragen. Die Beantragung kann auch durch einen Steuerberater im Zuge der Registrierung als Arbeitgeber bzw. Anmeldung von Arbeitnehmern in Italien erfolgen.

Für die Wohnsitzanmeldung wird regelmäßig ein geeigneter Nachweis benötigt, dass die Wohnung rechtmäßig genutzt wird. Bei einer Mietwohnung ist dies in der Regel der Mietvertrag.

Mietverträge über italienische Immobilien müssen grundsätzlich registriert werden, sofern keine Ausnahme für sehr kurzfristige Mietverhältnisse greift. Die Registrierung erfolgt im Regelfall innerhalb von 30 Tagen ab Vertragsabschluss bzw. ab einem früheren Vertragsbeginn.

Vor Unterzeichnung sollte außerdem geprüft werden, ob der Vertrag tatsächlich als dauerhafte Wohnadresse genutzt werden kann. Bei rein touristischen oder sehr kurzfristigen Mietverhältnissen kann die Wohnsitzanmeldung problematisch sein.

Neben der eigentlichen Wohnsitzmeldung sollten nach dem Einzug insbesondere die laufenden Versorgungs- und Gemeindeangelegenheiten geprüft werden. Dazu gehören typischerweise:

• Strom und gegebenenfalls Gas,
• Wasser, soweit eine individuelle Anmeldung erforderlich ist,
• Internet und Telefon,
• TARI bzw. die kommunale Müllgebühr,
• gegebenenfalls Stellplatz-, Kondominiums- oder Hausverwaltungsangelegenheiten.

Die TARI wird von der jeweiligen Gemeinde verwaltet. Nach Bezug oder Aufgabe einer Wohnung sollte daher geprüft werden, welche Erklärung die zuständige Gemeinde verlangt und welche Frist dafür gilt.

Ein italienisches Bankkonto ist nicht in jedem Fall gesetzlich zwingend. Innerhalb des SEPA-Raums darf eine Zahlung grundsätzlich nicht allein deshalb verweigert werden, weil die verwendete IBAN aus einem anderen EU-Staat stammt.

In der Praxis kann ein italienisches Konto dennoch hilfreich sein, etwa für lokale Lastschriften, Versorgungsverträge oder den allgemeinen Zahlungsverkehr. Ein bestehendes deutsches oder anderes EU-Konto muss deshalb nicht automatisch geschlossen werden.

Wichtig ist allerdings die steuerliche Seite: Beibehaltene ausländische Konten und Depots können nach Begründung der italienischen Steueransässigkeit im Rahmen des italienischen steuerlichen Monitorings und/oder für IVAFE relevant werden. Dabei gelten je nach Vermögenswert unterschiedliche Voraussetzungen, Schwellenwerte und Ausnahmen.

Die steuerliche Ansässigkeit sollte beim Umzug besonders genau geprüft werden. Nach italienischem Steuerrecht gilt eine natürliche Person grundsätzlich als in Italien steuerlich ansässig, wenn für den überwiegenden Teil des Steuerjahres mindestens eines der gesetzlichen Kriterien erfüllt ist.

Zu diesen Kriterien gehören insbesondere der zivilrechtliche Wohnsitz, das steuerliche Domizil mit Schwerpunkt der persönlichen und familiären Beziehungen sowie die tatsächliche Anwesenheit in Italien. Auch Bruchteile eines Tages werden bei der zeitlichen Betrachtung berücksichtigt. Bei einem normalen Kalenderjahr mit 365 Tagen ist die Schwelle von 183 Tagen daher besonders relevant.

Die Eintragung in das italienische Melderegister begründet für die steuerliche Ansässigkeit eine widerlegbare Vermutung, wenn sie für den überwiegenden Teil des Steuerjahres besteht.

Gerade im Wegzugsjahr greifen deutsches Steuerrecht, italienisches Steuerrecht und das Doppelbesteuerungsabkommen ineinander. Deshalb ist eine einfache Aussage wie „ab dem Umzugstag nur noch Italien“ oder „entscheidend sind ausschließlich 183 Tage“ häufig zu kurz gegriffen.

Das Protokoll zum Doppelbesteuerungsabkommen Deutschland–Italien sieht für einen tatsächlichen Wechsel der Ansässigkeit eine besondere Split-Year-Regel vor. Vereinfacht gesagt kann die ansässigkeitsabhängige Steuerpflicht des bisherigen Ansässigkeitsstaates bis zum Wechsel und jene des neuen Ansässigkeitsstaates für den anschließenden Zeitraum berücksichtigt werden.

Daneben können einzelne Einkünfte weiterhin im jeweils anderen Staat steuerpflichtig bleiben, zum Beispiel deutsche Immobilieneinkünfte oder Arbeitslohn für tatsächlich in Deutschland ausgeübte Arbeitstage. Im Umzugsjahr sind deshalb häufig Steuererklärungen in beiden Staaten erforderlich.

Für die praktische Abgrenzung sollten das tatsächliche Umzugsdatum, Wohnmöglichkeiten in beiden Staaten, Arbeitstage, Einkunftsquellen und die persönlichen Verhältnisse dokumentiert werden.

Ja. Für Personen, die ihre steuerliche Ansässigkeit nach Italien verlegen, kann das sogenannte Regime für Impatriati eine erhebliche Steuerbegünstigung bieten. Für Zuzüge ab 2024 gilt die Neuregelung des Art. 5 D.Lgs. 209/2023.

