Il registro delle presenze, serve per la rilevazione mensile delle ore di lavoro effettivamente svolte e delle assenze dei lavoratori. Costituisce una base importante per la corretta elaborazione delle buste paga.
Cosa viene rilevato nella lista presenze?
Per ogni lavoratore dovrebbero essere registrati in particolare i seguenti dati:
- ore di lavoro svolte,
- ore straordinarie o lavoro supplementare,
- ferie e giorni di riposo,
- malattia e infortunio,
- assenze retribuite e non retribuite,
- altre assenze, ad es. maternità o congedo parentale.
Queste informazioni sono necessarie per il cosiddetto Libro Unico del Lavoro (LUL). Il LUL è il registro unico del lavoro previsto dalla legge in Italia e deve contenere, per i lavoratori, un calendario delle presenze giornaliere.
Come devono essere rilevate le presenze?
Per la lista presenze interna all’azienda non è prevista una forma specifica. Gli orari di lavoro possono essere rilevati, ad esempio, tramite un sistema di timbratura, un software per la gestione del personale oppure un apposito file Excel.
È importante che i dati siano completi e tracciabili e che possano essere attribuiti in modo univoco al rispettivo lavoratore e al relativo mese.
I dati relativi alle presenze dovrebbero essere messi a disposizione dell’ufficio paghe tempestivamente. Il Libro Unico del Lavoro deve essere compilato, di norma, entro il giorno 16 del mese successivo con i dati del mese di riferimento.
Una corretta rilevazione delle presenze è particolarmente importante per il calcolo della retribuzione, degli straordinari, delle ferie e delle assenze.
Ulteriori informazioni sono disponibili nei nostri contributi del glossario dedicati a orario di lavoro e giorni di riposo nonché ai contenuti di una busta paga.
Domande frequenti (FAQ)
1. La lista presenze è obbligatoria in Italia?
Una lista presenze aziendale separata non è obbligatoriamente prevista. Tuttavia, i dati relativi alle presenze giornaliere dei lavoratori devono essere registrati nel Libro Unico del Lavoro.
2. Cosa deve contenere la lista presenze?
In particolare, ore di lavoro, straordinari, ferie, giorni di riposo nonché assenze retribuite e non retribuite.
3. La lista presenze può essere gestita in Excel?
Sì. La rilevazione interna può essere effettuata, in linea di principio, anche tramite Excel o un altro software idoneo.
4. Devono essere registrati anche gli straordinari?
Sì. Le ore straordinarie devono essere indicate separatamente nel calendario delle presenze.
5. Per quanto tempo deve essere conservato il Libro Unico del Lavoro?
Il LUL deve essere conservato, in linea di principio, per cinque anni dall’ultima registrazione.