Se un datore di lavoro mette a disposizione di un dipendente un appartamento, si tratta di un vantaggio che il dipendente riceve non in denaro, ma sotto forma di prestazione in natura e quindi di un fringe benefit.
Il trattamento fiscale dipende dal fatto che l'appartamento sia concesso gratuitamente, che il dipendente paghi un affitto o un contributo spese e che l'alloggio debba essere utilizzato obbligatoriamente per motivi organizzativi legati al lavoro.
Ai sensi dell'art. 51, comma 4, lett. c del TUIR, nel caso di alloggi concessi al dipendente in locazione, in uso o in comodato, non viene semplicemente considerato come beneficio imponibile, tassabile, l'affitto pagato dal datore di lavoro. In linea di principio, è determinante la differenza tra il reddito catastale dell'immobile, maggiorato dei costi relativi all'alloggio sostenuti dal datore di lavoro e ridotto dell'importo che il dipendente paga per l'utilizzo.
Esempio:
Il datore di lavoro affitta un appartamento per un dipendente. Il reddito catastale dell'appartamento ammonta a 1.200 euro all'anno. Inoltre, il datore di lavoro si fa carico di 1.000 euro all'anno di costi accessori, ad esempio spese condominiali, elettricità, riscaldamento o acqua. Il valore fiscale di base ammonta quindi a 2.200 euro all'anno.
Se il dipendente non paga alcun contributo alle spese, nella busta paga devono essere considerati 2.200 euro come beneficio non monetario. Se invece il dipendente paga 1.500 euro all'anno al datore di lavoro, il beneficio non monetario tassabile si riduce a 700 euro.
Per il dipendente non fa alcuna differenza se l'appartamento appartiene al datore di lavoro o se il datore di lavoro lo affitta da un terzo. L'affitto effettivamente pagato dal datore di lavoro non è automaticamente l'importo da tassare per il dipendente. Rimane determinante la valutazione speciale ai sensi dell'art. 51 TUIR.
L'affitto effettivo è tuttavia importante per il datore di lavoro, in particolare per stabilire in che misura i costi siano fiscalmente deducibili.
Se lo stesso alloggio viene messo a disposizione di più dipendenti, il valore complessivo calcolato deve essere ripartito. Se l'alloggio viene utilizzato in misura uguale da due dipendenti e il valore fiscale complessivo ammonta a 2.200 euro all'anno, si dovrebbero considerare 1.100 euro per ciascun dipendente.
In caso di utilizzo diverso, ad esempio se le stanze hanno dimensioni diverse o se le superfici abitative assegnate sono diverse, può essere più appropriata una ripartizione proporzionale in base all'utilizzo effettivo.
Ai fini della tassazione del dipendente, non è in linea di principio necessario che il dipendente trasferisca la propria residenza anagrafica nell'appartamento messo a disposizione. Anche un appartamento utilizzato solo durante la settimana o per motivi professionali è rilevante ai fini delle imposte.
Il trasferimento di residenza riveste importanza soprattutto a livello del datore di lavoro. I costi di affitto e manutenzione per gli alloggi messi a disposizione dei dipendenti possono essere dedotti solo fino all'importo del beneficio non monetario tassato al dipendente. Si applica una regola più favorevole se il dipendente trasferisce la propria residenza anagrafica nel comune in cui lavora per motivi professionali: in questo caso, i costi per l'anno del trasloco e i due periodi fiscali successivi possono essere, in linea di principio, interamente deducibili.
Dipendenti, lavoratori con l'obbligo di risiedere nell'alloggio: Se sussiste un vero e proprio obbligo di risiedere nell'alloggio per motivi di lavoro, ad esempio nel caso di determinate funzioni di custode, portiere o di reperibilità, si applica una regola speciale. In questo caso, solo il 30% della differenza calcolata viene considerato come beneficio non monetario tassabile. Tuttavia, questa regola dovrebbe essere applicata solo se l'obbligo di residenza è motivato in modo comprensibile dal punto di vista del contratto di lavoro e dell'organizzazione.
Turismo: Se a un dipendente viene messa a disposizione solo una stanza per il personale nell'ambito del "vitto e alloggio" previsto dal contratto collettivo, ciò non viene considerato come un fringe benefit, ma vengono detratti i valori giornalieri prescritti dal contratto collettivo.
In Italia, un alloggio messo a disposizione dal datore di lavoro deve essere regolarmente verificato come possibile beneficio non monetario. Se il dipendente non paga nulla, il valore fiscale dell'alloggio viene indicato nella busta paga. Se il dipendente contribuisce alle spese, tale contributo riduce il beneficio. In caso di uso condiviso, il valore complessivo deve essere ripartito.