Bei Vorliegen aller Voraussetzungen werden begünstigte in Italien erzielte Einkünfte aus nichtselbständiger und gleichgestellter Arbeit sowie aus freiberuflicher Tätigkeit bis zu einer jährlichen Grenze von 600.000 Euro evtl. nur zu 50 Prozent in die steuerliche Bemessungsgrundlage einbezogen. Die Begünstigung gilt grundsätzlich im Zuzugsjahr und in den vier folgenden Steuerperioden.

Zu den wesentlichen Voraussetzungen gehören insbesondere:

• grundsätzlich mindestens drei vorhergehende Steuerperioden ohne italienische Steueransässigkeit,
• die Verpflichtung, die italienische Steueransässigkeit mindestens vier Jahre beizubehalten,
• überwiegende Ausübung der begünstigten Tätigkeit in Italien,
• Vorliegen der gesetzlich verlangten hohen Qualifikation oder Spezialisierung.

Unter bestimmten Voraussetzungen mit minderjährigen Kindern reduziert sich der steuerpflichtige Anteil von 50 auf 40 Prozent. Wird die vorgeschriebene Mindestdauer der italienischen Steueransässigkeit nicht eingehalten, kann die Begünstigung rückwirkend entfallen.

Das Regime sollte vor dem Umzug geprüft werden, insbesondere wenn derselbe Arbeitgeber oder dieselbe Unternehmensgruppe beibehalten wird.

Ja, für bestimmte Konstellationen bestehen weitere Wahlregime, die aber jeweils an eigene Voraussetzungen geknüpft sind:

• Pauschalbesteuerung für vermögende Zuziehende (Art. 24-bis TUIR): Auf Antrag wird auf ausländische Einkünfte eine jährliche Pauschalsteuer erhoben; der Betrag wurde für Neuzugänge angehoben. Zusätzlich entfallen für die betroffenen Auslandsvermögen grundsätzlich die Monitoring-Pflichten sowie IVIE und IVAFE.
• Sonderregime für zuziehende Rentner (Art. 24-ter TUIR): Pauschalbesteuerung ausländischer Einkünfte bei Zuzug in bestimmte kleinere Gemeinden Süditaliens – für einen Umzug nach Norditalien also nicht einschlägig.
• Rückkehrerregelungen für Hochschullehrer und Forscher mit eigenen, teils günstigeren Bedingungen.

Die Regime schließen einander grundsätzlich aus. Welches im Einzelfall günstiger ist, hängt vor allem von der Struktur des Einkommens und des Vermögens ab.

Wer in Italien steuerlich ansässig ist, unterliegt grundsätzlich mit seinem steuerlich relevanten Welteinkommen der italienischen Besteuerung. Damit können auch weiterhin bestehende Einkünfte aus Deutschland oder anderen Staaten in Italien erklärungs- oder steuerlich relevant sein.

Dazu gehören beispielsweise deutsche Mieteinkünfte, Kapitalerträge, Beteiligungseinkünfte oder andere ausländische Einkünfte. Welcher Staat besteuern darf und wie eine Doppelbesteuerung vermieden wird, richtet sich nach dem italienischen Steuerrecht und dem jeweiligen Doppelbesteuerungsabkommen. Bei deutschen Immobilien bleibt beispielsweise ein deutsches Besteuerungsrecht bestehen; zugleich ist die italienische Behandlung zu prüfen.

Auch ausländische Vermögenswerte können im Rahmen des italienischen steuerlichen Monitorings sowie für IVAFE oder IVIE relevant werden. Die konkreten Melde- und Steuerpflichten unterscheiden sich jedoch nach Vermögensart und können Schwellenwerte oder Ausnahmen enthalten.

Wer in Italien steuerlich ansässig ist, muss ausländische Vermögenswerte im Hinblick auf das italienische steuerliche Monitoring prüfen. Die Angaben erfolgen traditionell im Quadro RW des Modells Redditi Persone Fisiche; entsprechende Angaben können inzwischen auch über die dafür vorgesehenen Bereiche des Modells 730 erfolgen.

Je nach Vermögensart können insbesondere folgende Positionen relevant sein:

• deutsche Giro-, Tages- und Festgeldkonten,
• Wertpapierdepots und Fondsanteile,
• Beteiligungen,
• ausländische Immobilien,
• bestimmte Lebens- und Rentenversicherungen,
• Kryptowerte.

Die Pflichten sind nicht für jede Vermögensart identisch. Für bestimmte Konten und andere Vermögenswerte bestehen Schwellenwerte oder Ausnahmen; unabhängig davon können IVAFE, IVIE oder andere steuerliche Pflichten zu prüfen sein. Deshalb sollte nicht pauschal davon ausgegangen werden, dass jedes ausländische Konto in jedem Fall im selben Umfang zu melden ist.

Praktischer Hinweis: Für das erste italienische Steuerjahr sollten Jahressteuerbescheinigungen, Depotaufstellungen, Kontostände, Durchschnittssalden und Unterlagen zu ausländischen Immobilien rechtzeitig gesammelt werden.

Das ist häufig der Fall, insbesondere wenn ausländische Einkünfte oder Vermögenswerte vorhanden sind oder die italienische Einkommensteuer nicht vollständig über einen italienischen Steuersubstituten abgewickelt wird.

