La fattura elettronica è obbligatoria in Italia dal
1° gennaio 2019 e sostituisce la tradizionale fattura in formato
cartaceo o PDF. La fattura deve essere redatta in un formato
XML standardizzato e trasmessa tramite il sistema di interscambio
statale SdI dell’Agenzia delle Entrate.
Dopo la trasmissione, lo SdI verifica la fattura sotto il profilo formale e tecnico
e la inoltra successivamente al destinatario della fattura.
Sono interessate le imprese e i liberi professionisti in possesso di una
partita IVA. Sono escluse le prestazioni sanitarie rese a persone
fisiche. Per tali prestazioni vige, per motivi di tutela dei dati personali, un
divieto permanente di trasmissione delle fatture elettroniche tramite lo SdI.
Rilevanza giuridica
Le fatture emesse che non sono state trasmesse elettronicamente allo SdI in formato
XML sono considerate come non emesse e non hanno alcuna rilevanza
giuridica.
Procedura di fatturazione elettronica
- Creazione della fattura elettronica sotto forma di file XML
- Trasmissione elettronica allo SdI mediante software o portale online
-
Controllo e riscontro da parte dello SdI
Dopo la trasmissione, lo SdI verifica la fattura sotto il profilo formale e
tecnico. Successivamente, la fattura viene accettata oppure scartata.
Importante: se una fattura viene scartata, è considerata come
non trasmessa e deve essere corretta e inviata nuovamente.
- Consegna al destinatario
Identificazione e consegna del destinatario
L’identificazione del destinatario della fattura avviene sulla base:
- della partita IVA (per imprese e liberi professionisti)
- del codice fiscale (per persone fisiche e organizzazioni senza partita IVA)
Ai fini della consegna tecnica sono rilevanti le seguenti informazioni:
-
Codice destinatario
A ciascun fornitore di software è assegnato un proprio codice di identificazione.
Sulla base di tale codice, lo SdI trasmette la fattura al rispettivo fornitore, che
la mette a disposizione del cliente.
-
Indirizzo di posta elettronica certificata (PEC)
In alternativa al codice destinatario può essere indicato un indirizzo PEC tramite
il quale avviene la consegna.
Particolarità
Qualora si tratti di persone fisiche, clienti esteri o organizzazioni senza partita
IVA per i quali non sia disponibile un codice destinatario o un indirizzo PEC – o
tali dati non siano noti – deve essere utilizzato il seguente codice destinatario:
- 00000000 per clienti con sede in Italia
- XXXXXXX per clienti con sede all’estero
In questi casi lo SdI non è in grado di consegnare la fattura al cliente. Il soggetto
emittente è pertanto tenuto a trasmettere al destinatario anche una copia in formato
cartaceo o PDF.
Indicazione di un canale preferenziale
Nel portale online dell’Agenzia delle Entrate è possibile indicare un canale
preferenziale per la ricezione delle fatture elettroniche. In tal caso, lo SdI
attribuisce automaticamente a tale canale tutte le fatture, indipendentemente dal
fatto che sulla singola fattura sia indicato il codice destinatario, un indirizzo
PEC o nessun canale di consegna (codice "000000").
Attribuzione dello stato da parte dello SdI
Al termine del controllo, il soggetto emittente riceve una delle seguenti comunicazioni di stato:
-
Scartata: la fattura è stata rifiutata a causa di errori tecnici o
formali e deve essere corretta e rinviata.
-
Consegnata al destinatario: la fattura è stata correttamente
consegnata al cliente.
-
Mancata consegna: la fattura è stata accettata ma non consegnata
per mancanza di canali di consegna. È comunque fiscalmente corretta e giuridicamente
valida; va inviata anche una copia cartacea o PDF.
Stati aggiuntivi per gli enti pubblici
Se il destinatario è un ente pubblico, sono previsti ulteriori 30 giorni per la
verifica del contenuto:
- Accettata
-
Non accettata: fattura rifiutata per carenze di contenuto
-
Decorrenza termini: nessun riscontro entro 30 giorni; la fattura
si considera automaticamente accettata
Domande frequenti (FAQ)
1. Da quando la fattura elettronica è obbligatoria in Italia?
Dal 1° gennaio 2019.
2. Chi è obbligato all’emissione della fattura elettronica?
Imprese e liberi professionisti con partita IVA italiana, con esclusione delle
prestazioni sanitarie verso persone fisiche.
3. Qual è l’effetto giuridico di una fattura non trasmessa elettronicamente?
È considerata come non emessa e priva di rilevanza fiscale e giuridica.
4. Cosa accade se una fattura viene scartata dallo SdI?
Deve essere corretta e nuovamente trasmessa in formato elettronico.
5. Come avviene la consegna senza codice destinatario o PEC?
Utilizzando il codice 00000000 (Italia) o XXXXXXX
(estero) e trasmettendo anche una copia cartacea o PDF al destinatario.