In Italia, per trasferta si intende l'attività temporanea di un dipendente in un luogo diverso da quello di lavoro abituale o da quello indicato nel contratto di lavoro. Il servizio esterno può svolgersi sia sul territorio nazionale che all'estero. Casi tipici sono i viaggi di lavoro, le visite ai clienti o gli interventi di assistenza o montaggio.
Durante il servizio fuori sede, il dipendente rimane alle dipendenze del proprio datore di lavoro, assicurato e regolarmente registrato.
La differenza rispetto al distacco consiste nel fatto che, nel caso della trasferta, il dipendente continua a svolgere l’attività sotto la direzione e per conto della propria azienda. In caso di distacco, invece, il dipendente viene integrato nell’azienda o nella struttura organizzativa dell’azienda ospitante e deve attenersi alle sue istruzioni.
Nel caso di trasferta estera, nella pratica viene spesso (e in realtà erroneamente) utilizzato il termine «distacco». Di conseguenza si applicano le direttive sul distacco, ad esempio per quanto riguarda il certificato A1, eventuali dichiarazioni nello Stato in cui si svolge l’attività o la regola dei 183 giorni. Qui troverete maggiori dettagli sul distacco in Italia.
Se invece un dipendente risiede già nello Stato in cui dovrà svolgere la propria attività, in linea di principio non si tratta di un distacco, ma di un cosiddetto «lavoratore locale». In questo caso, la persona deve essere registrata e assicurata tramite un datore di lavoro locale o una società italiana. Maggiori dettagli al riguardo sono disponibili alle voci Registrazione come datore di lavoro in Italia e Costituzione di una S.r.l. in Italia.
Per la durata del servizio fuori sede sono previste diverse forme di rimborso spese. Per il periodo della trasferta, al dipendente viene corrisposta una cosiddetta indennità di trasferta. L’indennità di trasferta è esente da imposte e contributi entro i limiti stabiliti, se si tratta di rimborsi per spese sostenute al di fuori del territorio comunale.
Per quanto riguarda il rimborso spese o le indennità forfettarie esenti da imposte, si veda il punto «Rimborso spese».
Soprattutto quando la trasferta è previsto regolarmente, è opportuno che ciò sia disciplinato già nel contratto di lavoro o in un accordo aggiuntivo scritto. A tal proposito, si raccomanda di stabilire in quali casi possa essere disposto il servizio esterno, quale sia la sede di lavoro abituale, quali spese siano rimborsabili e quale forma di rimborso spese venga applicata. Una chiara regolamentazione contrattuale garantisce la certezza del diritto, evita successive controversie e facilita il corretto trattamento ai fini dell'imposta sui salari e della previdenza.
1. La trasferta è equiparabile al distacco?
Non sempre. Nel linguaggio comune spesso i due concetti vengono confusi. Nel caso di una trasferta, il dipendente continua a lavorare per il proprio datore di lavoro. Nel caso di una trasferta all’estero (che nel linguaggio comune viene definita “distacco”), possono diventare rilevanti anche gli obblighi di registrazione, il certificato A1 e le condizioni minime previste dal diritto del lavoro nel Paese in cui si svolge l’attività.
2. Quando l’indennità di trasferta è esente da imposta?
In caso di trasferta al di fuori del comune in cui si trova la sede abituale di lavoro, un importo forfettario fino a 46,48 euro al giorno in Italia o 77,47 euro all’estero può rimanere esente da imposta. Se vengono rimborsate anche le spese di alloggio o vitto, tali limiti si riducono.
3. Le spese devono sempre essere documentate con ricevute?
In caso di rendiconto analitico delle spese, sì. Le spese relative ad alberghi, ristoranti, treni, voli, taxi o simili devono essere comprovate da fatture, ricevute e prove di pagamento. In assenza di documentazione adeguata, il rimborso può diventare imponibile, tassabile.
4. Cosa dovrebbero regolamentare le aziende a livello interno?
Le aziende dovrebbero stabilire chi autorizza i viaggi di lavoro, quali spese vengono rimborsate, quali documenti giustificativi sono necessari, quali mezzi di pagamento sono ammessi e entro quando devono essere presentate le note spese.