Je nach persönlicher Situation kann die Erklärung über das Modell 730 oder über das Modell Redditi Persone Fisiche erfolgen. Die jeweils geltenden Abgabefristen sollten für das betreffende Steuerjahr geprüft werden.

Im Jahr des Umzugs von Deutschland nach Italien ist zusätzlich die besondere Split-Year-Regel des Doppelbesteuerungsabkommens zu berücksichtigen. Häufig sind in diesem Jahr Erklärungen in beiden Staaten erforderlich. Welche Einkünfte in welchem Staat und für welchen Zeitraum zu erklären sind, hängt vom Ansässigkeitswechsel und von den jeweiligen Einkunftsquellen ab.

Wer nach dem Wegzug in Deutschland weder einen Wohnsitz noch seinen gewöhnlichen Aufenthalt hat, ist dort grundsätzlich nicht mehr unbeschränkt einkommensteuerpflichtig. Bestehen weiterhin bestimmte deutsche Einkünfte, kann jedoch eine beschränkte Steuerpflicht fortbestehen, etwa bei Einkünften aus deutschem Grundbesitz oder anderen in § 49 EStG genannten Quellen.

Zu beachten sind insbesondere:

• Beibehaltene Wohnung: Eine in Deutschland weiterhin tatsächlich verfügbare Wohnung kann trotz melderechtlicher Abmeldung einen deutschen steuerlichen Wohnsitz begründen.
• Wegzugsjahr: Im Verhältnis Deutschland–Italien ist zusätzlich die besondere Split-Year-Regel des DBA-Protokolls zu beachten. Daneben kann bei bestimmten Einkünften der deutsche Progressionsvorbehalt relevant werden.
• Deutsche Einkünfte: Immobilien, bestimmte Unternehmensbeteiligungen, Tätigkeiten in Deutschland und andere deutsche Einkunftsquellen können auch nach dem Wegzug steuerlich relevant bleiben.
• Banken und Vertragspartner: Die neue steuerliche Ansässigkeit sollte deutschen Banken und anderen relevanten Stellen mitgeteilt werden.

Die melderechtliche Abmeldung allein entscheidet daher nicht abschließend über die deutsche Steuerpflicht.

Die Wegzugsbesteuerung nach § 6 AStG betrifft Personen, die Anteile an Kapitalgesellschaften im Sinne des § 17 EStG halten – also grundsätzlich eine Beteiligung von mindestens einem Prozent – und die vor dem Wegzug für einen bestimmten Mindestzeitraum in Deutschland unbeschränkt steuerpflichtig waren.

Rechtsfolge: Beim Wegzug wird eine Veräußerung der Anteile fingiert. Die stillen Reserven werden besteuert, obwohl kein Verkauf stattgefunden hat und kein Geld zufließt. Das betrifft auch Anteile an kleinen GmbHs, etwa an einer Familien- oder Beteiligungsgesellschaft.

Seit der Neufassung im Jahr 2022 gibt es auch für Wegzüge innerhalb der EU keine unbefristete zinslose Stundung mehr; vorgesehen ist auf Antrag im Regelfall eine Ratenzahlung über mehrere Jahre, in der Regel gegen Sicherheitsleistung. Vergleichbare Regelungen bestehen für bestimmte betriebliche Konstellationen und für Investmentanteile.

Bereits erworbene Anwartschaften in der deutschen gesetzlichen Rentenversicherung bleiben erhalten. Sie verfallen durch den Umzug nicht und werden später ausgezahlt – grundsätzlich auch auf ein ausländisches Konto.

Nach den EU-Koordinierungsregeln werden Versicherungszeiten aus mehreren Mitgliedstaaten für die Erfüllung von Wartezeiten zusammengerechnet. Jeder Staat zahlt später die Rente aus den bei ihm zurückgelegten Zeiten. Eine Beitragserstattung ist beim Wechsel innerhalb der EU grundsätzlich nicht vorgesehen.

Gesondert zu prüfen sind die betriebliche Altersversorgung (Fortführung, Beitragsfreistellung, spätere Besteuerung) und geförderte Altersvorsorgeverträge. Auch die spätere Besteuerung von Renten und Pensionen im Verhältnis Deutschland–Italien richtet sich nach dem Doppelbesteuerungsabkommen und sollte langfristig mitgedacht werden.

Familienleistungen werden innerhalb der EU koordiniert. Ein Umzug nach Italien bedeutet deshalb nicht automatisch, dass deutsches Kindergeld in jedem Fall sofort vollständig entfällt oder ausschließlich das italienische Assegno Unico e Universale zusteht.

Maßgeblich sind insbesondere die Beschäftigungs- und Versicherungssituation beider Elternteile sowie der Wohnort der Kinder. Lebt die gesamte Familie in Italien und unterliegt sie ausschließlich dem italienischen System, ist regelmäßig Italien für die Familienleistungen zuständig.

Bestehen dagegen Ansprüche in mehreren Staaten – beispielsweise weil ein Elternteil in Deutschland und der andere in Italien arbeitet –, greifen die europäischen Prioritätsregeln. Eine doppelte volle Leistung für dasselbe Kind und denselben Zeitraum ist ausgeschlossen; der nachrangig zuständige Staat kann jedoch unter bestimmten Voraussetzungen einen Differenzbetrag leisten.

Der Umzug und Änderungen der Beschäftigungssituation sollten der deutschen Familienkasse und den zuständigen italienischen Stellen zeitnah mitgeteilt werden.

Die Krankenversicherung hängt wesentlich davon ab, welchem Sozialversicherungssystem die Person nach dem Umzug unterliegt.

Wer als Arbeitnehmer dauerhaft in Italien arbeitet und dadurch der italienischen Sozialversicherung unterliegt, wird grundsätzlich auch in das italienische Gesundheitssystem eingebunden. Die Einschreibung beim Servizio Sanitario Nazionale (SSN) bzw. bei der zuständigen ASL ist dann ein zentraler Schritt; anschließend kann regelmäßig auch ein Hausarzt gewählt werden.

Gesetzlich Versicherte sollten ihre deutsche Krankenkasse frühzeitig über den Umzug und die neue Beschäftigungssituation informieren. Bei Entsendungen, Rentnern, Studierenden oder Personen, die weiterhin einem ausländischen System unterliegen, können abweichende EU-Regeln und Formulare gelten.

Privat Krankenversicherte sollten ihren Vertrag nicht vorschnell kündigen. Zu prüfen ist insbesondere, ob der Tarif bei dauerhaftem Wohnsitz in Italien fortgeführt werden kann, welche Leistungen dort bestehen und ob bei einer später möglichen Rückkehr nach Deutschland eine Anwartschaft sinnvoll ist.

Wer seinen Wohnsitz nach Italien verlegt und Eigentümer eines im Ausland zugelassenen Fahrzeugs ist, muss besonders auf die italienischen Zulassungsvorschriften achten.

Als allgemeine Regel muss ein im Ausland zugelassenes eigenes Fahrzeug innerhalb von drei Monaten ab Begründung des italienischen Wohnsitzes in Italien zugelassen werden (Art. 93-bis der italienischen Straßenverkehrsordnung).

Für die italienische Zulassung werden je nach Fahrzeug unter anderem die ausländischen Fahrzeugpapiere, Eigentumsnachweise, technische Unterlagen und Versicherungsnachweise benötigt. Die konkrete Abwicklung sollte frühzeitig vorbereitet werden, da je nach Fahrzeug weitere Dokumente oder technische Prüfungen notwendig sein können. Verstöße sind sanktionsbewehrt und können bis zur Beschlagnahme des Fahrzeugs führen.

Hier gelten besondere Regeln. Ist die in Italien ansässige Person nicht Eigentümer des im Ausland zugelassenen Fahrzeugs, muss die Nutzungsberechtigung dokumentiert sein: An Bord ist ein vom Fahrzeughalter unterzeichnetes Dokument mit sicherem Datum mitzuführen, aus dem Rechtsgrund und Dauer der Überlassung hervorgehen.

Überschreitet die Verfügbarkeit des Fahrzeugs 30 Tage im Kalenderjahr – auch nicht zusammenhängend –, ist zusätzlich eine Eintragung im italienischen Register der ausländischen Fahrzeuge, dem REVE, erforderlich. Dies ist insbesondere bei ausländischen Firmenwagen relevant, die einem in Italien ansässigen Mitarbeiter dauerhaft oder regelmäßig zur Verfügung gestellt werden.

Ein deutscher Firmenwagen sollte daher beim Umzug ausdrücklich in die Prüfung einbezogen werden – auch lohnsteuerlich, da der geldwerte Vorteil dann im Rahmen der italienischen Lohnabrechnung zu bewerten ist. Eine bloße Weiterverwendung wie vor dem Umzug kann zu Problemen bei Verkehrskontrollen und bei der Fahrzeugregistrierung führen.

Ein gültiger deutscher bzw. anderer EU-Führerschein wird in Italien grundsätzlich anerkannt und muss nicht allein wegen des Umzugs sofort in einen italienischen Führerschein umgetauscht werden.

Bei Ablauf, Erneuerung oder bestimmten Sonderfällen gelten jedoch die Regeln des Staates des gewöhnlichen Wohnsitzes. Wer dauerhaft in Italien lebt, sollte deshalb insbesondere bei älteren Führerscheinen oder Führerscheinen mit besonderen Gültigkeitsregelungen prüfen, wann eine Umschreibung oder Erneuerung in Italien notwendig wird.

Bei einem Umzug mit Kindern sollten Schule oder Kindergarten frühzeitig kontaktiert werden. Je nach Einrichtung können Schulzeugnisse, Bestätigungen über bisherige Schuljahre, Impf- oder Gesundheitsunterlagen und gegebenenfalls Übersetzungen verlangt werden.

Zusätzlich sollten die Kinder bei der Wohnsitzanmeldung, bei der Einschreibung in das Gesundheitssystem und bei der Wahl eines Kinderarztes berücksichtigt werden. Zu klären ist außerdem der Wechsel der Familienleistungen vom deutschen Kindergeld zum italienischen Assegno Unico.

Bei einem Umzug innerhalb der EU können Hunde, Katzen und Frettchen grundsätzlich mitgenommen werden. Voraussetzung sind insbesondere die vorgeschriebene Identifizierung des Tieres, ein gültiger EU-Heimtierausweis und ein gültiger Tollwutschutz.

Nach dem Umzug können zusätzlich regionale oder lokale Registrierungspflichten bestehen, insbesondere für Hunde. Deshalb sollte nach dem Einzug geprüft werden, ob das Tier bei der zuständigen lokalen oder sanitären Stelle registriert werden muss.

Ja. Ein deutscher Arbeitgeber kann grundsätzlich einen Mitarbeiter beschäftigen, der dauerhaft in Italien lebt und von dort arbeitet. Der Umzug darf jedoch nicht so behandelt werden, als hätte sich lediglich die private Adresse des Mitarbeiters geändert.

Wenn die Arbeitsleistung dauerhaft von Italien aus erbracht wird, wird Italien zum tatsächlichen Beschäftigungsstaat. Dadurch müssen insbesondere folgende Bereiche geprüft werden:

• anwendbares Arbeitsrecht,
• italienische Sozialversicherung,
• INAIL-Unfallversicherung,
• Arbeitgeberregistrierung in Italien,
• Lohnabrechnung und Lohnmeldungen,
• italienische Besteuerung des Arbeitslohns,
• Homeoffice- und Arbeitsschutzregelungen,
• mögliches Betriebsstättenrisiko des deutschen Unternehmens.

Diese Punkte sollten geklärt sein, bevor der Mitarbeiter dauerhaft nach Italien zieht.

Nein. Eine Entsendung ist typischerweise ein vorübergehender Arbeitseinsatz in einem anderen Staat. Im Sozialversicherungsrecht kann ein Arbeitnehmer unter bestimmten Voraussetzungen für einen Zeitraum von grundsätzlich bis zu 24 Monaten in einen anderen EU-Staat entsandt werden und währenddessen weiterhin dem Sozialversicherungssystem des Herkunftsstaats unterliegen. Dies wird mit der A1-Bescheinigung dokumentiert.

Verlegt der Arbeitnehmer dagegen seinen Wohnsitz dauerhaft nach Italien und soll er auf unbestimmte Zeit von Italien aus arbeiten, fehlt regelmäßig der vorübergehende Charakter. Eine dauerhafte Wohnsitzverlegung sollte daher nicht künstlich als Entsendung behandelt werden.

Innerhalb der EU gilt grundsätzlich das Beschäftigungslandprinzip: Maßgeblich ist, wo die Arbeit tatsächlich ausgeübt wird, und nicht allein, wo der Arbeitgeber seinen Sitz hat.

Arbeitet ein Mitarbeiter dauerhaft zu 100 Prozent oder nahezu vollständig von Italien aus und liegt keine zulässige Entsendung oder andere Sonderregelung vor, unterliegt er daher grundsätzlich dem italienischen Sozialversicherungssystem.

Die deutsche Staatsangehörigkeit, ein deutscher Arbeitsvertrag oder die Zahlung des Gehalts von einem deutschen Bankkonto ändern diesen Grundsatz nicht.

Bei regelmäßiger Tätigkeit in mehreren EU-Staaten gelten besondere Koordinierungsregeln. Wird ein wesentlicher Teil der Tätigkeit – grundsätzlich mindestens 25 Prozent – im Wohnsitzstaat ausgeübt, führt dies nach den allgemeinen EU-Regeln regelmäßig dazu, dass das Sozialversicherungsrecht des Wohnsitzstaates anwendbar ist.

Beispiel: Ein Arbeitnehmer wohnt in Italien und arbeitet regelmäßig zwei Tage pro Woche im Homeoffice in Italien und drei Tage am deutschen Unternehmenssitz. Ohne Sonderregelung kann aufgrund des wesentlichen Tätigkeitsanteils im Wohnsitzstaat die italienische Sozialversicherung anwendbar werden.

Bei grenzüberschreitendem Homeoffice sollte deshalb nicht nur die Zahl der Homeoffice-Tage arbeitsrechtlich, sondern auch deren sozialversicherungsrechtliche Wirkung geprüft werden.

Ja. Deutschland und Italien sind Unterzeichner des multilateralen Rahmenübereinkommens für gewöhnliche grenzüberschreitende Telearbeit; für Italien gilt es seit dem 1. Januar 2024.

Unter bestimmten Voraussetzungen kann auf gemeinsamen Antrag weiterhin das Sozialversicherungsrecht des Staates gelten, in dem der Arbeitgeber seinen Sitz hat, obwohl ein wesentlicher Teil der Tätigkeit im Wohnsitzstaat im Homeoffice ausgeübt wird. Das Rahmenübereinkommen erfasst grundsätzlich Fälle, in denen die Telearbeit im Wohnsitzstaat mindestens 25 Prozent, aber weniger als 50 Prozent der Gesamtarbeitszeit ausmacht.

Es gilt nur für bestimmte abhängige Beschäftigungen zwischen zwei Unterzeichnerstaaten und nicht automatisch für jede grenzüberschreitende Arbeitssituation. Insbesondere bei weiteren regelmäßigen Tätigkeitsstaaten, Selbständigkeit oder überwiegender Tätigkeit in Italien ist gesondert zu prüfen.

Bei einer dauerhaft zu 100 Prozent oder überwiegend in Italien ausgeübten Tätigkeit bietet das Rahmenübereinkommen grundsätzlich keine Lösung für die Beibehaltung der deutschen Sozialversicherung.

Wenn für den Arbeitnehmer die italienische Sozialversicherung gilt, muss der deutsche Arbeitgeber die italienischen Arbeitgeberpflichten erfüllen. Eine italienische Gesellschaft muss dafür nicht gegründet werden.

In der Praxis muss ein ausländischer Arbeitgeber ohne eigene italienische Gesellschaft insbesondere:

• eine italienische Steuernummer für das Unternehmen beantragen,
• eine Arbeitgeberposition beim INPS eröffnen,
• eine Versicherungsposition beim INAIL einrichten,
• einen italienischen Sozialversicherungsvertreter bzw. eine entsprechende Bevollmächtigung bestellen,
• die vorgeschriebenen Beschäftigungs- und Lohnmeldungen abgeben.

Der Arbeitgeber bleibt damit – wie in Italien üblich und aus unserer Sicht auch dringend zu empfehlen – die zentrale Stelle für Beitragsabführung und Meldungen. Der Mitarbeiter erhält ein reguläres italienisches Nettogehalt und muss sich nicht selbst um laufende Abführungen kümmern.

Die Arbeitgeberregistrierung ist von der Frage zu unterscheiden, ob das Unternehmen in Italien gleichzeitig eine steuerliche Betriebsstätte begründet. Eine Arbeitgeberregistrierung bedeutet nicht automatisch, dass eine Betriebsstätte vorliegt.

Ein bestehender deutscher Arbeitsvertrag wird durch den Umzug nicht automatisch unwirksam. Wird Italien jedoch zum gewöhnlichen Arbeitsort, können zwingende italienische Arbeitnehmerschutzvorschriften anwendbar werden.

Auch eine vertragliche Rechtswahl zugunsten deutschen Rechts darf grundsätzlich nicht dazu führen, dass dem Arbeitnehmer zwingender Schutz entzogen wird, der ihm nach dem ohne Rechtswahl anwendbaren Recht zustehen würde.

Deshalb sollte der Arbeitsvertrag bei einem dauerhaften Wechsel des Arbeitsortes nach Italien überprüft und angepasst werden. Zu regeln sind beispielsweise:

• dauerhafter Arbeitsort bzw. Homeoffice in Italien,
• Arbeitszeit,
• Vergütung und zusätzliche Monatsgehälter,
• Urlaub und Feiertage,
• Krankheit und sonstige Abwesenheiten,
• Kündigungsfristen,
• Arbeitsschutz und Arbeitsmittel,
• anwendbarer italienischer Kollektivvertrag, soweit einschlägig.

Das muss anhand der Tätigkeit des Arbeitgebers und der konkreten Beschäftigung geprüft werden. In Italien spielen die nationalen Kollektivverträge, die sogenannten CCNL, eine wichtige Rolle bei der Festlegung der Arbeitsbedingungen.

Ein passender CCNL regelt typischerweise unter anderem Mindestvergütungen, Einstufung, zusätzliche Monatsgehälter, Urlaub, Krankheit, Probezeit und Kündigungsfristen.

Bei der Einrichtung einer italienischen Lohnabrechnung sollte daher auch die kollektivvertragliche Einordnung von Beginn an geklärt werden.

Wenn der Arbeitnehmer dauerhaft in Italien beschäftigt wird und der italienischen Sozialversicherung sowie den italienischen arbeitsrechtlichen Meldepflichten unterliegt, ist in der Praxis regelmäßig eine italienische Payroll-Abwicklung erforderlich.

Dabei werden unter anderem italienische Sozialversicherungsbeiträge, INAIL, kollektivvertragliche Ansprüche, zusätzliche Monatsgehälter, Urlaub und die Abfertigung (TFR) berücksichtigt.

Die bisherige deutsche Lohnabrechnung muss an die neue Situation angepasst werden. Bei einer vollständig nach Italien verlagerten Tätigkeit wird die italienische Payroll typischerweise zur maßgeblichen Abrechnung. Bei hybrider Tätigkeit in mehreren Staaten oder verbleibenden deutschen Steuer- bzw. Abrechnungspflichten kann dagegen eine koordinierte oder parallele Abwicklung erforderlich sein.

Davon getrennt ist zu prüfen, wie die italienische Einkommensteuer auf den Arbeitslohn abgeführt wird und ob der ausländische Arbeitgeber in Italien als Steuersubstitut tätig wird.

Für Arbeitseinkünfte ist nach dem Doppelbesteuerungsabkommen zwischen Deutschland und Italien grundsätzlich der tatsächliche Tätigkeitsort entscheidend. Wird die Arbeit physisch in Italien ausgeübt, hat Italien grundsätzlich ein Besteuerungsrecht für den darauf entfallenden Arbeitslohn.

Die bekannte 183-Tage-Ausnahme kann bei vorübergehenden Tätigkeiten dazu führen, dass das Besteuerungsrecht unter bestimmten Voraussetzungen beim Ansässigkeitsstaat verbleibt. Dafür müssen jedoch mehrere Voraussetzungen gleichzeitig erfüllt sein: insbesondere die Aufenthaltsgrenze, ein Arbeitgeber außerhalb des Tätigkeitsstaates und keine Tragung der Vergütung durch eine dortige Betriebsstätte.

Bei einem dauerhaften Umzug nach Italien mit dauerhaftem Homeoffice in Italien ist diese Ausnahme regelmäßig keine geeignete Grundlage dafür, den Arbeitslohn dauerhaft ausschließlich in Deutschland zu besteuern. Bei Arbeitstagen in beiden Staaten ist dagegen eine tageweise Zuordnung des Arbeitslohns zu prüfen.

Der deutsche Lohnsteuerabzug und die italienische Steuerabwicklung müssen deshalb auf das konkrete Tätigkeitsmodell abgestimmt werden.

Nein, hier gilt eine Sonderregel. Für Vergütungen aus öffentlichen Kassen sieht das Doppelbesteuerungsabkommen das sogenannte Kassenstaatsprinzip vor: Das Besteuerungsrecht steht grundsätzlich dem Staat zu, der die Vergütung zahlt – auch wenn die Tätigkeit im anderen Staat ausgeübt wird.

Ausnahmen bestehen unter anderem, wenn die Dienste im anderen Staat geleistet werden und die Person dort ansässig und zugleich Staatsangehörige dieses Staates ist. Auch für Ruhegehälter aus öffentlichen Kassen gelten eigene Regeln.

Wer bei einer Behörde, einer Gebietskörperschaft oder einer vergleichbaren öffentlich-rechtlichen Einrichtung beschäftigt ist, sollte die steuerliche Behandlung daher gesondert prüfen lassen. Die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung folgt dabei eigenen Regeln und kann von der steuerlichen abweichen.

Nein. Diese beiden Regeln werden häufig verwechselt.

Steuerliche Ansässigkeit: Nach italienischem Steuerrecht ist für die Ansässigkeit unter anderem maßgeblich, ob die gesetzlichen Ansässigkeitskriterien für den überwiegenden Teil des Steuerjahres erfüllt sind.

Besteuerung des Arbeitslohns: Die 183-Tage-Klausel im Doppelbesteuerungsabkommen betrifft dagegen die Frage, welcher Staat einen Arbeitslohn bei grenzüberschreitender Tätigkeit besteuern darf. Neben der Aufenthaltsdauer müssen dort auch die weiteren Voraussetzungen betreffend Arbeitgeber und Betriebsstätte erfüllt sein.

Man kann deshalb nicht allein aus der Aussage „Ich bin weniger als 183 Tage in Italien“ ableiten, dass in Italien weder Steuerpflicht noch andere Pflichten entstehen. Hinzu kommt: Die sozialversicherungsrechtliche Zuordnung folgt noch einmal eigenen Regeln und kennt keine 183-Tage-Grenze.

Das ist möglich, aber nicht jedes Homeoffice führt automatisch zu einer Betriebsstätte.

Das Risiko hängt insbesondere davon ab, welche Funktion der Mitarbeiter in Italien ausübt, wie dauerhaft die Tätigkeit ist und welche Bedeutung die Tätigkeit für das Unternehmen hat. Kritischer können beispielsweise folgende Situationen sein:

• der Mitarbeiter betreut dauerhaft den italienischen Markt,
• er führt regelmäßig Verkaufs- oder Vertragsverhandlungen,
• er schließt Verträge ab oder spielt die wesentliche Rolle bei deren Abschluss,
• er übernimmt Leitungs- oder Managementaufgaben,
• das Homeoffice steht dem Unternehmen faktisch dauerhaft als Geschäftseinrichtung zur Verfügung.

Bei rein internen oder unterstützenden Tätigkeiten kann das Risiko geringer sein. Das Betriebsstättenrisiko sollte jedoch unabhängig von der Arbeitgeberregistrierung und der Lohnabrechnung geprüft werden.

Bei dauerhaftem Homeoffice in Italien sollte eine klare schriftliche Regelung bestehen. Sinnvoll sind insbesondere Bestimmungen zu:

• genauer Arbeitsadresse und gewöhnlichem Arbeitsort,
• Anzahl der Homeoffice- und Bürotage,
• Arbeitszeiten und Erreichbarkeit,
• Arbeitsmitteln und Kostenerstattungen,
• Datenschutz und IT-Sicherheit,
• Arbeitsschutz und Unfallversicherung,
• Dienstreisen nach Deutschland und in andere Staaten,
• Änderung oder Beendigung der Homeoffice-Regelung.

Bei hybriden Modellen sollte zusätzlich dokumentiert werden, in welchem Umfang tatsächlich in Italien und in Deutschland gearbeitet wird, da diese Aufteilung für Sozialversicherung und Besteuerung relevant ist.

Nur wenn tatsächlich eine selbständige Tätigkeit vorliegt. Die bloße Umwandlung eines bisherigen Arbeitsverhältnisses in einen Dienstleistungsvertrag beseitigt arbeits- und sozialversicherungsrechtliche Pflichten nicht automatisch.

Bleibt die Person weiterhin organisatorisch in den Betrieb eingebunden, arbeitet nach Weisungen des bisherigen Arbeitgebers, trägt kaum eigenes Unternehmerrisiko und ist wirtschaftlich wie zuvor abhängig, besteht das Risiko einer Scheinselbständigkeit – mit Nachzahlungen und Sanktionen zu Lasten des Auftraggebers.

Bei einer echten selbständigen Tätigkeit in Italien wären wiederum eigene Pflichten zu prüfen, insbesondere Partita IVA, elektronische Rechnungsstellung, Einkommensteuer, Sozialversicherung und gegebenenfalls das italienische Pauschalsystem.

Für den Arbeitgeber empfiehlt sich folgende Checkliste:

1. Ist die Tätigkeit in Italien dauerhaft oder nur vorübergehend?
2. Liegt eine echte Entsendung vor oder wird Italien zum gewöhnlichen Arbeitsort?
3. In welchem Staat ist der Mitarbeiter sozialversichert?
4. Ist eine A1-Bescheinigung möglich oder notwendig?
5. Kommt das Rahmenübereinkommen zur Telearbeit in Betracht?
6. Muss eine INPS-Arbeitgeberposition eröffnet werden?
7. Ist eine INAIL-Position erforderlich?
8. Wird ein italienischer Sozialversicherungsvertreter benötigt?
9. Welche Beschäftigungsmeldungen sind erforderlich?
10. Welcher CCNL bzw. welche italienischen Mindestarbeitsbedingungen sind zu berücksichtigen?
11. Wie wird die italienische Lohnabrechnung organisiert und wann endet die deutsche?
12. Wie wird die Einkommensteuer des Mitarbeiters in Italien abgewickelt?
13. Muss der bestehende Arbeitsvertrag angepasst werden?
14. Wie werden Homeoffice, Arbeitsmittel, Datenschutz und Arbeitsschutz geregelt?
15. Besteht durch Tätigkeit, Funktion oder Homeoffice ein Betriebsstättenrisiko in Italien?
16. Wird ein deutscher Firmenwagen in Italien genutzt und bestehen hierfür REVE- oder andere Zulassungspflichten?
17. Ist beim Mitarbeiter das Impatriati-Regime anwendbar – und wirkt sich die Konzernzugehörigkeit auf die Vorbelegungszeiten aus?

Nach dem tatsächlichen Einzug sollten insbesondere folgende Punkte kontrolliert werden:

1. Wohnsitz bei der Gemeinde anmelden.
2. Abmeldung in Deutschland vornehmen und Abmeldebestätigung aufbewahren.
3. Prüfen, ob der Codice Fiscale bereits korrekt vorhanden ist.
4. Beim zuständigen Gesundheitssystem bzw. der ASL einschreiben, sofern italienische Sozialversicherung gilt.
5. Hausarzt bzw. Kinderarzt wählen, soweit möglich.
6. TARI und sonstige lokale Wohnungsangelegenheiten erledigen.
7. Versorgungsverträge und Bankverbindungen aktualisieren, deutsche Banken über die neue Ansässigkeit informieren.
8. Bei mitgebrachtem eigenem Fahrzeug die italienische Ummeldung fristgerecht einleiten.
9. Bei ausländischem Firmenwagen die Nutzungs- und REVE-Pflichten prüfen.
10. Deutsche Familienkasse, Versicherungen und gegebenenfalls die Rentenversicherung informieren.
11. Arbeitgeber bestätigen lassen, dass die italienische Payroll- und Sozialversicherungsabwicklung eingerichtet ist.
12. Belege zum Umzugsdatum und zu den Aufenthalts- und Arbeitstagen aufbewahren.
13. Für das erste italienische Steuerjahr deutsche Einkünfte, Konten, Wertpapierdepots und Immobilien vollständig erfassen.

In der Praxis treten besonders häufig folgende Fehler auf:

• Der Arbeitnehmer zieht nach Italien, ohne den Arbeitgeber vorher einzubeziehen.
• Die deutsche Lohnabrechnung läuft unverändert weiter, obwohl dauerhaft in Italien gearbeitet wird.
• Der Umzug wird ohne nähere Prüfung als „Entsendung“ bezeichnet.
• Die italienische Sozialversicherung wird zu spät eingerichtet.
• Die steuerliche Ansässigkeit wird ausschließlich anhand einer vereinfachten 183-Tage-Regel beurteilt.
• Das Impatriati-Regime wird erst nach dem Umzug geprüft – und scheitert dann an den verlängerten Vorbelegungszeiten bei gleichem Arbeitgeber.
• Die deutsche Wegzugsbesteuerung bei GmbH-Beteiligungen wird übersehen.
• Deutsche Bankkonten, Depots oder Immobilien werden in der italienischen Steuererklärung übersehen.
• Das deutsche Fahrzeug wird nach Begründung des italienischen Wohnsitzes zu lange mit deutscher Zulassung weiterverwendet.
• Bei einem Firmenwagen werden die italienischen REVE-Regeln nicht geprüft.
• Der Arbeitsvertrag enthält weiterhin Deutschland als alleinigen Arbeitsort.
• Ein mögliches Betriebsstättenrisiko des deutschen Arbeitgebers wird nicht geprüft.

Der entscheidende Punkt ist, den privaten Umzug und das Arbeitsverhältnis gemeinsam zu betrachten – und beide Länder gleichzeitig. Ein dauerhafter Umzug nach Italien verändert häufig nicht nur die Wohnadresse, sondern auch den steuerlichen Wohnsitz und den tatsächlichen Beschäftigungsstaat.

Für den Arbeitnehmer sind vor allem Wohnsitzanmeldung, Codice Fiscale, Krankenversicherung, Steueransässigkeit, mögliche Zuzugsförderung und die Erfassung ausländischer Vermögenswerte wichtig. Auf der deutschen Seite kommen Abmeldung, Wechsel der Steuerpflicht, Wegzugsbesteuerung, Versicherungen und Familienleistungen hinzu. Für den Arbeitgeber sind Sozialversicherung, INPS/INAIL, Lohnabrechnung, Arbeitsrecht, Homeoffice-Regelung und Betriebsstättenrisiko maßgeblich.

Wer diese Punkte vor dem Umzug strukturiert klärt, vermeidet, dass erst Monate später festgestellt wird, dass Meldungen, Beiträge oder Steuerpflichten in Italien rückwirkend hätten erfüllt werden müssen – oder dass eine Steuerbegünstigung nicht mehr zu retten ist.